北京諾默斯坦管理咨詢有限公司Excel服務(wù)器應(yīng)用（二）

4.2月工作計劃/實施索引

一般一個代表會同時管理幾家醫(yī)院，除安排拜訪工作外，還有各種醫(yī)生推廣會議、患者教育會、內(nèi)部會議、培訓(xùn)等等。我們知道，20：80法則可以幫助我們合理安排每個月各項工作的時間分配。但是，每個月的法定工作時間不同、各個醫(yī)院和各種推廣方式的權(quán)重不同、一年中有很多法定的、公司的、客戶的特殊日期都要在做工作計劃時考慮。所以，當(dāng)我們真正把20：80法則應(yīng)用到月工作計劃，考慮和分配時間權(quán)重的時候，首先，一定是一件十分繁瑣的查看和計算工作，其次，計劃完成后如何方便地指引日常工作而不會留于形式？最后，計劃實施情況怎樣才能方便地與計劃對照，找出需要改進之處？這些在貫徹時遇到的困難，都可以利用Excel服務(wù)器的功能，把繁瑣的工作交給計算機來處理，讓計劃和實施緊密地結(jié)合在一起變得更容易。

下面我們簡要總結(jié)一下利用Excel服務(wù)器在月工作計劃/實施索引中實現(xiàn)的主要功能:

第一、    智能動態(tài)表格生成：表格本身設(shè)計有萬年歷功能，使用者只需要輸入年月，表格自動完成日期與星期匹配、計算出本月法定的工作天數(shù)和工作小時、列出本月法定節(jié)假日、特殊日期、作為本月日期指引，并根據(jù)登陸者身份列出需要安排拜訪的醫(yī)院名稱、數(shù)量以及登陸者的其他身份信息。實施情況和實施統(tǒng)計數(shù)據(jù)則根據(jù)日拜訪計劃實施索引每天刷新，根據(jù)這些動態(tài)數(shù)據(jù)可以方便地了解計劃執(zhí)行的進度和完成的質(zhì)量。

第二、    提供參考值和建議值：如圖4所示，在月工作計劃/實施索引統(tǒng)計明細右側(cè)單元格，點擊其下拉菜單“查詢”，系統(tǒng)將提供過去90天內(nèi)各醫(yī)院的相關(guān)數(shù)據(jù)作為工作時間安排的參考值。包括：月均銷量、月均份額、客戶總數(shù)及A、B、C各級醫(yī)生分布。根據(jù)這些資料系統(tǒng)提出各醫(yī)院所需“最低拜訪小時”的建議值供計劃時參考。

            

                

圖4：根據(jù)過去90天內(nèi)各醫(yī)院的相關(guān)數(shù)據(jù)提供參考值和建議值

第三、    日常工作指引和執(zhí)行不符顯示：如圖5-6所示，這張索引把計劃與實施緊密地結(jié)合在了同一張表格上。保存后，一方面計劃內(nèi)容會自動顯示在每天的工作報表上，避免拜訪的隨意性和做每日計劃時再回過頭來翻閱月計劃情況的繁瑣（圖5）。另一方面，計劃的實際執(zhí)行情況通過每日工作報表每天自動回填到這張表格計劃欄的右側(cè)的執(zhí)行欄內(nèi)，如果執(zhí)行情況與計劃情況相符，兩個格子顯示相同的背景顏色（均為白色），否則，計劃為白色背景，執(zhí)行則為黃色背景（圖6）。哪里執(zhí)行好？哪里有問題？一目了然！

圖5日常工作指引-月計劃安排自動顯示在日拜訪計劃/實施索引上

圖6執(zhí)行情況顯示-日實施記錄自動回填到月工作計劃/實施所引上

第四、    特殊日期編輯與日常工作指引：月計劃是一個月工作的統(tǒng)籌安排。系統(tǒng)除了在“本月日期指引“一欄已經(jīng)列出法定特殊日期和公司層面需要注意的日期，提示你做月計劃時注意之外，使用者還可以根據(jù)自己轄區(qū)的具體情況對這一欄內(nèi)容進行編輯，增加一些對自己轄區(qū)管理有實際意義的“特殊日期和內(nèi)容”。這樣，等到這些日期鄰近時，系統(tǒng)會提前兩天將這里所編輯的內(nèi)容自動顯示到你的日工作計劃表上（圖7），提醒你關(guān)注，防止遺忘。

圖7：特殊日期編輯與日常工作指引

第五、    數(shù)據(jù)統(tǒng)計：一張月工作計劃表填完后，系統(tǒng)會對表上的信息馬上作出統(tǒng)計，列出月工作計劃/實施索引統(tǒng)計明細，使用者能立即檢查各醫(yī)院的計劃拜訪頻率、拜訪用時、會議用時等是否合適，馬上調(diào)整，使計劃從一開始就可以方便地按照20：80法則合理制定。

同時，隨著拜訪和其他推廣活動的進行，日報表上的拜訪/協(xié)訪次數(shù)、用時及各種會議次數(shù)、用時等實際實施數(shù)據(jù)自動回填、自動累加到統(tǒng)計表中，可以隨時對照計劃察看實際執(zhí)行的完成情況。

          

 

圖8：檢查計劃安排的合理性/關(guān)注實際執(zhí)行的完成情況

如果轄區(qū)醫(yī)院和工作內(nèi)容沒有太大更改，每月更新報表時不需要重新填寫，可以在前面月的報表基礎(chǔ)上進行更改，填報十分簡便。

4.3日拜訪計劃/實施索引

4.3.1銷售管理的主要環(huán)節(jié)

專業(yè)拜訪是銷量的重要來源，曾有家外企藥廠提出過一個口號，叫做“沒有拜訪，就沒有銷量”，恰恰說明了重視和研究專業(yè)拜訪管理的意義。在利用Excel服務(wù)器設(shè)計日拜訪計劃/實施索引的過程中，必須對專業(yè)拜訪管理本身有較深入的認識和了解，才有可能設(shè)計出更好的醫(yī)藥銷售管理軟件。國內(nèi)管理軟件產(chǎn)品之所以大部分以物流、商流為主，很少涉及醫(yī)藥銷售人員“行為管理“，其原因正式由于國內(nèi)已形成的幾個主流提供商，其前身幾乎毫不例外地來自財務(wù)軟件商，由于在設(shè)計理念上帶有根深蒂固的通用性指向，不可能（也不認為有必要）專到某一個具體領(lǐng)域。這也是我們?yōu)槭裁催x擇用Excel服務(wù)器自己搭建營銷管理系統(tǒng)的原因。下面我們就按照專業(yè)拜訪管理的過程具體地分析一下專業(yè)拜訪管理。專業(yè)拜訪管理可以歸納為4個環(huán)節(jié)—FPDCA，見圖9。

       

                      

圖9：專業(yè)拜訪管理的4個環(huán)節(jié)—FPDCA

第一環(huán)節(jié)F-Focus確定拜訪客戶：就是要選定轄區(qū)目標醫(yī)院和醫(yī)院內(nèi)的目標醫(yī)生即，從潛力、投入產(chǎn)出和時機等方面綜合考慮選擇哪些醫(yī)院和醫(yī)生是我們要拜訪的。這一環(huán)節(jié)我們已經(jīng)在前面的轄區(qū)醫(yī)生信息管理表和月工作計劃/實施索引里完成了大部分工作,日拜訪計劃/實施索引里還需要再具體即，確定某個工作日將要拜訪哪些醫(yī)院及哪些目標醫(yī)生。我們把F- Focus叫做“做正確的事情（Do the right things）”；第二環(huán)節(jié)P-Plan拜訪前準備：針對每一個客戶做好認真的訪前準備將取得更好的效果，這是大家的共識。因為只有這樣我們才能把握訪談方向，樹立專業(yè)形象，提高拜訪的成功率，增加銷售代表的信心，拜訪有目的?銷售才有成績!有些公司把這個環(huán)節(jié)概括為：HOPE（希望）--- Have  Objective Prepared Every time就是說，有計劃，有目的，才有希望！所有的醫(yī)生都會欣賞醫(yī)院代表為拜訪所作的完善的準備。也只有當(dāng)代表“準備好”拿承諾的時候，醫(yī)生才會給他“真正的”承諾！日拜訪計劃/實施索引必須引導(dǎo)代表，通過考慮客戶目前的狀況?可采取的推廣信息/策略?可能碰到困難及解決方法、需要準備哪些資料和禮品、需要特別注意的事宜等方面，系統(tǒng)地做出專業(yè)的拜訪計劃。這一環(huán)節(jié)實際上是怎么樣幫助代表把要做的事情做對，所以，我們把P-Plan叫做“把事情做正確”（Do the things right）；第三環(huán)節(jié)DC—Do & Check拜訪中滿足需求：確定了拜訪對象，制定了專業(yè)拜訪計劃，下一環(huán)節(jié)當(dāng)然就是執(zhí)行和檢查。也就是代表所學(xué)習(xí)的專業(yè)溝通技巧里拜訪過程中的5個步驟即，圍繞客戶需求、了解客戶觀點、推廣產(chǎn)品、解除顧慮、拿取承諾。我們一邊這樣做（Do），還要一邊對照我們訪前計劃進行檢查（Check）?？纯从媱澋哪男┱Z言、策略、信息是行之有效的，哪些經(jīng)常會受到醫(yī)生“挑戰(zhàn)”。這樣我們就能把“行之有效的”繼續(xù)用到下一次拜訪，把受到醫(yī)生“挑戰(zhàn)”的進行反思?？纯次覀兪欠袷窃隈雎牎⒔獯鸹蛑w語言方面有明顯的不妥，或是親和力不夠、或是需要增加更有力的證據(jù)、或是改變語言措辭、策略等等，使之能在下一次拜訪“行之有效”。所以，簡單地說這一環(huán)節(jié)就是：執(zhí)行計劃并找到正確的方法（Carry out & find the way）；第四環(huán)節(jié)Action改善處理：一天的拜訪下來，經(jīng)常需要整理和調(diào)整一下拜訪思路，這樣才好確定下一步做什么？怎么做？。主要包括：我做了什么？我怎么做的？對方的反饋是什么？下一次我應(yīng)該做什么？需要跟進哪些已達成的決定？需要解決哪些遺留的問題？怎樣繼續(xù)下一步的方案？因此，這一環(huán)節(jié)主要是實施情況的總結(jié)提高即，改掉缺點，保持成功之處（& Keep）。最后，回到專業(yè)拜訪管理的開始環(huán)節(jié)并為下一次銷售拜訪做準備。

試想，如果我們的日常拜訪是一遍遍地以這樣相同方式執(zhí)行相同的任務(wù)和職能，但每一次都努力將它做得更好、更熟練、更經(jīng)濟，并且不斷總結(jié)，結(jié)果會是怎樣？我們不但有了系統(tǒng)的工作方法，而且這個系統(tǒng)終將帶來產(chǎn)能的提高。也就是說，通過以上環(huán)節(jié)的多次循環(huán)，拜訪質(zhì)量會越來越高，有效拜訪越來越多，最重要的是拜訪者越來越知道應(yīng)該怎樣去拜訪才能拿到穩(wěn)定增長的銷量！這就是我們所期望的--銷售人員的核心競爭力。利用Excel服務(wù)器設(shè)計的日拜訪計劃/實施索引就是通過三個重要的管理維度：（T：時間維度、L：地點維度、H：質(zhì)控維度）進行工作指引，用系統(tǒng)的方式引導(dǎo)銷售人員按照上述循環(huán)使專業(yè)行為不斷強化，最終養(yǎng)成專業(yè)的、規(guī)范的“行為習(xí)慣”而獲得核心競爭力！

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