文檔管理概述
在企事業(yè)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)中所需要使用的信息，除了數(shù)據(jù)之外，還包括文檔。文檔是各種類別和格式的，它們可能是Word文件，如企業(yè)的規(guī)章制度；可能是AutoCAD文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙；也可能是視頻、音頻文件，如內(nèi)部培訓(xùn)資料，等等。通常的管理信息系統(tǒng)，多用于管理數(shù)據(jù)，管理文檔的功能沒有或者很弱。Excel服務(wù)器從旗艦版開始，即增添了網(wǎng)絡(luò)硬盤的功能，可對文檔等非格式化信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，至2024版，更特別增加了文檔管理模塊，提供了完備的文檔管理功能，包括：
- 文檔的集中統(tǒng)一存儲(chǔ)。
- 文檔訪問權(quán)限控制。
- 文檔版本控制。
- 文檔庫基線管理。
- 為文檔和表單數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。
特別地，Excel服務(wù)器2024的CAD版-----CAD服務(wù)器2024，對于企業(yè)中大量存在的重要資源----以CAD文檔形式存在的產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料、施工圖紙等，不僅可以管理這些文檔本身，還可以提取或更新CAD文檔中包含的信息，如尺寸、重量、材質(zhì)、構(gòu)成等，從而實(shí)現(xiàn)了CAD軟件和傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)的集成，令產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門和其他部門之間的溝通和協(xié)調(diào)更加規(guī)范、高效、自動(dòng)化。
25.1.1 文檔管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
下圖為文檔庫管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖。
系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和文檔服務(wù)器。文檔服務(wù)器上需要安裝網(wǎng)絡(luò)硬盤服務(wù)（詳見“安裝”）；文檔的物理文件本身存儲(chǔ)在文檔庫服務(wù)器上的文檔庫中，而文檔的屬性信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，用戶對于文檔庫的訪問權(quán)限信息也存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中。用戶在軟件的操作界面上看到的是文檔庫及其中的文檔的信息（來自數(shù)據(jù)庫），當(dāng)用戶要對其中的文檔進(jìn)行操作時(shí)，該文檔的物理文件會(huì)自動(dòng)從文檔服務(wù)器下載到用戶機(jī)器的本地工作目錄中，操作針對本地文件進(jìn)行，操作完成后再回傳到文檔服務(wù)器中。
25.1.2 文檔管理主窗口
用戶登錄到系統(tǒng)后，點(diǎn)擊“文檔管理”選項(xiàng)卡進(jìn)入文檔管理欄目，則看到文檔管理主窗口。
窗口最上面是工具欄，工具欄之下，左側(cè)是文檔庫目錄樹，右側(cè)為文檔列表。
文檔庫目錄樹
文檔庫目錄樹中，根節(jié)點(diǎn)為“文檔中心”，其下的一級子節(jié)點(diǎn)是當(dāng)前用戶有權(quán)訪問的所有文檔庫名稱，每個(gè)文檔庫名稱下，是該文檔庫的各級子目錄。
選中文檔庫名稱或者某個(gè)目錄，在右側(cè)的文檔列表中，會(huì)列出該目錄及其各級子目錄下的當(dāng)前用戶可見的文檔。
在文檔庫目錄樹中，選中某節(jié)點(diǎn)，根據(jù)用戶的權(quán)限不同，針對此節(jié)點(diǎn)所代表的對象能夠進(jìn)行的操作也不同；點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，會(huì)出現(xiàn)彈出菜單，其中的菜單項(xiàng)為針對當(dāng)前選中節(jié)點(diǎn)可進(jìn)行的操作；也可以點(diǎn)擊工具欄上的【操作】，其下拉出來的子菜單項(xiàng)，為針對當(dāng)前選中節(jié)點(diǎn)可進(jìn)行的操作。
文檔列表
在文檔庫目錄樹上選擇了某個(gè)目錄之后，右側(cè)的文檔列表區(qū)，顯示該目錄及其各級子目錄下的當(dāng)前用戶有訪問權(quán)限的文檔。
文檔列表中顯示的文檔信息包括：
- 文檔名稱：最初把文檔添加到文檔庫的時(shí)候，用戶為此文檔賦予的名稱。
- 文檔路徑：該文檔在文檔庫中何目錄之下。
- 文件名：該文檔的物理文件名。
- 文檔類型：用于標(biāo)識該文檔是否是一個(gè)CAD文檔及其對應(yīng)的CAD軟件類型；Excel服務(wù)器CAD版支持和CAD軟件的集成，目前所支持的CAD軟件有三種：AutoCAD、Solidworks和Pro/E，從而，文檔類型有四種：Acad、Solidworks、Pro/E及非CAD文檔。
- 狀態(tài)：文檔庫中的文檔有四種可能狀態(tài)，空白、本人本機(jī)簽出、簽出及置疑，文檔列表最左側(cè)的圖標(biāo)和本行的狀態(tài)相對應(yīng)。關(guān)于這四種狀態(tài)的詳細(xì)解釋，請參見“管理文檔”。
- 當(dāng)前版本：文檔庫中的文檔受版本控制；剛剛被添加到文檔庫中的文檔，其版本號為1，以后每次被修改，版本號自動(dòng)增1；此處顯示該文檔的當(dāng)前版本號。
- 更新時(shí)間。
- 本地副本：如果一個(gè)文檔的狀態(tài)是“本人本機(jī)簽出”，則意味著該文檔正被當(dāng)前用戶下載到當(dāng)前操作的電腦上修改，“本地副本”指最新的文件在當(dāng)前電腦上的物理位置。
- 簽出人：該文檔正被何人修改。
列表中若只想顯示部分文檔信息可通過文檔管理欄目下的【選項(xiàng)】-【自定義顯示列】菜單來選擇需要顯示的信息。
25.1.3 設(shè)置本地工作目錄
用戶在對文檔庫中的文檔進(jìn)行打開或修改操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)先將文檔庫中的文件下載到用戶的電腦，然后再打開，用戶實(shí)際操作的是本地文件。在開始操作文檔之前，用戶需要設(shè)置本地工作目錄，用于存儲(chǔ)從文檔庫中下載下來的文件。
- 在某臺電腦上，第一次進(jìn)入文檔管理欄目時(shí)，會(huì)自動(dòng)彈出“設(shè)置本地工作目錄”窗口，如下圖所示。
2.點(diǎn)擊【...】，選擇一個(gè)本地目錄，點(diǎn)擊【確定】，完成本地工作目錄的設(shè)置。
3.如果點(diǎn)擊【取消】，則暫時(shí)不設(shè)置本地工作目錄，待以后需要的時(shí)候再設(shè)置。
如果進(jìn)入文檔管理欄目時(shí)沒有設(shè)置工作目錄，事后也可以點(diǎn)擊【欄目管理】欄目工具欄上的【選項(xiàng)】-【設(shè)置工作目錄】欄進(jìn)行設(shè)置。