管理文檔庫
25.2.1 文檔庫概述
顧名思義，文檔庫是用來存儲文檔的。擁有 Doc Admin 這一系統(tǒng)預(yù)定義角色的用戶可以創(chuàng)建文檔庫，文檔庫的創(chuàng)建者是文檔庫的管理員，文檔庫管理員可以執(zhí)行對文檔庫的各種管理工作，如設(shè)置權(quán)限、備份等等；其他的用戶，可以在文檔庫管理員限定的權(quán)限范圍內(nèi)操作文檔庫中存儲的文檔。
創(chuàng)建文檔庫的時(shí)候要指定其物理存儲位置，文檔庫的物理存儲位置，必須是某臺安裝了網(wǎng)盤服務(wù)的機(jī)器上實(shí)際存在的一個(gè)物理目錄；在一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)中，可以創(chuàng)建多個(gè)文檔庫，它們可以分布在不同的機(jī)器上。
用戶可以在文檔庫中劃分目錄，并把文件添加到文檔庫的不同的目錄中。文檔庫管理員針對文檔庫目錄對用戶授權(quán)，指定某個(gè)目錄哪些人可查閱（即只允許看到其中的文檔，不能增加、修改或刪除其中的文檔），哪些人既可查閱也可增加、修改等。
文檔庫中的文檔，同一時(shí)刻，只允許一個(gè)人修改；當(dāng)用戶要修改一個(gè)文檔庫中的文檔時(shí)，首先要“簽出”這個(gè)文檔，即把這個(gè)文檔從文檔庫中下載到她（他）的“本地工作目錄”中，并且標(biāo)記這個(gè)文檔已被鎖住，其他的用戶只能讀，不能改；接下來的文檔修改實(shí)際上是針對本地工作目錄中的本地文件操作；當(dāng)用戶完成修改后，對此文檔做“簽入”，即把在自己的“本地工作目錄”的修改后的文檔再次上傳到文檔庫中，同時(shí)放開鎖標(biāo)記，允許他人再次做修改。
文檔是有版本號的，剛剛添加到文檔庫中的文檔，其版本號是1，每次被修改后“簽入”，版本號自動增1。
文檔庫管理員可以對文檔庫創(chuàng)建“基線”，所謂“基線”，是文檔庫的某一時(shí)刻的“快照”，即創(chuàng)建基線的時(shí)候，文檔庫中所有文檔的當(dāng)前版本的一個(gè)整體拷貝。例如，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行到某個(gè)里程碑，對項(xiàng)目文檔庫中全部文檔需要創(chuàng)建一個(gè)基線，以整體記錄此階段的成果。
僅文檔庫管理員可以執(zhí)行的操作有：
- 創(chuàng)建文檔庫
- 設(shè)置文檔庫權(quán)限
- 設(shè)置文檔庫管理員
- 備份文檔庫
- 刪除文檔庫
- 轉(zhuǎn)移文檔庫
- 基線管理
文檔庫用戶可以執(zhí)行的操作有：
- 在文檔庫中創(chuàng)建文件夾
- 向文檔庫中添加本地文件
- 向文檔庫中添加整個(gè)目錄
- 打開文檔庫中的文檔
- 簽出文檔
- 取消簽出
- 簽入文檔
- 查找文檔
- 查看或設(shè)置文檔相關(guān)性
- 查看文檔操作日志
25.2.2 創(chuàng)建文檔庫
文檔庫是用來存儲文檔的。擁有 Doc Admin 這一系統(tǒng)預(yù)定義角色的用戶可以創(chuàng)建文檔庫。
- 登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
- 如果用戶是第一次進(jìn)入“文檔管理”欄目，會看到一個(gè)彈出對話框，要求設(shè)置本地工作目錄，可以現(xiàn)在設(shè)置，也可以點(diǎn)【取消】以后再設(shè)置。
- 在“文檔管理”欄目中，選中左側(cè)樹形的根節(jié)點(diǎn)“文檔中心”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的右鍵菜單中選擇【新建文檔庫】命令。
- 彈出“新建文檔庫”窗口，輸入文檔庫的名稱、描述、文檔歷史、存儲位置等信息。若網(wǎng)盤服務(wù)配置工具窗口中選擇了“客戶端連接時(shí)要求使用 Windows 身份驗(yàn)證”，則創(chuàng)建文檔庫時(shí)需要輸入網(wǎng)盤服務(wù)器windows賬戶及密碼。（若未選擇windows身份驗(yàn)證則可不輸入windows賬戶及密碼）。
5.點(diǎn)擊【確定】，完成文檔庫的創(chuàng)建。
說明：
保留部分歷史數(shù)據(jù)時(shí)，有新的文件版本產(chǎn)生，會清除掉多余的歷史文件（基線版本不包含在內(nèi)）。
勾選【客戶端退出時(shí)清理臨時(shí)文件】，當(dāng)用戶退出時(shí)則會刪除本地工作目錄下的所有只讀文件。
在文檔庫中創(chuàng)建目錄
在文檔管理欄目中，在分類樹中選中某個(gè)文檔庫或其下的某個(gè)已有目錄，右鍵【新建文件夾】，彈出如下的“新建文檔庫目錄”窗口，輸入新目錄名，點(diǎn)擊【確定】，回到文檔管理欄目，會看到分類樹中增加了新建的目錄。
文檔庫中的各級目錄，只是邏輯上的概念，用來對文檔進(jìn)行分類，方便用戶在主窗口上的查看，在文檔庫的物理存儲目錄下，不會真的去創(chuàng)建這些文件夾。
25.2.3 設(shè)置文檔庫權(quán)限
設(shè)置文檔庫操作權(quán)限
文檔庫管理員可以對文檔庫或其下的某個(gè)目錄設(shè)置權(quán)限，權(quán)限可以賦予角色或者具體的用戶。權(quán)限包括對文檔庫目錄的查閱、新建、修改和刪除?！安殚啞敝改軌蚩吹侥夸浿械奈臋n，并能打開它們；“新建”，指把本地文件添加到文檔庫目錄中；“修改”，指簽出文檔庫中的文檔，修改后再簽入；“刪除”，指刪除目錄中的文檔。
- 文檔庫管理員登錄，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
- 選中要設(shè)置權(quán)限的文檔庫或其下的某個(gè)目錄，選擇右鍵菜單【權(quán)限】。
- 彈出如下圖的“設(shè)置文檔庫權(quán)限”窗口。
在窗口的上部，自動顯示文檔庫名稱及選中的目錄。
如果以前從未對該目錄設(shè)置過權(quán)限，則窗口中默認(rèn)顯示其上級目錄的權(quán)限，并且“繼承上級目錄”是勾選狀態(tài)，否則，顯示該目錄當(dāng)前的權(quán)限設(shè)置。
在窗口的下半部顯示的目錄權(quán)限包括三種類別：
- 管理員：該文檔庫的管理員默認(rèn)對文檔庫中的所有目錄擁有全部權(quán)限，而且其權(quán)限不能被刪除。
- 按角色：權(quán)限可以設(shè)置到角色，即擁有該角色的用戶均有該權(quán)限。當(dāng)按角色指定權(quán)限時(shí)，可能需要指定“限定部門”；例如下圖中的，“秘書”對該目錄有查閱權(quán)限，但是很多部門都有“秘書”這個(gè)角色的人，只希望“總經(jīng)辦”的秘書可以讀，則需要指定該角色的限定部門為“總經(jīng)辦”。
- 按用戶：權(quán)限也可以指定到具體的用戶。
4.點(diǎn)擊“目錄”右側(cè)的【...】，可以改變所選的文檔庫目錄；目錄改變后，所選目錄的選項(xiàng)繼承改變后的目錄的權(quán)限，其下的權(quán)限內(nèi)容也隨之改變。
5.若勾選了“繼承上級目錄”，則右側(cè)的【添加角色】、【添加用戶】、【刪除項(xiàng)目】都是灰掉的，不可以操作且不可修改權(quán)限和角色限定部門；若把“繼承上級目錄”的勾選去掉，則此三個(gè)按鈕都可以操作。
點(diǎn)擊【添加角色】，彈出“選擇角色”窗口，選擇角色后，回到本窗口，將所選的角色顯示到列表中，默認(rèn)勾選有全部權(quán)限。
點(diǎn)擊【添加用戶】，彈出“選擇用戶”窗口，選擇用戶后，回到本窗口，將所選的用戶顯示到列表中，默認(rèn)勾選有全部權(quán)限。
點(diǎn)擊【刪除項(xiàng)目】，如果列表中當(dāng)前行的類別不是“管理員”，當(dāng)前行被刪除。
6.點(diǎn)擊【確定】，保存權(quán)限設(shè)置
設(shè)置文檔庫管理權(quán)限
文檔庫的創(chuàng)建者是文檔庫的第一個(gè)管理員，其可以把其他擁有 Doc Admin 這一系統(tǒng)角色的用戶也設(shè)置為文檔庫的管理員；文檔庫管理員對文檔庫中的任何目錄都擁有全部權(quán)限；只有文檔庫管理員才可以對文檔庫做設(shè)置目錄權(quán)限、備份、刪除、轉(zhuǎn)移、創(chuàng)建基線等操作。
- 文檔庫管理員登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
- 在左側(cè)樹形中選中自己可以管理的文檔庫，右鍵【設(shè)置文檔庫管理員】。
- 彈出如下的“設(shè)置文檔庫管理員”窗口，顯示文檔庫的名稱，并列出所有擁有Doc Admin 系統(tǒng)角色的用戶名，包括當(dāng)前登錄的用戶自己；所列舉的用戶中，凡是本文檔庫管理員者，其自動會被勾選上。
4.想設(shè)置某個(gè)用戶為文檔庫的管理員，則勾選此用戶姓名即可；想收回某個(gè)用戶的管理員權(quán)限，取消勾選該用戶姓名即可。
5.點(diǎn)擊【確定】，保存文檔庫管理員的設(shè)置。
25.2.4 文檔庫的備份、移位、刪除
文檔庫備份
備份文檔庫，指將文檔庫整體拷貝到指定的備份目錄。只有文檔庫管理員才能進(jìn)行備份文檔庫操作。
- 文檔庫管理員登錄系統(tǒng)，進(jìn)入“文檔管理”欄目。
- 在左側(cè)樹形中選中要備份的文檔庫，在右鍵菜單中點(diǎn)擊【備份】。
- 彈出如下的“備份文檔庫”窗口，點(diǎn)擊【...】，選擇備份目錄。若網(wǎng)盤服務(wù)配置工具窗口中選擇了“客戶端連接時(shí)要求使用 Windows 身份驗(yàn)證”，則備份時(shí)需要輸入網(wǎng)盤服務(wù)器windows賬戶及密碼。（若未選擇windows身份驗(yàn)證則可不輸入windows賬戶及密碼）
4.點(diǎn)擊【確定】開始備份，進(jìn)度條開始移動，全部備份完成后，窗口自動關(guān)閉。
文檔庫轉(zhuǎn)移
文檔庫轉(zhuǎn)移，指將一個(gè)文檔庫的物理存儲目錄，從一個(gè)位置轉(zhuǎn)移到另一個(gè)位置。這里的“另一個(gè)位置”，可能是另一臺機(jī)器，也可能是同一臺機(jī)器上的另一個(gè)分區(qū)或目錄。
文檔庫轉(zhuǎn)移通常用在：
- 文檔庫所在機(jī)器的機(jī)器名或ip地址改變，或文檔服務(wù)的端口號改變，這種情況下的轉(zhuǎn)移是“假轉(zhuǎn)移”，即只是修改文檔庫的文檔庫服務(wù)器名及端口號信息，不需要拷貝物理文件。
- 由于存儲空間不夠等問題，需要將文檔庫的物理存儲遷移到同一臺機(jī)器的其它位置或其它的機(jī)器上，這種情況下，不僅需要修改文檔服務(wù)器信息，還需要將文檔庫中的所有物理文件實(shí)際拷貝到新的位置上。
文檔庫轉(zhuǎn)移的操作方法是：
- 用文檔庫管理員身份登錄，進(jìn)入文檔管理欄目。
- 選中要轉(zhuǎn)移的文檔庫，右鍵【轉(zhuǎn)移文檔庫】，彈出下面的窗口。
輸入新的文檔服務(wù)器即端口號
若網(wǎng)盤服務(wù)配置工具窗口中選擇了“客戶端連接時(shí)要求使用 Windows 身份驗(yàn)證”，則需要輸入網(wǎng)盤服務(wù)器windows賬戶及密碼。（若未選擇windows身份驗(yàn)證則可不輸入windows賬戶及密碼）
點(diǎn)【…】選擇文檔庫所在目錄
如果只是機(jī)器名或ip地址的改變，實(shí)際物理存儲位置不變，或者用戶已經(jīng)在系統(tǒng)外手工把文檔庫拷貝到了新指定的目錄，則不需要勾選“復(fù)制文檔庫中已有文檔”。否則的話，要勾選“復(fù)制文檔庫中已有文檔”。
3.點(diǎn)擊【確定】，文檔庫的屬性信息相應(yīng)改變；如果勾選了“復(fù)制文檔庫中已有文檔”，則同時(shí)會將文檔庫中的所有文件拷貝到新指定的位置。
文檔庫刪除
在文檔管理欄目中，分類樹中選中文檔庫，右鍵【刪除】，系統(tǒng)會彈出提示，詢問是否確實(shí)要刪除此文檔庫，點(diǎn)擊【是】，則文檔庫被刪除。
注意為了保險(xiǎn)起見，這里刪除文檔庫，只是在CAD服務(wù)器2024系統(tǒng)中，再也沒有這個(gè)文檔庫了，但是原本文檔庫物理存儲目錄下的文件，并沒有被刪除。