5.4 定義數(shù)據(jù)項(xiàng)

至此，您已經(jīng)成功地定義了該模板的表樣，并設(shè)置了權(quán)限。但是這個(gè)模板現(xiàn)在還不能使用，我們還需要在模板上定義數(shù)據(jù)項(xiàng)。

5.4.1 什么是數(shù)據(jù)項(xiàng)

數(shù)據(jù)項(xiàng)指的是模板表樣中需要填寫內(nèi)容的那些空白單元格。若干相關(guān)的數(shù)據(jù)項(xiàng)可以組成一個(gè)數(shù)據(jù)表。

數(shù)據(jù)項(xiàng)的定義包括以下內(nèi)容：

• 區(qū)域地址和名稱：它表明所填寫的位置和信息的含義。比如在《客戶登記表》模板中， C3 單元格就是一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，它的名稱是“客戶名稱”
• 數(shù)據(jù)類型，它表明空白單元格中可以只能填寫什么類型的信息，比如“客戶名稱”數(shù)據(jù)項(xiàng)，只能填寫不超過(guò) 100 個(gè)字符的文字，而不能填寫數(shù)字或日期。
• 是否必填，它規(guī)定按模板格式填寫實(shí)際的表單時(shí)，此數(shù)據(jù)項(xiàng)可否空白不填。比如在《客戶登記表》中，“客戶名稱”是必填項(xiàng)，而“收貨地點(diǎn)”不是必填項(xiàng)。
• 填寫規(guī)范，指對(duì)所填數(shù)據(jù)的要求，通常有幾種情況，一是默認(rèn)值，如“登記日期”的默認(rèn)值是當(dāng)前日期；二是下拉列表選擇或樹型選擇，如“大區(qū)”就不能隨意填寫，而是在相應(yīng)的位置有一個(gè)事先定義好的下拉列表，列舉了全部大區(qū)的名稱，填表時(shí)只需要從中選擇。三是自動(dòng)編號(hào)，如“客戶編號(hào)”可以自動(dòng)產(chǎn)生。
• 主鍵，主鍵的目的是保證唯一性。比如在“客戶登記表”模板中，我們把“客戶編號(hào)”定義為主鍵，就意味著不管填了多少?gòu)垺犊蛻舻怯洷怼?，“客戶編?hào)”都必須彼此不同。因?yàn)橥ㄟ^(guò) Excel 服務(wù)器填寫的表單上的內(nèi)容最終都保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，所以這里所說(shuō)的“彼此不同”不是靠人為的小心謹(jǐn)慎來(lái)做到，而是由系統(tǒng)自動(dòng)控制的；如果您填了兩張編號(hào)相同的《客戶登記表》，第二張表保存時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)通知您發(fā)生了數(shù)據(jù)重復(fù)，保存無(wú)法通過(guò)。
• 其他內(nèi)容，包括是否隱藏、填寫下一張時(shí)是否清空，如何排序等。

數(shù)據(jù)項(xiàng)又稱為“字段”，在下文中，這兩個(gè)詞是同樣的含義。

5.4.2 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)

數(shù)據(jù)項(xiàng)又分“單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”和“重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)”兩種，在《客戶登記表》模板上，我們先來(lái)定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)，至于兩者的區(qū)別，到下一章再敘述。

1. 在《客戶登記表》模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)下，按住 Ctrl 鍵，然后用鼠標(biāo)左鍵依次選中空白單元格 C2 ， E 2 ， G2 ， C3: E 3 ， … ， C8:G8 ，如下圖所示：

圖 5‑9同時(shí)選中要定義數(shù)據(jù)項(xiàng)的空白單元格

2. 選擇菜單“模板 ? 定義數(shù)據(jù)項(xiàng) ? 單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”（或者單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出菜單中選擇“單一數(shù)據(jù)項(xiàng)”）。彈出如下窗口：

 

圖 5‑10定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)

“選中單元格”處顯示的是上一步選中的那些空白單元格/單元區(qū)域的地址。每一個(gè)選中單元格/單元區(qū)域都要定義成一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)。

3. 點(diǎn)擊按鈕 【左側(cè)單元名稱】，意思是用空白單元格左側(cè)的單元格中的內(nèi)容為空白單元格命名。例如，用 C3 單元格左側(cè)的單元格（ B3 ）的內(nèi)容為 C3 單元格命名，而 B3 的內(nèi)容是“客戶名稱”，所以 C3 單元格對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)命名為“客戶名稱”。
4. 點(diǎn)擊【下一步】窗口顯示如下圖所示。選擇“組成新數(shù)據(jù)表”，命名為“客戶表”，按【下一步】

圖 5‑11? 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)

5. 窗口中顯示出數(shù)據(jù)項(xiàng)的列表，選擇每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類型，在“客戶編號(hào)”、“銷售員”、“客戶名稱”和“登記日期”對(duì)應(yīng)的“必填”處單擊打勾，然后按【下一步】。

圖 5‑12 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)

下拉列表中列出的那些數(shù)據(jù)類型是 Excel 服務(wù)器自帶的，如果覺(jué)得不夠用，您還可以到管理控制臺(tái)中自己定義新的數(shù)據(jù)類型。定義新數(shù)據(jù)類型的方法在第 19 章《管理臺(tái)的其它功能》中介紹。

6. 窗口顯示如下圖，不改變默認(rèn)選擇，直接按【完成】

圖 5‑13 定義單一數(shù)據(jù)項(xiàng)

7. 窗口消失，回到客戶登記表模板的設(shè)計(jì)狀態(tài)。
8. 保存模板。
9. 關(guān)閉模板。