3.4 模板的概念
在前面的章節(jié)中，我們已經(jīng)多次遇到“模板”這個(gè)詞。用Excel服務(wù)器構(gòu)建的信息系統(tǒng)，由一個(gè)個(gè)的模板組成。構(gòu)建信息系統(tǒng)的過程，就是制作“模板”的過程。在學(xué)習(xí)下面的具體操作之前，我們先來了解一下模板的概念。
什么是模板
簡單地說，模板就是一個(gè)空白的表樣。依照模板填充了具體的數(shù)據(jù)之后的表格，稱為“表單”。例如，下面的圖4-1是一個(gè)“訂單”模板。圖4-2是依照訂單模板填報(bào)的若干表單。
圖 3‑18 “訂單”模板的表樣
圖 3‑19依照“訂單”模板填報(bào)的兩份訂單
模板的設(shè)計(jì)者和使用者
“模板”并不是一個(gè)抽象的名詞，在一個(gè)管理有序的組織中，作為信息載體的各種單據(jù)、表格絕大多數(shù)都有規(guī)定的格式、規(guī)定的填寫、傳遞、歸檔的規(guī)定，這些都是現(xiàn)實(shí)中的“模板”。模板本身就是管理要求的體現(xiàn)，所以“設(shè)計(jì)”模板的通常是組織中承擔(dān)管理職能的個(gè)人或崗位，是規(guī)則的制定者；“使用”模板，也就是具體填寫表單的，是各個(gè)業(yè)務(wù)崗位，是規(guī)則的執(zhí)行者。
例如，在一個(gè)企業(yè)集團(tuán)中，訂單的格式及填寫規(guī)定是由企管辦統(tǒng)一制定（設(shè)計(jì)），而各分子公司的銷售部門照章執(zhí)行。那么訂單模板的設(shè)計(jì)者就是企管辦，而各分、子公司的銷售部門是使用者。
在Excel服務(wù)器中，設(shè)計(jì)模板的是擁有“Report Designers”這個(gè)系統(tǒng)預(yù)定義角色的用戶，其他的用戶都是使用者。
模板=表樣+填表規(guī)定
作為現(xiàn)實(shí)中管理要求的具體體現(xiàn)，“模板”所包含的內(nèi)容不僅僅是表樣，同時(shí)還包括相關(guān)的填表規(guī)定，如：
填寫的項(xiàng)目的規(guī)定：
哪些地方應(yīng)該填數(shù)據(jù)、填什么類型的數(shù)據(jù)、哪些欄目是必填項(xiàng)，等等。在Excel服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“數(shù)據(jù)項(xiàng)定義”。
填寫的規(guī)范化要求：
哪些欄目必須如何填寫。比如，訂單上的產(chǎn)品要規(guī)范，要保持和公司產(chǎn)品目錄中登記的名稱一致，不能填簡稱；等等。在Excel服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“數(shù)據(jù)規(guī)范”。
流轉(zhuǎn)的規(guī)定：
要經(jīng)過哪些流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)由何人處理；審批通過了怎么做，沒通過又怎么做；等等。在Excel服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“工作流”。
計(jì)算、統(tǒng)計(jì)方法的規(guī)定。
在Excel服務(wù)器中，這類規(guī)定稱為“表間公式?！?/p>
三種類型的模板
根據(jù)在一個(gè)信息系統(tǒng)中所起作用的不同，我們可以簡單地把各種模板分成三類：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類、業(yè)務(wù)單據(jù)類、臺(tái)帳和統(tǒng)計(jì)報(bào)表類。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)類的模板，如客戶信息、產(chǎn)品信息、科目代碼、成本項(xiàng)目等等，這類數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是：日常變動(dòng)較少、多部門共用、基本沒有復(fù)雜的流轉(zhuǎn)，建立一個(gè)信息系統(tǒng)，首先要把基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管起來。
業(yè)務(wù)單據(jù)類的模板，如訂單、入庫出庫單、報(bào)銷單、憑證等等，在日常業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候產(chǎn)生。這類數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是：種類多、數(shù)據(jù)量大、時(shí)效性強(qiáng)，流程性要求比較多，它直接關(guān)系到日常業(yè)務(wù)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)。是管理的重點(diǎn)，也是產(chǎn)生統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。建立信息系統(tǒng)的時(shí)候，對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)要注重：
重視和涵蓋。有的企業(yè)只把注意力放在統(tǒng)計(jì)報(bào)表上，忽視對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)的管理。殊不知管好業(yè)務(wù)，才能提高執(zhí)行力，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)才能真實(shí)而有意義。
簡化、自動(dòng)化、規(guī)范化單據(jù)的錄入工作。Excel服務(wù)器中提供了很多手段：如數(shù)據(jù)規(guī)范、自動(dòng)執(zhí)行的表間公式、支持條碼輸入等，可大大提高效率。
注重流程的規(guī)范化。
臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類的模板，這類數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是：
它們自身很少產(chǎn)生新的信息，而是對(duì)已有數(shù)據(jù)的引用、加工、重現(xiàn)
時(shí)效性要求高，日?qǐng)?bào)必須在幾點(diǎn)以前出來、月報(bào)必須在幾號(hào)前上報(bào)，早或晚都不合要求。
經(jīng)常變動(dòng)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表是用來為管理者提供決策依據(jù)的。經(jīng)營環(huán)境的變化、突發(fā)事件的影響、管理人員的變動(dòng)、個(gè)人喜好的不同，都可能隨時(shí)隨地提出各種不同的統(tǒng)計(jì)要求，導(dǎo)致統(tǒng)計(jì)人員的加班加點(diǎn)成為常態(tài)。
在后面的章節(jié)中，我們會(huì)學(xué)習(xí)在Excel服務(wù)器中利用“表間公式”的功能，讓各種統(tǒng)計(jì)工作完全自動(dòng)化。
建立信息系統(tǒng)的過程
圖 3‑20
上圖表示了用Excel服務(wù)器建立信息系統(tǒng)的過程。中間四個(gè)橢圓形組成的主線表達(dá)了建立一個(gè)信息系統(tǒng)所要完成的四個(gè)方面：建立部門、角色、用戶等基本信息；建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；管理業(yè)務(wù)單據(jù)；完成統(tǒng)計(jì)、匯總、查詢。這些內(nèi)容我們將在后續(xù)的章節(jié)中用實(shí)際的例子，由淺入深、由簡單到復(fù)雜，逐步學(xué)會(huì)和精通。
信息化是持續(xù)改進(jìn)
在本書的學(xué)習(xí)過程中，我們會(huì)交替扮演模板的“設(shè)計(jì)者”和“使用者”兩種角色。設(shè)計(jì)好一個(gè)模板，就去實(shí)際地應(yīng)用它，再設(shè)計(jì)下一個(gè)模板，或再改進(jìn)前面的模板，如此循環(huán)往復(fù)，我們會(huì)親身經(jīng)歷一個(gè)信息系統(tǒng)從無到有、由小到大的成長過程，而這一過程是由我們親手推動(dòng)的，其中的成就感不言而喻。
在現(xiàn)實(shí)生活中也是如此。信息化是一個(gè)持續(xù)的過程，而不是某個(gè)階段性的目標(biāo)。市場(chǎng)和競爭環(huán)境在變化，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式在變化，員工素質(zhì)在提高，信息系統(tǒng)也需要相應(yīng)地變化、改進(jìn)和完善。用Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)信息化，可以根據(jù)組織的實(shí)際情況，漸進(jìn)地來做，起步容易、實(shí)施簡便、擴(kuò)展靈活，讓信息化的進(jìn)程和企業(yè)發(fā)展歷程融為一體，讓信息系統(tǒng)永遠(yuǎn)適用、永不落伍。
