用勤哲Excel服務器做費用預算與報銷管理系統(tǒng)
下載示例模板庫 在線體驗一、系統(tǒng)簡介
1.系統(tǒng)結構
費用預算是普遍采用的成本控制方法，報銷管理也是成本控制的重要環(huán)節(jié)。本系統(tǒng)支持費用預算的編制、調整、控制和執(zhí)行績效的評估，并可以在費用報銷的過程中分月份、季度和年度對預算進行監(jiān)控。本系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫采用SQL SERVER 2000，可以同時支持網(wǎng)頁填報和Excel客戶端填報。
2.系統(tǒng)功能
如下圖所示，本系統(tǒng)由四個部分組成：主數(shù)據(jù)、費用預算管理、報銷管理、績效評價。
主數(shù)據(jù)部分包括：
交通工具 用于報銷交通費時，設置可供選擇的交通工具。
預算費用名稱 用于設置費用名目，包括差旅費、通信費、工資福利費等。
費用預算管理部分包括：
預算申報 用于各個部門申報本部門的年度預算數(shù)據(jù)，并進行層層審批。
預算調整 用于在預算執(zhí)行過程中對預算進行調整，也需要進行審批。
預算余額 主要用于存儲每個部門當前可用的預算額度，每次借款或者報銷發(fā)生時，該數(shù)據(jù)會更新。
報銷管理部分包括：
借款單 用于員工申請借款，并為每筆借款分配所使用的預算。
差旅費報銷單 用于員工申請報銷包含交通費的費用，并在報銷的同時沖銷此前的借款。
其他費用報銷 用于員工申請報銷不含交通費的其他費用，并在報銷的同時沖銷借款。
收回借款 當報銷金額不足以沖抵借款，員工退回部分現(xiàn)金給財務部門時，可以使用該模板記錄退款，同時沖抵借款并調整相應的預算余額。
3.界面設計
如下圖所示，本系統(tǒng)采用淺綠色底色，灰色框線代表填報區(qū)域，淺黃色底色代表必填字段，白色底色代表可填字段，淺綠色底色代表系統(tǒng)自動填寫，不必手工填報。
對于多級審批模板，在填報區(qū)域下部設置審批區(qū)域，如下圖所示，用橫向的淺藍色背景和白色宋體表示每個審批節(jié)點，用兩個大于號“〉〉”代表單據(jù)的流轉過程。
二、操作說明
1.費用預算申報
本系統(tǒng)的預算以部門為預算單元，采用自下而上的預算編制方法，即由各個部門申報本部門的年度預算，然后由上級部門進行審批。
如下圖所示，用于在申報費用預算時，需填寫本部門名稱和預算年度。本模板中的費用項目字段為系統(tǒng)自動提取，數(shù)據(jù)來源于主數(shù)據(jù)中的“預算費用名稱”模板。用戶可以根據(jù)自己的需要增加新的費用項目，或者刪除某些不需要的費用項目。費用預算的金額需要逐月填寫，即從1月份到12月份，系統(tǒng)將自動計算每個季度的金額以及年度的總金額。
費用預算需經(jīng)過部門經(jīng)理、財務副總和總經(jīng)理三級審批。費用預算審批通過以后，系統(tǒng)將自動創(chuàng)建一份“預算余額表”，用于記錄預算余額。
2.費用預算調整
費用預算調整模板如下圖所示。預算調整一次只能調整一種費用，當某個部門需要調整多種費用的預算時，例如差旅費和通信費，則需要填報多個表單。
調整預算時，用戶需填寫部門名稱、預算年份和費用名稱，然后系統(tǒng)自動提取當前的預算額。用戶可以在“調整后”一欄內填寫修改后的預算金額（如某個月份的預算金額沒有變化則填寫與調整前相同的數(shù)值）。
預算調整地審批過程與預算申報的審批過程相同。在審批通過以后，系統(tǒng)將自動更新相應的預算總額和預算余額。
3．借款
借款時，員工需填寫借款單，然后進行審批。借款單如下圖所示。申請人需要填寫部門名稱、金額、事由等信息。系統(tǒng)會自動為該表單分配一個借款單編號。申請人需牢記此編號，以備事后報銷使用。
借款單的審批過程包括部門經(jīng)理審批、財務副總審批、總經(jīng)理審批、出納付款。在部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié)，部門經(jīng)理可以為該筆借款分配一個預算，屆時系統(tǒng)將自動調整該預算的余額。
出納付款以后，系統(tǒng)將自動調減相應的預算余額。
4．差旅費報銷
差旅費報銷如下圖所示。如果申請人此前有借款，在填寫報銷申請時需填寫借款編號，以沖抵借款。申請人還需要掃描報銷單據(jù)，并在“報銷單據(jù)”字段以附件形式上傳。
在部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié)，如果報銷金額超出了原有借款金額，則部門經(jīng)理可以為超出的部門重新指定預算。
在出納付款或確認環(huán)節(jié)，系統(tǒng)將自動更新借款的銷賬金額和預算的余額（當報銷額超出借款額時）。
注意：如果報銷額比借款額少，則員工需要返還部分借款，此時需使用“收回借款”模板。
5．其他費用報銷
其他費用報銷類似于差旅費報銷，唯一的區(qū)別在于其他費用沒有差旅費明細部分。
6．收回借款
當存在借款返還的情況時，可以使用“收回借款”模板，如下圖。用戶需要輸入借款單編號，系統(tǒng)將自動提取該借款單的信息。然后用戶需要輸入收回借款的金額，保存時系統(tǒng)將自動更新借款單中的銷賬額。
該表單保存后就不可修改，如果有填錯情況，可以填報一個收回借款金額為負數(shù)的表單，沖抵錯誤的表單。
7．績效評估
可以使用下圖所示的模板查詢某個部門的費用預算的完成比例。用戶需要輸入部門名稱和預算年度，系統(tǒng)將自動提取該部門所有費用預算的總額和余額，并計算到目前為止的完成比例。
