5.5 通過(guò)我的工作臺(tái)管理數(shù)據(jù)
通過(guò)前面的操作，我們已經(jīng)“設(shè)計(jì)”了一個(gè)簡(jiǎn)單的模板----客戶登記表，現(xiàn)在，我們來(lái)“使用”它。
在第3章的練習(xí)中，我們建立了一個(gè)用戶張三，他的角色是銷售員?，F(xiàn)在用張三的帳戶zhangsan登錄，自動(dòng)出現(xiàn)了我的工作臺(tái)，它是系統(tǒng)使用者最經(jīng)常用到的操作界面，數(shù)據(jù)的填報(bào)、修改、刪除等操作都通過(guò)我的工作臺(tái)完成。
圖 5‑14 我的工作臺(tái)
我的工作臺(tái)窗口的左側(cè)是一棵菜單樹(shù)。點(diǎn)擊“其它”左側(cè)的小加號(hào)，展開(kāi)，會(huì)看到我們創(chuàng)建的模板“客戶登記表”。可以想象，隨著我們不斷創(chuàng)建新的模板，“其它”中包含的內(nèi)容會(huì)不斷增多。
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5.5.1 填報(bào)和保存
填報(bào)新表單
下面我們?cè)囍顚懸粡埧蛻舻怯洷?。（別忘了，我們現(xiàn)在是張三）
- 鼠標(biāo)單擊我的工作臺(tái)左側(cè)菜單樹(shù)中的“客戶登記表”，會(huì)看到窗口上方的工具欄中增加了一個(gè)新的按鈕：【新建】。
圖 5‑15我的工作臺(tái)工具欄
- 單擊工具欄按鈕【新建】（選擇右鍵菜單【新建】亦可），我的工作臺(tái)窗口最小化，在 Excel 中打開(kāi)了一張空白的客戶登記表，其窗口標(biāo)題顯示為“填報(bào)：客戶登記表”，等待您填寫。
- 輸入如下圖所示的客戶信息
圖 5‑16填報(bào)客戶登記表
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單擊工具欄上的保存按鈕
，或選擇菜單“報(bào)表 ? 保存”，彈出以下的對(duì)話框：
圖 5‑17保存表單
- 點(diǎn)擊“確定”。重新打開(kāi)我的工作臺(tái)，單擊“客戶登記表”，在右邊窗格中能看到新填的客戶信息。
數(shù)據(jù)項(xiàng)定義的作用
如前所述，填報(bào)表單的過(guò)程與填寫普通Excel工作簿文件的過(guò)程幾乎一樣，但還有一些不同之處。
首先，可能您已注意到，填報(bào)表單時(shí)，光標(biāo)只能在定義了數(shù)據(jù)項(xiàng)的空白單元格之間移動(dòng)，這是為了保證模板的格式不會(huì)被填報(bào)人隨意修改。
其次，所填內(nèi)容的數(shù)據(jù)類型必須與數(shù)據(jù)項(xiàng)定義時(shí)指定的類型一致。例如，我們已經(jīng)定義了“登記日期”是日期類型的數(shù)據(jù)項(xiàng)，如果您在G3單元格處輸入“xyz”，系統(tǒng)馬上就會(huì)提示您：
圖 5‑18提示輸入內(nèi)容的數(shù)據(jù)類型錯(cuò)誤
第三，您按下【保存】按鈕后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)檢查所有的必填項(xiàng)是否都已填充了數(shù)據(jù)，回憶憶下第5.3節(jié)，我們?cè)O(shè)定了客戶編號(hào)和客戶名稱是必填項(xiàng)，假如您剛才在C2單元格處（客戶編號(hào)）沒(méi)有輸入內(nèi)容，當(dāng)您按【保存】時(shí)，系統(tǒng)馬上會(huì)提示您：
圖 5‑19檢查必填項(xiàng)
填報(bào)的表單不想保存
如果您當(dāng)前所填的表單不想保存，可直接關(guān)閉當(dāng)前工作簿。為了防止誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，只要用戶關(guān)閉正在填報(bào)的工作簿，系統(tǒng)都會(huì)提示用戶保存。有下面兩種可能的反應(yīng)。
若某些必填項(xiàng)還沒(méi)有填充內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)提示“xxx必填”，按【確定】后，繼續(xù)提示“是否強(qiáng)行關(guān)閉”，回答“是”，關(guān)閉當(dāng)前工作簿。
若所有必填項(xiàng)都已填充內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)彈出上述的“保存報(bào)表”對(duì)話框，此時(shí)按【關(guān)閉】，放棄保存，關(guān)閉當(dāng)前工作簿。
5.5.2 查看、修改、刪除
點(diǎn)擊Excel菜單欄中的“報(bào)表 ?我的工作臺(tái)”，再次打開(kāi)我的工作臺(tái)窗口，重新單擊一下左側(cè)的“客戶登記表”，您會(huì)看到在右側(cè)窗格中顯示出您所填報(bào)的客戶信息。選中它，您會(huì)看到工具欄上出現(xiàn)【查看】、【修改】、【刪除】三個(gè)按鈕，右擊鼠標(biāo)，會(huì)看到同樣的三個(gè)彈出菜單項(xiàng)，如下圖所示
圖 5‑20在我的工作臺(tái)中查看已填表單
選擇【查看】，我的工作臺(tái)窗口最小化，在Excel中打開(kāi)該表單，但是不能修改任何內(nèi)容，也不能保存。
選擇【修改】，我的工作臺(tái)窗口最小化，在Excel中打開(kāi)該表單，您可輸入要修改的內(nèi)容，再次保存。
選擇【刪除】，會(huì)詢問(wèn)您是否真的要?jiǎng)h除，若回答是，該條信息從我的工作臺(tái)中消失。
練習(xí)：用李四的賬戶登錄，填寫一張“乙公司”的客戶登記表。
