北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（三）

4.3.2 日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引的內(nèi)容和填寫流程

   內(nèi)容主要包括三部分(見圖10)：專業(yè)拜訪計(jì)劃/實(shí)施、會(huì)議明細(xì)計(jì)劃/實(shí)施和資源明細(xì)計(jì)劃/實(shí)施。索引最上面是主表，右側(cè)則可顯示填報(bào)時(shí)參考的數(shù)據(jù)。索引分三個(gè)流程填報(bào)，第一個(gè)流程，初始填報(bào)人為代表，填寫計(jì)劃部分；第二個(gè)流程仍然由初始填報(bào)人本人填寫，填報(bào)實(shí)施部分；第三個(gè)流程由初始填報(bào)人的直接主管（或經(jīng)理）填寫，填寫審閱日期和協(xié)訪內(nèi)容（如果有）等。具體哪個(gè)流程需要填寫哪些單元格，Excel服務(wù)器可以預(yù)先設(shè)置好并鎖定，不需要填報(bào)者記憶?？梢钥闯?這張索引的內(nèi)容已基本上涵蓋了代表日常的活動(dòng),這些信息的準(zhǔn)確、及時(shí)的收集，將為下一步的銷售管理提供最直接的幫助。

  

                  

 圖10：日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引的內(nèi)容

4.3.3“時(shí)間維度”管理功能：

包括最佳計(jì)劃時(shí)間、最佳實(shí)施結(jié)果紀(jì)錄時(shí)間和最佳審閱時(shí)間。

最佳計(jì)劃時(shí)間：即，提前多長時(shí)間做計(jì)劃？時(shí)間太早了會(huì)忘掉或者變化會(huì)太大；太晚了如，每個(gè)拜訪前做，又難免匆忙以致不容易想清楚，而且從時(shí)間利用的角度，擠占了有效拜訪時(shí)間也不是好的選擇。因此，如果把醫(yī)生通常早上8：00上班，下午5：00下班的時(shí)間視為代表的工作時(shí)間，那么，完成訪前計(jì)劃的最佳時(shí)間應(yīng)該在前一天的下午5：00以后至當(dāng)天的早上8：00之前，這大概不會(huì)有太大的爭議。然而，在普通的銷售管理環(huán)境下，究竟有多少代表是每天在這個(gè)時(shí)段堅(jiān)持做這件本應(yīng)該做的事呢？以前我們無法確切地知道這一點(diǎn)。那么，既然大家都知道應(yīng)該在這個(gè)時(shí)間做計(jì)劃，甚至許多公司已將其列入銷售管理制度的工作規(guī)范要求。那么，為什么會(huì)有人不去做或不是在這一時(shí)段做呢?原因或許有多種，但從管理的角度最主要的原因只有一個(gè)，那就是： “時(shí)間維度”管理并沒有管理到這一行為發(fā)生的時(shí)間點(diǎn)，每個(gè)人是不是按照規(guī)范要求的時(shí)間去做了，管理系統(tǒng)并沒有任何引導(dǎo)和監(jiān)督，以至按不按規(guī)范的時(shí)間去做甚至做不做都一樣，規(guī)范也就形同虛設(shè)起不到任何作用。本索引在打開進(jìn)入初始填報(bào)后，Excel服務(wù)器會(huì)首先將此次登陸的實(shí)際日期時(shí)間填寫到“計(jì)劃”欄上，作為本報(bào)表計(jì)劃填報(bào)部分的時(shí)間，并且不能更改。日計(jì)劃前的日期是被此登陸日期鎖定的即:如果打開表格填報(bào)的時(shí)間是早上8：00到24：00之間，那么所填寫的日工作計(jì)劃就一定是登陸日期第二天的，如果打開表格填報(bào)的時(shí)間在24：00到早上8：00之間，則所填寫的日工作計(jì)劃則一定是登陸日期當(dāng)天的。它保證了計(jì)劃填報(bào)時(shí)間的真實(shí)性和合理性。把規(guī)章制度滲透到了軟件管理中顯示出來,從而有效地引導(dǎo)代表在正確的時(shí)間做應(yīng)該做的工作。

最佳實(shí)施結(jié)果紀(jì)錄時(shí)間：即，計(jì)劃實(shí)施后，什么時(shí)間把結(jié)果紀(jì)錄回這張表上？正確的做法一定是要求在當(dāng)天工作結(jié)束后馬上填報(bào)實(shí)施部分。最佳填報(bào)時(shí)間是當(dāng)天下午5：00以后至第二天的早上8：00之前。也就是說代表在這個(gè)時(shí)間段里應(yīng)該有兩項(xiàng)工作要做，一是前一次完成的拜訪要填報(bào)實(shí)施部分，一是要做下一個(gè)拜訪日的計(jì)劃部分。因?yàn)槊刻旎貞浐吞顖?bào)實(shí)施情況本身就非常有助于提高第二天的工作質(zhì)量，這一點(diǎn)我們在前面專業(yè)拜訪管理第四環(huán)節(jié)Action改善處理中已經(jīng)講過，持續(xù)這樣做下去將逐漸形成良好的職業(yè)行為習(xí)慣，提高工作技能。同時(shí)，日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引上的信息都是日常工作的原始數(shù)據(jù)，是本人轄區(qū)乃至整個(gè)公司最基礎(chǔ)的資料。做任何銷售管理的統(tǒng)計(jì)、分析和預(yù)測沒有這些數(shù)據(jù)都是完不成的。再有，當(dāng)天做的工作會(huì)記得比較準(zhǔn)確、清楚，這樣積累的數(shù)據(jù)才會(huì)更可靠，所以一定要及時(shí)填報(bào)不能拖延。僅僅明白這些道理還不夠，系統(tǒng)作為管理工具還必須切實(shí)能夠引導(dǎo)和管理到這些環(huán)節(jié)才行。本索引在打開進(jìn)入第二流程（實(shí)施結(jié)果）填報(bào)后，Excel服務(wù)器會(huì)首先將此次登陸的實(shí)際日期時(shí)間填寫到“實(shí)施”欄上，作為本報(bào)表填報(bào)實(shí)施部分的時(shí)間，并且不能更改。這樣，從“計(jì)劃”和“實(shí)施”兩欄的時(shí)間，我們可以真實(shí)、清楚地了解到填報(bào)者時(shí)間管理的兩個(gè)重要時(shí)間點(diǎn)（即，何時(shí)做的計(jì)劃？何時(shí)填寫的實(shí)施結(jié)果？），有效地引導(dǎo)代表按規(guī)范的時(shí)間完成工作，杜絕違規(guī)。

最佳審閱時(shí)間:主管的主要作用就是協(xié)助代表在“正確的時(shí)間，做正確的事并把事情做正確”。因此，在代表完成日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引第二流程（實(shí)施結(jié)果）填報(bào)后，主管要在24小時(shí)之內(nèi)盡快審閱，幫助代表從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)和解決問題。日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引在主管打開進(jìn)入第三流程（審閱）后，系統(tǒng)會(huì)首先將此次登陸的實(shí)際日期時(shí)間填寫到“審閱日期”欄上，作為本報(bào)表審閱的時(shí)間，并且不能更改?？梢詼?zhǔn)確地顯示管理者的審閱是否及時(shí)。

4.3.4“地點(diǎn)維度”管理功能：

所謂“地點(diǎn)維度”是為了避免拜訪醫(yī)院的隨意性，就是盡量不要在每天做日計(jì)劃時(shí)隨意改變第二天要去的醫(yī)院。因?yàn)槲覀冊谠鹿ぷ饔?jì)劃/實(shí)施索引中已經(jīng)按20：80法則對哪家醫(yī)院應(yīng)該投入多少時(shí)間做了比較科學(xué)的統(tǒng)籌安排，如果沒有特殊情況，按照月工作計(jì)劃/實(shí)施索引上安排的醫(yī)院去拜訪就是最合理的。所以，在日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引主表上“醫(yī)院”一欄系統(tǒng)已經(jīng)自動(dòng)調(diào)出月工作計(jì)劃/實(shí)施索引中對應(yīng)日期要去的醫(yī)院，提示應(yīng)該去哪里（見圖5）。避免隨意性和反過來查找月工作計(jì)劃/實(shí)施索引的繁瑣。當(dāng)然，遇到必須要改變時(shí)，也可以方便地將鼠標(biāo)放入此欄，從下拉列表中重新選擇要去拜訪的醫(yī)院，此項(xiàng)更改將在保存后在月工作計(jì)劃/實(shí)施索引中以不同的背景色顯示出執(zhí)行與計(jì)劃不符（見圖6）。這樣既避免了拜訪醫(yī)院的隨意性也兼顧到實(shí)際情況的變化，使“地點(diǎn)維度”管理趨于更方便、合理。

4.3.5“質(zhì)控維度”管理功能：

所謂“質(zhì)控維度”就是一件事情怎么做？要求什么？要達(dá)到什么？等等，都要有明確的、可執(zhí)行的規(guī)定。比如：針對每個(gè)醫(yī)生設(shè)計(jì)拜訪計(jì)劃時(shí)寫什么內(nèi)容？怎么寫？準(zhǔn)備什么資料、禮品等？記錄“實(shí)施描述/跟進(jìn)”時(shí)記什么、怎么記？等等。 “質(zhì)控維度”必須有統(tǒng)一的內(nèi)容、要點(diǎn)、語言、格式和資料等，并在事先培訓(xùn)好填報(bào)者。制定這些內(nèi)容都是管理者的工作，通常是由銷售經(jīng)理和產(chǎn)品經(jīng)理共同完成的。因?yàn)?，?jì)劃內(nèi)容和實(shí)施記錄是拜訪質(zhì)量的前題保障，必須做到簡潔、具體、可衡量、可比較、可循證、可執(zhí)行和可控制才能對代表的行為進(jìn)行有效的反復(fù)塑造，通過持續(xù)的改善和積累逐漸形成良好的專業(yè)行為習(xí)慣。否則，如果讓每個(gè)人象寫文章一樣隨意發(fā)揮，既浪費(fèi)時(shí)間又得不到知識積累，也無法衡量好壞，最終必然留于形式！本索引明細(xì)表“質(zhì)控維度”管理包括：拜訪計(jì)劃、實(shí)施描述/跟進(jìn)提示、會(huì)議準(zhǔn)備情況描述、會(huì)議實(shí)施情況描述和資源明細(xì)中的“說明 ”。拜訪計(jì)劃又包括幾項(xiàng)具體的“質(zhì)控維度”管理內(nèi)容，分別是“目前觀點(diǎn)及處方行為”、“拜訪目的”、“開場白/探詢/預(yù)計(jì)顧慮/解答要點(diǎn)/拿承諾/跟進(jìn)”和“資料禮品”（見圖10）。每一項(xiàng)都以規(guī)范的下拉菜單方式填報(bào)。為了加強(qiáng)拜訪的連續(xù)性和方便編輯填寫，利用Excel服務(wù)器的表間公式功能可以很方便地調(diào)出以前的拜訪計(jì)劃記錄，還可以在此基礎(chǔ)上修改，形成新的計(jì)劃。這樣，既方便又規(guī)范。（見圖11）

圖11：查看、調(diào)用以前的拜訪計(jì)劃記錄

企業(yè)可以根據(jù)自己產(chǎn)品的實(shí)際情況和公司對拜訪的具體要求，對本索引“質(zhì)控維度”的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整并逐步完善，使其更合乎公司的管理需要。我們說Excel服務(wù)器的最大優(yōu)勢就在于它是一個(gè)面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺。用戶可以在此平臺上不斷積累，使管理無限地向精、準(zhǔn)邁進(jìn)。這種管理的積累以及對業(yè)務(wù)發(fā)展束縛的突破，是任何定制模塊軟件都無法與之相比的！為了提高計(jì)劃和實(shí)施的填報(bào)質(zhì)量、方便選擇拜訪的目標(biāo)醫(yī)生和為每個(gè)醫(yī)生填寫拜訪思路，Excel服務(wù)器可以方便地從轄區(qū)醫(yī)生信息管理表、月工作計(jì)劃/實(shí)施索引和以往的日拜訪計(jì)劃/實(shí)施索引等已經(jīng)保存的報(bào)表中自動(dòng)調(diào)出醫(yī)生的主要參考信息、選定后自動(dòng)填充（見圖12、圖13）；自動(dòng)顯示本月特殊日期提示（見圖7）；自動(dòng)完成當(dāng)日工作項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)（見圖8）；自動(dòng)查看過去100天內(nèi)資源投入明細(xì)等等。正如前面所說，大量繁瑣的翻閱、查找、計(jì)算工作等能夠由機(jī)器做的，計(jì)算機(jī)已經(jīng)通過Excel服務(wù)器完成了，需要人來做的只有一步，那就是根據(jù)這些信息作出決策！因此，Excel服務(wù)器的應(yīng)用不但提高了計(jì)劃的準(zhǔn)確性、拜訪的有效率和延續(xù)性，也使計(jì)劃和實(shí)施的填報(bào)過程變得十分簡便。

     

圖12-13：自動(dòng)調(diào)取、自動(dòng)填充功能

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