管理文檔

25.3.1 文檔在文檔庫中的狀態(tài)變化

一個(gè)文檔，從被添加到文檔庫，直至其被從文檔庫中刪除，會(huì)經(jīng)歷如下圖所示的狀態(tài)變化。

將一個(gè)本地文件添加到文檔庫，其在文檔庫中的初始狀態(tài)為“未簽出”（在文檔管理主窗口上，文檔列表中，狀態(tài)欄顯示的是空白，而不是“未簽出”三個(gè)字，因?yàn)檫@個(gè)狀態(tài)是大多數(shù)文檔在大多數(shù)情況下的狀態(tài)）；剛添加到文檔庫中的文檔，其版本號(hào)為1。

從文檔管理主窗口打開一個(gè)文檔，文檔的狀態(tài)不會(huì)改變。

一個(gè)未簽出的文檔，可以更名，也可以刪除。

對一個(gè)未簽出的文檔，可以做“簽出”操作。“簽出”意味著：1）把這個(gè)文檔下載到本地工作目錄庫中，2）標(biāo)記這個(gè)文檔正在被修改，其狀態(tài)變?yōu)椤昂灣觥?；在文檔庫中，一個(gè)文檔是不能同時(shí)多個(gè)人修改的，所以一個(gè)處于簽出狀態(tài)的文檔，不能被再次簽出；同時(shí)，處于簽出狀態(tài)的文檔，也不能被更名或刪除。

如果用戶想放棄修改，可以對一個(gè)處于簽出狀態(tài)的文檔，做“取消簽出”操作。

用戶在本地工作目錄中完成文檔的修改后，可以做“簽入”操作。簽入之后，文檔庫中的文件已經(jīng)更新，文檔的狀態(tài)變回“未簽出”，但是版本號(hào)比原來增1。

如果用戶在本軟件之外，直接刪除了文檔庫中的物理文件，則通過文檔管理主窗口看到的文檔狀態(tài)是“置疑”。置疑的文檔，除了被刪除以外，無法再對其做任何操作。

25.3.2 向文檔庫添加文檔

將文件添加到文檔庫

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 選中某個(gè)文檔庫或其下的目錄，右鍵【添加】-【本地文件】。

3.彈出如下圖所示的“添加本地文件”窗口。

點(diǎn)擊第一個(gè)【…】選擇本地文件(可多選）；

點(diǎn)擊第二個(gè)【…】可以更換要添加到的文檔庫目錄；

如果使用的是Excel服務(wù)器2024CAD版（即CAD服務(wù)器2024），在文檔類型那里會(huì)包含軟件所支持的CAD軟件類型，目前支持三種，分別是AutoCAD、Solidworks、Pro/E，如果所選的文件是這三種之一，需要選擇與其對應(yīng)的文檔類型。

系統(tǒng)默認(rèn)采用所選文件的文件名為文件名稱，可以自己隨意寫，主要是為了在文檔管理主窗口中，能夠通過文檔名稱，大概推知該文檔的內(nèi)容或作用。

如果文件添加到文檔庫之后，立即就想簽出修改，可以勾選“我還想繼續(xù)修改，添加后即簽出”。

若選擇了多個(gè)本地文件則“文檔名稱”顯示為：“*”。選擇一個(gè)文件時(shí)顯示對應(yīng)的文件名稱。

4.點(diǎn)擊【確定】，所選文件添加到文檔庫。本窗口關(guān)閉，回到文檔管理主窗口，在右側(cè)的文檔列表中，會(huì)看到新添加的文件，其當(dāng)前版本號(hào)為1。

只有對選定的文檔庫目錄有新建權(quán)限的用戶，才能進(jìn)行此操作。如果用戶對文檔庫目錄沒有新建權(quán)限，其右鍵彈出菜單中不會(huì)出現(xiàn)【添加】。 同一個(gè)目錄下，文檔名稱不允許重復(fù)。

將整個(gè)文件夾添加到文檔庫

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 選中某個(gè)文檔庫或其下的目錄，右鍵【添加】-【文件夾】，彈出如下所示的“添加本地文件夾”窗口。

點(diǎn)擊“本地文件夾”右邊的【…】，選擇一個(gè)本地文件夾。

可以點(diǎn)擊“添加到”右側(cè)的【…】，改變要添加到的文檔庫目錄。

3.選中的本地文件夾及其下的各級(jí)子文件夾中的所有文件顯示在窗口下半部分的列表中，針對每個(gè)文件，列出其本地路徑、即將添加到的文檔庫目錄，以及文件名。所有列出的文件默認(rèn)都是被勾選的，如果某些文件不想添加到文檔庫，可以取消勾選。如果文件夾已存在，則往該文件夾上傳新增加的文件。上傳時(shí)可自動(dòng)識(shí)別非CAD文檔、AutoCAD、Pro/Engineer、SolidWorks文件類型。

4.點(diǎn)擊【確定】，將所有勾選的文件上傳到文檔庫的相應(yīng)目錄下。

25.3.3 打開文檔庫中的文檔

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔庫管理”欄目。
2. 展開文檔庫目錄，找到想打開的文檔，單擊選中。
3. 點(diǎn)擊工具欄中的【打開】按鈕，系統(tǒng)啟動(dòng)與該文檔關(guān)聯(lián)的應(yīng)用程序，并打開相應(yīng)文件。

打開文檔，實(shí)際上需要把文件從文檔庫下載到本地工作目錄，然后從本地打開。如果沒有設(shè)置過本地工作目錄，會(huì)提示設(shè)置；如果曾經(jīng)設(shè)置過的本地工作目錄被不慎刪除，會(huì)提示重建。

25.3.4 簽出、簽入

如果用戶想修改文檔庫中的文檔，必須先對該文檔做“簽出”操作。簽出的含義是：第一，把文檔的物理文件下載到操作者電腦的本地工作目錄下；第二，標(biāo)記此文檔是“簽出”狀態(tài)。凡是“簽出”狀態(tài)的文檔，不能被再次簽出，從而限制一個(gè)文檔不能同時(shí)被多人修改。只有對文檔庫目錄有修改權(quán)限的用戶，才可以簽出該目錄下的文檔。

簽出到本地的文檔在修改后，要把其提交到文檔庫，并且把文檔的版本號(hào)增1，這個(gè)過程，稱為“簽入”。只有“本人本機(jī)簽出”的文檔，才能被簽入。

簽出單個(gè)文檔

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 展開左側(cè)的文檔庫目錄樹，選擇要簽出的文檔，點(diǎn)擊工具欄按鈕【簽出】（或在右鍵菜單中點(diǎn)擊“簽出”），彈出如下圖所示的“簽出文檔”窗口。

在“簽出文檔”窗口中，“簽出到”那里，顯示該文檔簽出到本地的目錄和文件名，注意這個(gè)輸入框是灰掉的，不能更改。實(shí)際上，一個(gè)文檔從文檔庫簽出之后，其在本地的文件標(biāo)識(shí)符是明確的，為放到<本地工作目錄>\<文檔庫名>\<該文檔在文檔庫中的目錄>\<文件名>。在此處的例子中，“C:\myDoc”是本地工作目錄，文檔庫名為“人力資源資料庫”，文檔在文檔庫中在“應(yīng)聘者簡歷”目錄下，文件名為“張三簡歷.txt”，所以簽出到本地后的文件為“C:\myDoc\人力資源資料庫\應(yīng)聘者簡歷\張三簡歷.txt”。

3.如果選中要簽出的文檔是CAD文檔，則窗口下半部分的“依賴文件”列表中，會(huì)列舉文檔庫中該文檔的依賴文檔。可以選擇同時(shí)簽出依賴文檔。（詳見第29章）

4.點(diǎn)擊【簽出】，簽出文檔及其被選中的依賴文檔。

5.回到文檔管理欄目，會(huì)看到這些被簽出文檔的狀態(tài)顯示為“本人本機(jī)簽出”，同時(shí)顯示其本地副本（即簽出文件在本地的文件標(biāo)識(shí)符）。

簽出多個(gè)文檔

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 展開左側(cè)的文檔庫目錄樹，選中要簽出的文檔所在的目錄。
3. 在右側(cè)的文檔列表標(biāo)題的分頁欄中，勾選“可多選”，列表中每個(gè)文檔的左側(cè)出現(xiàn)復(fù)選框。

4.勾選要簽出的若干文檔，然后點(diǎn)擊工具欄按鈕【簽出】，彈出如下圖所示的“簽出文件夾中的文檔”窗口。

窗口的下半部分的列表中，列出了步驟4所選中的要簽出的文檔，這些文檔默認(rèn)都被勾選。如果其中有某些文檔不想簽出，可取消勾選。

5.點(diǎn)擊【簽出】，將勾選的文檔簽出到本地工作目錄的相應(yīng)位置。

簽出整個(gè)目錄

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 展開左側(cè)的文檔庫目錄樹，選中要簽出的文檔所在的目錄，點(diǎn)擊【簽出】。
3. 彈出“簽出文件夾”窗口，列出選中目錄及其下的各級(jí)子目錄中的未簽出文檔。
4. 后續(xù)操作同“簽出多個(gè)文檔”

取消簽出

被本人簽出的文檔，若是誤簽出或不想修改，可以取消簽出。在文檔管理欄目中，每個(gè)列出的文檔，都會(huì)顯示其狀態(tài)，不同的狀態(tài)也有不同的圖標(biāo)來表示。

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 展開左側(cè)的文檔庫目錄樹，選中目錄，在右側(cè)的文檔列表中，選中被簽出的文檔，點(diǎn)擊工具欄按鈕【取消簽出】（或右鍵【取消簽出】）。
3. 系統(tǒng)彈出提示，詢問是否要取消簽出，點(diǎn)擊【是】，則該文檔被取消簽出，文檔管理主窗口中顯示的文檔狀態(tài)變成空白。

文檔庫管理員可以對所有的簽出文檔做取消簽出，不管這些文檔當(dāng)初是由何人簽出的。 非文檔庫管理員，只能對本人簽出的文檔做取消簽出，不能取消簽出他人簽出的文檔。

簽入文檔

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
2. 展開左側(cè)的文檔庫目錄樹，選中目錄，在右側(cè)找到要簽入的文檔，選中一個(gè)或多個(gè)。
3. 點(diǎn)擊工具欄按鈕【簽入】（或，右鍵【簽入】），彈出如下的“簽入”窗口。

窗口的下半部分列出選中的要簽入文檔，默認(rèn)全部被勾選。

如果有某些文檔不想本次被簽入，去掉勾選。

輸入修改信息。

如果這次簽入操作只是為了先提交到文檔庫，使得他人可能訪問到最新的版本，但是修改過程還沒有完，還要再繼續(xù)修改，則可以勾選窗口下方的“繼續(xù)修改”復(fù)選框，從而在簽入后立即再次簽出。

4.點(diǎn)擊【確定】，簽入被勾選的文檔。

5.到文檔管理主窗口中刷新后查看，被簽入文檔的狀態(tài)變成了空白（若勾選了窗口下方的“繼續(xù)修改”復(fù)選框，則簽入文檔的狀態(tài)依舊是“本機(jī)本人簽出”），其版本號(hào)加了1。

簽入目錄

在文檔管理欄目中，選中某個(gè)目錄，右鍵【簽入】，同樣會(huì)彈出“簽入”窗口，列出選中目錄及其下的各級(jí)子目錄中的所有“本人本機(jī)簽出”的文檔，選中需要簽入者，簽入到文檔庫。

25.3.5 文檔與表單

在CAD服務(wù)器2024中我們可以設(shè)計(jì)模板，基于模板來填報(bào)一份份表單，表單反映的的是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；針對一項(xiàng)業(yè)務(wù)，除了相關(guān)的數(shù)據(jù)，還可能有相關(guān)的文檔。例如，一個(gè)新員工入職，要填“員工登記表”，這是表單，同時(shí)，還要把這個(gè)新員工的簡歷、勞動(dòng)合同等歸檔保管，這是文檔。在Excel服務(wù)器中，我們可以建立我的工作臺(tái)中的表單和文檔庫中文檔的相關(guān)關(guān)系，當(dāng)查看表單的時(shí)候，可以參照相關(guān)文檔，查看文檔的時(shí)候，也可以參照相關(guān)表單。

設(shè)置表單的相關(guān)文檔

1. 登錄到系統(tǒng)，進(jìn)入我的工作臺(tái)
2. 找到相應(yīng)的表單，點(diǎn)擊工具欄按鈕【相關(guān)】-【相關(guān)文檔】

設(shè)置文檔的相關(guān)表單

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入文檔管理欄目。
2. 找到文檔，點(diǎn)擊列表工具欄按鈕【相關(guān)】-【相關(guān)表單】。

3.彈出下面的“相關(guān)表單”窗口。

4.點(diǎn)擊【添加相關(guān)表單】，彈出下面的窗口，在模板名稱那里選擇模板，在“查詢條件”選項(xiàng)卡上輸入查詢條件，就像在我的工作臺(tái)中查找一樣，點(diǎn)【開始查詢】，窗口自動(dòng)切換到“查詢結(jié)果”選項(xiàng)卡，顯示符合條件的表單。當(dāng)然，也可以不輸入任何條件，這種情況下點(diǎn)【開始查詢】，在“查詢結(jié)果”選項(xiàng)卡上顯示的就是指定模板中的全部表單。

5.在“查詢結(jié)果”選項(xiàng)卡上選中和當(dāng)前文檔相關(guān)的表單（可以同時(shí)選中多個(gè)），點(diǎn)擊【添加選中表】。系統(tǒng)提示“添加成功”，然后回到“相關(guān)表單”窗口上，顯示剛剛添加進(jìn)來的相關(guān)表單。

6.在“相關(guān)表單”窗口上，選中某個(gè)表單后點(diǎn)擊【打開】，則能打開相應(yīng)的表單，查看其內(nèi)容。

25.3.6 文檔的其它操作

設(shè)置相關(guān)文檔

文檔庫中的文檔之間也可以設(shè)置相關(guān)關(guān)系，這樣在查看一份文檔的時(shí)候，可以很方便地參照與之相關(guān)的其它文檔。

例如，我們可以設(shè)置文檔庫中張三的簡歷和張三的勞動(dòng)合同這兩份文檔是相關(guān)文檔。

1. 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入文檔管理欄目。
2. 選中某份文檔，點(diǎn)擊列表工具欄按鈕【相關(guān)】-【相關(guān)文檔】，彈出如下的“相關(guān)文檔”窗口，其中列出了當(dāng)前文檔的所有相關(guān)文檔。

3.選中某份文檔后點(diǎn)擊【打開】，可以查看相關(guān)文檔的內(nèi)容；點(diǎn)擊【取消關(guān)聯(lián)】

查找文檔

在文檔管理欄目中，選中任一節(jié)點(diǎn)右鍵，點(diǎn)擊【查找】按鈕，彈出下面的窗口，輸入查找條件后，點(diǎn)擊【確定】，回到文檔管理欄目，在文檔庫目錄樹的最下方，將出現(xiàn)一個(gè)“查找結(jié)果”節(jié)點(diǎn)，選中這個(gè)節(jié)點(diǎn)，右側(cè)的文檔列表中列出所有符合條件的文檔。

查看文檔修改記錄

用戶對文檔所做的每一次操作，系統(tǒng)都會(huì)記錄下來，用戶事后可以查詢針對一份文檔的所有操作歷史，不管是本人做的操作，還是他人做的操作。

在文檔管理欄目中，選中一份文檔，點(diǎn)擊列表工具欄上的按鈕【修改記錄】，會(huì)彈出如下的“操作記錄”窗口，其中按時(shí)間排倒序，顯示對該文檔的歷次操作記錄。

我們知道，文檔庫中的文檔，是受版本控制的，文檔庫每次修改后，版本號(hào)都會(huì)增一。在“操作記錄”窗口中顯示的文檔修改記錄，其背后是文檔的各個(gè)歷史版本，選中其中的某個(gè)歷史版本，點(diǎn)擊右鍵，會(huì)看到兩個(gè)彈出菜單，點(diǎn)擊【查看】，會(huì)打開該文檔的此版本，查看其中的內(nèi)容；點(diǎn)擊【另存】則會(huì)將該文檔的這個(gè)歷史版本下載到本地。

文檔另存到本地

在文檔管理欄目中，右側(cè)列表區(qū)選中一份或多份文檔，如下圖選中一份文檔，點(diǎn)擊右鍵，選擇菜單【另存為】，彈出選擇存放路徑窗口，選擇路徑后【確定】，則將選中文檔保存到了指定路徑中（另存過程中會(huì)有進(jìn)度條顯示）。

有“簽出”權(quán)限的用戶才有“另存為”的權(quán)限。

預(yù)覽圖片文檔

在文檔管理欄目中勾選工具欄中的【圖片預(yù)覽】后選中在預(yù)覽的圖片文件，即可預(yù)覽對應(yīng)的圖片。