北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（四）

五、其他典型功能介紹

5.1“我的工作臺”

   在客戶端輸入“服務(wù)器名”、“用戶名”和“口令”，按“確定”鍵，首先進入的是“我的工作臺”界面。用戶可以“辦理”待辦事宜、打開“查看”報表、“重做”和“撤消”某個報表或者通過“查看進度”查看某個帶有工作流程報表的辦理進度。此外，還可以在工作臺上通過“查找”功能選定表格和字段，查看這些信息?！拔业墓ぷ髋_”左側(cè)是“菜單欄”，列有“待辦事宜”、“已處理工作”和“其他”選項。選中“菜單欄”的項目就可以在其右側(cè)的屏幕上，分上下屏顯示所選項目已經(jīng)填報的表格信息，上屏顯示主表信息，下屏顯示明細表信息。用鼠標在上屏上選擇不同的主表，可以很方便地查看到相應(yīng)的明細表信息。

5.2實時系統(tǒng)、OA辦公

利用手機短信：Excel服務(wù)器企業(yè)版提供了和手機短信結(jié)合的功能，包括：l、 用手機短信通知工作流待辦事宜2、用戶可以用手機短信發(fā)出查詢指令，查詢系統(tǒng)數(shù)據(jù)，并以短信的形式獲得查詢結(jié)果。短信設(shè)備的具體安裝和操作方法備有詳細教程。

報表自動生成：用戶可以針對自己權(quán)限范圍內(nèi)的模板定義自動任務(wù)，指定在某個指定的時刻，自動填報該模板，不需要人工干預(yù)。自動生成通常應(yīng)用在這樣一些場景：

第一、如，銷售經(jīng)理需要了解代表每天工作的數(shù)據(jù)，需要填報一張所有代表日工作項目統(tǒng)計日報。但是實際填報的時候，并不需要銷售經(jīng)理輸入任何信息，因為日報的日期默認為當前日期，而日報數(shù)據(jù)會通過打開后自動執(zhí)行的表間公式把前一天的數(shù)據(jù)生成出來。這種情況，銷售經(jīng)理就可以設(shè)定這份日報在每天8:00自動生成，既減輕了工作負擔，又保證不會由于人為原因晚做或漏做。第二、用于隨時監(jiān)控數(shù)據(jù)的異常。例如，銷售經(jīng)理要隨時關(guān)注費用使用情況。我們可以設(shè)計一個模板，打開后自動查詢當前每個人的費用使用情況，統(tǒng)計出費用過高或過低（事先設(shè)置好標準）的代表名單和數(shù)據(jù)，同時在這個模板上再定義一條保存時自動發(fā)短信的表間公式，把代表名單和數(shù)據(jù)發(fā)送到銷售經(jīng)理的手機上，然后對該模板設(shè)置定時任務(wù)，讓它每天8:00自動生成一次。這樣一來，每天8:00，系統(tǒng)都會自動檢查一下當前的費用使用情況，及時控制使用情況。

利用電子郵件：Excel服務(wù)器企業(yè)版也提供了通過電子郵件通知工作流待辦事宜的功能。設(shè)備的具體安裝和操作方法備有詳細教程。

OA辦公、遠程填報網(wǎng)站：Excel服務(wù)器企業(yè)版本身就是一種個性化的協(xié)同辦公系統(tǒng)。用戶既可以從客戶端也可以從填報網(wǎng)站通過Web方式協(xié)同辦公。由于它本身具備客戶設(shè)計功能，所以用戶可以根據(jù)自己的管理特點、管理問題，以及單位的計算機應(yīng)用環(huán)境、人員應(yīng)用水平、有針對性地進行系統(tǒng)地規(guī)劃。確保系統(tǒng)更加實用、易用。

5.3數(shù)據(jù)查詢 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

已生成的報表我們可以在“我的工作臺”上方便地在權(quán)限內(nèi)進行查詢，還可以利用“查找”功能對報表進行篩選，列出我們想查看的報表和內(nèi)容。如果需要對報表數(shù)據(jù)進一步統(tǒng)計，可以使用本系統(tǒng)用Excel服務(wù)器設(shè)計好的模板比如：（見圖14-17）

?        分產(chǎn)品、劑型；分大區(qū)、地區(qū)、代表等選項進行銷量排序。并可以直接顯示出銷量前十位的統(tǒng)計圖；

?        分產(chǎn)品、劑型；分大區(qū)、地區(qū)、醫(yī)院、醫(yī)生等選項進行銷售潛力分析；

?        分產(chǎn)品、劑型；分大區(qū)、地區(qū)、醫(yī)院、科室、代表等選項進行拜訪情況查詢分析；

?        銷量查詢系統(tǒng)、資源投入產(chǎn)出查詢、銷量預(yù)測與指標分解等等。

此外，系統(tǒng)還利用Excel服務(wù)器還根據(jù)銷售管理的需要設(shè)計了許多其他實用報表比如：

?        學(xué)術(shù)活動申請/實施表

?        會議主席溝通索引

?        會議講者溝通索引

?        會議場所準備索引

?        直通車等等。

還可以按照需要自己設(shè)計各種統(tǒng)計模板、查詢模板、意見收集、調(diào)查模板 ……

  

                        

圖14-17數(shù)據(jù)查詢 數(shù)據(jù)統(tǒng)計舉例

總之，由于前面利用Excel服務(wù)器已經(jīng)基本完善了銷售管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模版，并分別由每個執(zhí)行人在平時工作流程中收集到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)，所以當我們需要怎樣查詢和統(tǒng)計時，只需要把條件設(shè)置好，系統(tǒng)馬上就可以查詢和統(tǒng)計出來，非常準確、迅速、方便。避免了手工查找、匯總、統(tǒng)計費時和容易出差錯的弊病。

5.4權(quán)限管理 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù) 外部數(shù)據(jù)源接入

利用Excel服務(wù)器通過“管理控制臺權(quán)限設(shè)定”、“模板權(quán)限設(shè)定”和“工作流權(quán)限設(shè)定”可以對每一模板的權(quán)限進行精確的設(shè)定。使工作能夠根據(jù)管理需要的流程進行。只有有相應(yīng)權(quán)限的用戶才能進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。由于特殊原因用戶暫時不能登陸時如：生病、外出無網(wǎng)絡(luò)、暫時職位空缺等，為了不影響工作流程的正常進行，系統(tǒng)可以通過設(shè)置代理人、代理期限和代理權(quán)限的方式把工作暫時交給其他人“代理登錄”，處理工作。當職位人員發(fā)生變動時，還可以通過系統(tǒng)上的工作交接、權(quán)限轉(zhuǎn)移功能設(shè)置進行工作交接。在一個企事業(yè)單位中，可能有多種軟件在應(yīng)用，如財務(wù)軟件、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、自主開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)等等。這些應(yīng)用軟件各自都會積累大量的數(shù)據(jù)，若不能使它們彼此溝通整合起來，就會形成人們常說的“信息孤島”的現(xiàn)象。利用Excel服務(wù)器設(shè)計的系統(tǒng)支持三種類型的外部數(shù)據(jù)源：SQL Server 2000、Access、Sybase。

5.5 VBA編程

VBA是Visual Basic for Applicaton的縮寫，它是一種通用的自動化語言，在Excel中，可以通過編寫VBA程序，擴展Excel的功能。對于那些已經(jīng)掌握VBA編程的用戶可以通過VBA程序，調(diào)用Excel服務(wù)器提供的功能。當然，若您對VBA編程不了解，也可以通過Excel服務(wù)器提供的其他方法實現(xiàn)管理意圖，不影響您正常使用本系統(tǒng)。

六、結(jié) 語 

通過利用Excel服務(wù)器為醫(yī)藥企業(yè)搭建營銷管理系統(tǒng)，我們有以下三點體會：

第一：如何看待計算機營銷管理系統(tǒng)？

任何管理系統(tǒng)都是管理理念的具體體現(xiàn)。所謂營銷管理系統(tǒng)是營銷過程各工作元素高效組合，并由組織成員反復(fù)遵循的機制。人們按照管理邏輯將工作元素高效地組合起來并共同遵循的工作順序和操作規(guī)范代表著完成工作所需要的"最佳實踐"。計算機營銷管理系統(tǒng)的目標是減少進入流程的偏差，消除浪費，實現(xiàn)高效能。它的突出特征是組織成員每次都以相同的方式做事。組織通過系統(tǒng)確定完成任務(wù)各個步驟的最佳方式，而完成任務(wù)的方式又進一步成為持續(xù)改進的基線。

第二:為什么需要計算機營銷管理系統(tǒng)？其實施過程最重要的是什么？

中國醫(yī)藥市場的發(fā)展促使醫(yī)藥企業(yè)必然走上“雙規(guī)”的道路即：規(guī)范化、規(guī)?；?。因此，實施計算機營銷管理系統(tǒng)勢在必行，否則將難以長久生存。然而，許多事實證明，企業(yè)實施計算機管理系統(tǒng)的過程絕不僅僅是技術(shù)和資金的問題。重要的是如何統(tǒng)一所有人的觀念！管理的落后源于觀念的落后，管理水平的提高必須擺脫陳舊觀念的束縛。在實施的過程中，企業(yè)將面臨種種難題。某些員工對改變本身會非常不滿，會不惜一切加以阻擾；某些人認為自己的教育或職業(yè)背景可以超越系統(tǒng)的“束縛”；還有些人就是不希望有任何東西來衡量自己的產(chǎn)出。也有人甚至認為銷售工作本來就不應(yīng)該要任何規(guī)范和標準，而只要"授權(quán)賦能"。這樣他們才有機會發(fā)揮“才能”。每次“摸著石頭過河”，每天重起爐灶會讓自己顯得更重要。他們并不了解：在普通企業(yè)，每個人都在“摸著石頭過河”，結(jié)果大多數(shù)人掉到了河里，因此普通企業(yè)的教訓(xùn)比經(jīng)驗多；而在優(yōu)秀企業(yè)，絕不讓普通人“摸著石頭過河”，這是少數(shù)優(yōu)秀者的工作，而一旦摸過河，就把過河的經(jīng)驗做成標準，其他人按標準套路過河，因此優(yōu)秀企業(yè)的標準多、規(guī)范多。只有了解了這些，才會理解為什么需要計算機營銷管理系統(tǒng)，也才能看懂為什么某跨國企業(yè)人力資源部可以喊出“絕不雇傭天才”的口號！…管理者特別是企業(yè)的老板必須要有實施變革的堅定決心，有能力準備反擊來自內(nèi)部對系統(tǒng)的抗拒；建立相互信任和尊重。才能有效地實施計算機管理系統(tǒng)，使企業(yè)獲得核心競爭力。

第三:利用Excel服務(wù)器設(shè)計的管理系統(tǒng)可以幫助我們做什么？

營銷管理系統(tǒng)是銷售持續(xù)增長的根基，利用Excel服務(wù)器設(shè)計的管理系統(tǒng)其作用體現(xiàn)在：

首先，可以不給代表犯錯誤的機會，讓平凡的人“被迫成功”：

在普通企業(yè)，是個別優(yōu)秀的代表推動著企業(yè)成功；在優(yōu)秀企業(yè)則是系統(tǒng)平臺支持著決大多數(shù)代表成功。新手經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)雖然獲得了一時的激情、懂得了一些技能，但獨立工作的習(xí)慣還不能養(yǎng)成，就要通過“管理系統(tǒng)”、通過共訪繼續(xù)培訓(xùn)和塑造，把新手放在一個管理系統(tǒng)里、一個團隊里 “看管”起來，不讓他有犯錯誤的機會。等到新手練成老手了，這時好習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，老代表的經(jīng)驗已經(jīng)學(xué)到手，想犯錯誤都難了。即使一時心血來潮做點出格的事，管理系統(tǒng)的監(jiān)控馬上就會發(fā)現(xiàn)。優(yōu)秀企業(yè)基本都有一套“報表作業(yè)”系統(tǒng)，一板一眼地把每天的事記得一清二楚，想耍點小把戲并不容易。正因為如此，有家優(yōu)秀企業(yè)才會有底氣說：“用人要疑，疑人可用”。

其次，一線的銷售行為得到持續(xù)的、正確引導(dǎo)、監(jiān)督和有效的塑造 。

通過銷售人員的“行為”改進不斷提高其核心競爭力，從而拿到穩(wěn)定增長的銷量！管理過程中流程透明了、信息共享了、信息傳遞及時、準確了，數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理了、權(quán)限嚴格了、匯總統(tǒng)計自動化了，人機分工明確了、操作也簡單了… 最終營銷行為規(guī)范了，企業(yè)知識積累了，銷售管理必然會從少數(shù)“個人精英銷售”轉(zhuǎn)化為“精英團隊銷售”！

最后，管理者必須清楚：雇傭制度之下，不一定有足夠的員工能表現(xiàn)出公司所規(guī)定的“規(guī)范的工作行為”，而一定會有足夠的員工由于公司監(jiān)控到位而表現(xiàn)出“規(guī)范的工作行為”！所以，工作行為的監(jiān)控是工作習(xí)慣養(yǎng)成的必要條件。從這個意義上講，計算機管理系統(tǒng)有人無法替代的優(yōu)勢！它既是無情的又是公正的、客觀和令人信服的。 總之，我們希望企業(yè)通過不斷提高管理系統(tǒng)的水平能走向這樣一個良性循環(huán)即：公司優(yōu)秀的管理系統(tǒng)能夠讓平凡者“被迫成功”，平凡者的成功又使公司更加成功！    

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