6.3 用表間公式提取數(shù)據(jù)
在上一節(jié)，我們對訂單模板上的客戶名稱字段設(shè)定了填寫規(guī)范，填報(bào)時(shí)可以從下拉列表中選擇，但地址、電話等依然還需要手工輸入。設(shè)想一下填寫訂單的過程：
填好客戶名稱“甲公司”
-- ?地址在哪里？…去翻一下客戶登記表…找到了！
-- ?把找到的地址“抄寫”到收貨地址處
-- ?接著填…
這個(gè)過程中的“翻查”和“抄寫”既耽誤時(shí)間又容易出錯(cuò)。實(shí)際上，因?yàn)樗锌蛻舻男畔⒍家呀?jīng)通過《客戶登記表》模板錄入計(jì)算機(jī)了，所以“翻查/抄寫”的工作完全可以由計(jì)算機(jī)完成，只需要告訴計(jì)算機(jī)：
按照“我所選定的客戶名稱”到客戶表中查一下地址，填充到“地址”欄。
這句話實(shí)際上表達(dá)了四個(gè)方面的含義：
- 從哪里找數(shù)據(jù)？ ---- 到“客戶登記表”中。
- 找符合什么條件的數(shù)據(jù)？ ---- 按照“我所選定的客戶名稱”
- 找什么數(shù)據(jù)？ ---- 地址 ?????????????
- 找到數(shù)據(jù)做什么用？ ---- 填充到“地址”欄
這就是表間公式的最原始表達(dá)。用稍微規(guī)范一些的方式描述一下，教給計(jì)算機(jī)，就是這樣：
6.3.1 定義表間公式
- 打開《訂單》模板，進(jìn)入設(shè)計(jì)狀態(tài)
- 選擇菜單“模板 ? 表間公式”，彈出“表間公式”對話框
- 按【新增】按鈕，彈出如下圖所示的對話框，選中第一個(gè)單選按鈕，按【確定】
圖 6‑11選擇表間公式類型
- 彈出定義表間公式對話框，在公式名稱處輸入“查詢客戶信息”，應(yīng)用方式選擇“篩選條件改變后自動(dòng)執(zhí)行”如下圖。
圖 6‑12輸入表間公式名稱
- 按【來源數(shù)據(jù)】，彈出如下對話框。所謂“數(shù)據(jù)源”指的是現(xiàn)有模板上那些已創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表。因?yàn)槲覀冚斎氲乃行畔⒍即鎯?chǔ)在這些數(shù)據(jù)表中。對話框左上部的列表中列出了所有已創(chuàng)建的數(shù)據(jù)表的名稱。在左側(cè)列表中選中“客戶表”，點(diǎn)擊【 > 】，客戶表移到右側(cè)列表，按【確定】
圖 6‑13選擇表間公式數(shù)據(jù)源
- 回到“定義表間公式”對話框，點(diǎn)擊【篩選條件】按鈕
圖 6‑14
- 彈出“輸入表達(dá)式”對話框，做以下操作：
- 單擊左側(cè)分類列表中的“ < 客戶表 > ”，右側(cè)選項(xiàng)列表中出現(xiàn)客戶表中的左右字段
- 雙擊選項(xiàng)列表中的“客戶表 . 客戶名稱”，使之出現(xiàn)于下方的表達(dá)式文本框
- 單擊常用操作符中的【 = 】
- 單擊分類列表中的“ < 本報(bào)表 > ”
- 雙擊選項(xiàng)列表中的“本報(bào)表 .Sheet ：客戶名稱”
構(gòu)造好的表達(dá)式為“客戶表.客戶名稱=本報(bào)表.Sheet1:客戶名稱”，如下圖
圖 6‑15輸入表達(dá)式
圖 6‑16輸入表達(dá)式
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- 按【確定】回到定義表間公式對話框，點(diǎn)擊【填充方式】按鈕。
圖 6‑17 準(zhǔn)備輸入填充方式
- 出現(xiàn)“定義填充方式”對話框，填充數(shù)據(jù)表選擇“訂單 _ 主表”，雙擊“地址”所在行的第一列
圖 6‑18雙擊輸入填充方式
- 再次彈出“輸入表達(dá)式”對話框，參照前述方法輸入表達(dá)式內(nèi)容為“客戶登記表 . 地址”，按【確定】。
圖 6‑19輸入填充表達(dá)式
- 回到“定義填充方式”窗口，結(jié)果如圖。
圖 6‑20
- 繼續(xù)輸入“客戶編號(hào)”和“電話”的填充方式。
圖 6‑21
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- 按【確定】?；氐健岸x表間公式”窗口，顯示完整的表間公式如下：
圖 6‑22定義好的表間公式
- 按【確定】回到最初的“表間公式”窗口，按【返回】
- 關(guān)閉模板。
6.3.2 應(yīng)用表間公式
以張三的賬戶登錄，填寫一份訂單，您會(huì)發(fā)現(xiàn)兩個(gè)現(xiàn)象：
- 選擇客戶名稱后，客戶編號(hào)、地址和電話自動(dòng)顯示。
- 輸入焦點(diǎn)無法進(jìn)入客戶編號(hào)、地址和電話所在的單元格，也就是說，它們被鎖定了！
前者意味著輸入變得簡便快捷，而后者意味著出錯(cuò)的可能性大大降低。
