北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（一）

一、整體設(shè)想：

以往藥企使用的ERP、CRM等管理軟件大都偏重于財(cái)務(wù)管理、物流管理（進(jìn)、銷、存）和客戶信息管理，對營銷行為管理涉及不夠或沒有涉及，有些則單純是為了幫助企業(yè)通過GMP、GSP驗(yàn)收。而醫(yī)藥營銷管理主要是營銷人員日常行為的過程管理。因此，它們對營銷管理的實(shí)際幫助不大。本系統(tǒng)旨在按照實(shí)際營銷過程的管理建立有效的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，使?fàn)I銷人員的日常工作行為得到正確的引導(dǎo)、監(jiān)督和塑造。通過信息的收集和統(tǒng)計(jì)分析，用“規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化”的方法，對工作流程實(shí)施精準(zhǔn)、有效的量化管理，制定精確、具體的行動(dòng)方案，引導(dǎo)員工按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的方法處理日常工作。有效地與人才聘用和崗位培訓(xùn)相銜接，使員工整體行為表現(xiàn)不斷提升，從而實(shí)現(xiàn)營銷管理意圖。

二、為什么選擇Excel服務(wù)器？

北京諾默斯坦管理咨詢有限公司（Beijing Normal Standard Consulting Ltd.）是一家專門致力于醫(yī)藥企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化管理的，獨(dú)具特色的管理咨詢機(jī)構(gòu)。其特點(diǎn)是：不僅為醫(yī)藥企業(yè)提供管理咨詢和各種培訓(xùn)課程，同時(shí)還致力于幫助企業(yè)將培訓(xùn)之成果轉(zhuǎn)化為員工的“行為”表現(xiàn)。提高管理水平。在工作實(shí)踐中我們經(jīng)常遇到由于企業(yè)管理手段的落后，使得管理設(shè)想難以實(shí)現(xiàn)。于是開始嘗試與企業(yè)一起共同搭建計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的核心競爭力”.經(jīng)過較長一段時(shí)間的選擇，我們選定了用Excel服務(wù)器搭建醫(yī)藥企業(yè)營銷管理系統(tǒng)。Excel服務(wù)器巧妙地把Excel的易用性、普及性、計(jì)算能力以及大型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理能力有機(jī)結(jié)合起來，不僅使得各種統(tǒng)計(jì)、匯總工作能夠自動(dòng)完成，而且提供了一個(gè)Excel電子表格的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用模式。這種模式下，每一個(gè)客戶機(jī)從服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫中獲取信息，進(jìn)行各種操作，最終的結(jié)果再保存到數(shù)據(jù)庫中去。這樣就為許多原來很難解決的營銷管理問題提供了可能的途徑，比如：流程的透明使?fàn)I銷行為的監(jiān)控和引導(dǎo)成為可能；信息共享和及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞使各項(xiàng)工作的安排有了方便的量化依據(jù)；數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一管理、嚴(yán)格的權(quán)限和大量耗時(shí)耗力匯總統(tǒng)計(jì)工作的自動(dòng)化又極大地解放了人員的操作；原來熟悉的Excel工作簿依然熟悉卻再也不是分散孤立的了，而變成了開放、互動(dòng)和規(guī)范的知識積累平臺。最重要的是：在這個(gè)平臺之上人們以現(xiàn)有的“最佳實(shí)踐”為基線，可以不斷地自主改進(jìn)卻不再需要依賴軟件開發(fā)技術(shù)人員，這種管理精確性的無限遞增以及對業(yè)務(wù)發(fā)展束縛的突破，是任何定制模塊軟件都無法與之相比的！也是我們選擇應(yīng)用Excel服務(wù)器的一個(gè)較大的優(yōu)勢。

三、實(shí)現(xiàn)途徑：

根據(jù)以上營銷管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)思路，我們利用Excel服務(wù)器設(shè)計(jì)了營銷“行為管理”的三個(gè)維度，分別是T：時(shí)間維度、L：地點(diǎn)維度、H：質(zhì)控維度 （如圖1所示）

T：時(shí)間維度：對營銷行為發(fā)生的時(shí)間進(jìn)行管理。引導(dǎo)和監(jiān)督營銷人員，使他們工作流程的各種操作行為發(fā)生在正確的時(shí)刻、選擇正確的頻率和控制正確的用時(shí)；解決時(shí)間合理高效運(yùn)用的問題。

L：地點(diǎn)維度：對營銷行為的地點(diǎn)和方式進(jìn)行管理，如：去哪個(gè)醫(yī)院、科室？見哪個(gè)醫(yī)生？在哪里組織什么樣的推廣活動(dòng)？等，使?fàn)I銷行為得到合理安排；解決空間和形式分配的問題。

H：質(zhì)控維度：解決了什么時(shí)間？什么地點(diǎn)？哪位員工？去見誰？做什么事？等問題之后，要使工作更為有效，就必須對如何推廣產(chǎn)品（即怎么說？怎么做？）進(jìn)行管理。質(zhì)控維度就是引導(dǎo)和督促營銷人員按照公司規(guī)定好的市場策略和推廣方向，通過專業(yè)的方法把產(chǎn)品的定位、賣點(diǎn)、核心推廣信息傳遞給客戶，并記錄結(jié)果。質(zhì)控維度是提高推廣有效性的重要保障。

通過以上三個(gè)維度的管理，可以對營銷過程的任何一項(xiàng)活動(dòng)實(shí)施精準(zhǔn)的管理。管理者不僅可以隨時(shí)了解到什么時(shí)間？什么地點(diǎn)？哪位員工（要）去見誰或做什么？他們說了、做了什么？為什么做這些？（希望）怎么做？結(jié)果怎么樣？

圖1：營銷“行為管理”的三個(gè)維度

而且，更重要的是：（如圖2所示）原來隨意的、孤立的信息和數(shù)據(jù)（基礎(chǔ)的和即時(shí)的）通過系統(tǒng)的引導(dǎo)以規(guī)范的行為收集回來并被系統(tǒng)集中管理了，通過計(jì)算機(jī)的統(tǒng)計(jì)分析可以很方便地隨時(shí)看到銷售過程中哪里做得好？哪里做得不好？無需逐級匯總上報(bào)就能迅速、準(zhǔn)確地獲得統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為下一步工作提供有效的幫助。長此循環(huán)下去，企業(yè)的知識積累了，營銷人員的“行為”規(guī)范了，能力提高了，業(yè)務(wù)將必然得到持續(xù)的增長。

      

圖2:“員工行為”、“信息管理”、“統(tǒng)計(jì)分析”的良性循環(huán)

四、典型模塊舉例——醫(yī)藥代表的日常管理

由于篇幅所限，不能把系統(tǒng)所有的管理模塊詳細(xì)介紹。在此僅選擇醫(yī)藥代表日常管理模塊中的三張常用報(bào)表即：“轄區(qū)醫(yī)生信息管理表”、“月工作計(jì)劃/實(shí)施索引”和“日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引”來舉例討論用Excel服務(wù)器搭建本系統(tǒng)的相關(guān)管理功能。本系統(tǒng)的搭建主要希望能幫助解決三個(gè)方面的醫(yī)藥代表日常管理難題。其一：協(xié)助代表養(yǎng)成規(guī)范的工作習(xí)慣;其二:從規(guī)范的“行為”出發(fā)能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地收集、管理一線的真實(shí)信息；其三：這些不斷更新的信息通過系統(tǒng)提供的工作索引能夠方便地指導(dǎo)各項(xiàng)日常工作，使績效得到持續(xù)提高。

4.1轄區(qū)醫(yī)生信息管理表  

客戶信息收集與管理是做銷售的基礎(chǔ)。填寫客戶表并不難，也不是最終目的。難的是客戶表上的信息可以隨時(shí)、方便、有效地用于日常工作。同時(shí)，日常工作的相關(guān)信息又能馬上記錄回客戶表。不是我們以往沒想到這樣做，是因?yàn)檫@個(gè)過程需要大量的翻閱、填寫、記錄和統(tǒng)計(jì)工作?？渴止せ旧鲜菬o法執(zhí)行的。這本來就應(yīng)該是機(jī)器做的事情。利用Excel服務(wù)器可以很好地解決了這個(gè)問題：大量的翻閱、抄寫、記錄、匯總和統(tǒng)計(jì)工作由計(jì)算機(jī)來做,人只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的收集和選擇最終數(shù)據(jù)的調(diào)用。信息利用、更新、互換變得輕松、流暢。而傳統(tǒng)的方法則是把大量計(jì)算機(jī)可以完成的工作讓人來做，結(jié)果使人變成了最差的“機(jī)器”，很難實(shí)際執(zhí)行更難有高效可言。

如圖3所示,本系統(tǒng)轄區(qū)醫(yī)生信息管理表包括的信息，歸納起來有以下四種類型：

第一，    固定數(shù)據(jù)：這些信息在短時(shí)間內(nèi)不會有太大變化，只需要收集后，一次性輸入備用。

          包括：姓名、醫(yī)院、 科室、 職務(wù)、 職稱、專業(yè)、出診時(shí)間、日相關(guān)門診量、

          最佳拜訪時(shí)間、聯(lián)系電話、影響力等。

第二，    變動(dòng)數(shù)據(jù)：這些信息隨拜訪和其他推廣活動(dòng)的進(jìn)行而發(fā)生變化，甚至是每天變動(dòng)的。利用Excel服務(wù)器“表間公式”的功能，將代表每日報(bào)表的信息回寫上來，從而可以輕松地實(shí)現(xiàn)即時(shí)變動(dòng)、即時(shí)統(tǒng)計(jì)。這些信息主要包括：月累計(jì)拜訪/協(xié)訪次、            月累計(jì)拜訪/協(xié)訪用時(shí)、支持度、參加推廣活動(dòng)頻度、總量等。

第三，    關(guān)系維護(hù)數(shù)據(jù)：關(guān)系維護(hù)是指客情關(guān)系維護(hù)和專業(yè)關(guān)系維護(hù)兩個(gè)方面。

      包括：客戶的相關(guān)重要日期、愛好或特長、晉升職稱情況和研究課題進(jìn)展、方向等。

第四，    統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：一張轄區(qū)醫(yī)生信息管理表填完后，系統(tǒng)會對表上的信息馬上作出統(tǒng)計(jì)，并列出統(tǒng)計(jì)表來，變動(dòng)數(shù)據(jù)部分的統(tǒng)計(jì)隨時(shí)自動(dòng)更新，可以動(dòng)態(tài)觀察拜訪和所有推廣活動(dòng)的變動(dòng)。能隨時(shí)了解到所想要知道的數(shù)據(jù)，幫助使用者不斷完善客戶管理、提供計(jì)劃和決策依據(jù)。這些數(shù)據(jù)包括：醫(yī)院總數(shù)、醫(yī)生總數(shù)、各醫(yī)院各級醫(yī)生數(shù)及比例、月處方量及比例、月拜訪次數(shù)等。 

圖3:轄區(qū)醫(yī)生信息管理表的數(shù)據(jù)類型

更新報(bào)表時(shí)固定數(shù)據(jù)部分不需要重新填寫，只需要在前面的基礎(chǔ)上更改或填寫有變動(dòng)或增加的信息保存為新報(bào)表即可。變動(dòng)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)部分則完全不需要手工填寫。這樣就極大地方便了轄區(qū)醫(yī)生信息管理表在日常工作中的應(yīng)用?？梢园凑瘴覀冧N售管理的實(shí)際需要規(guī)定這張表格需要更新的周期（如：每月底），而不會因?yàn)楣ぷ髁刻笥绊憟?zhí)行的情況。由于這是一張基礎(chǔ)信息報(bào)表，許多進(jìn)一步的銷售統(tǒng)計(jì)、預(yù)測、分析和計(jì)劃都離不開它。所以，這張表格信息的準(zhǔn)確、及時(shí)填報(bào)將為整個(gè)銷售管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下良好的基礎(chǔ)。

北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（二）

北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（三）

北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（四）