勤哲Excel服務(wù)器固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
下載示例模板庫 在線體驗一、系統(tǒng)簡介
1.系統(tǒng)概要
本系統(tǒng)為固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)固定資產(chǎn)的入帳、啟用、借用、維修、封存、報廢、損壞、標(biāo)簽打印等操作，可以以附件形式保存入帳憑證和相關(guān)證據(jù)，可以保存二維碼圖片。
系統(tǒng)分為普通企業(yè)版和高級企業(yè)版兩個版本，高級企業(yè)版的應(yīng)用名稱為AssMan。 后臺數(shù)據(jù)庫采用SQL SERVER 2000版本。
為了強化固定資產(chǎn)的管理，本系統(tǒng)為每個固定資產(chǎn)設(shè)置了采購部門和使用部門屬性，用于區(qū)分固定資產(chǎn)的所有權(quán)、使用權(quán)和管理義務(wù)人。同時，本系統(tǒng)為每個固定資產(chǎn)設(shè)置了物理位置屬性，方便對固定資產(chǎn)的跟蹤管理。
2.功能簡介
如下圖所示，本系統(tǒng)由主數(shù)據(jù)和固定資產(chǎn)管理，兩個部分組成。主數(shù)據(jù)部分存放系統(tǒng)所需要的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，一般由系統(tǒng)管理員進行維護。固定資產(chǎn)管理部分為固定資產(chǎn)管理過程中需要使用的各個模板，一般由用戶直接操作。
主數(shù)據(jù)部分包括：
1、來源類型 表示企業(yè)取得固定資產(chǎn)的來源渠道。
2、位置分類 存放固定資產(chǎn)的位置類型，一般根據(jù)該位置的風(fēng)險程度和特征區(qū)分。
3、物理位置表 存放用戶企業(yè)所有可能存放固定資產(chǎn)的位置名稱，以樹型表示。
4、折舊方法 即企業(yè)可能采用的固定資產(chǎn)折舊方法。
5、資產(chǎn)類別 根據(jù)某個標(biāo)準(zhǔn)對固定資產(chǎn)進行分類，以樹型表示。
6、資產(chǎn)狀態(tài) 表示固定資產(chǎn)狀態(tài)是否良好以及能否使用，包括在用、維修中、封存、已損壞等，每個狀態(tài)的含義如下圖所示。
固定資產(chǎn)管理部分包括：
1、入帳和啟用 用于初始取得固定資產(chǎn)時，對資產(chǎn)進行登記和分配給特定部門。
2、折舊 每月對固定資產(chǎn)計提折舊使用。
3、借用申請 當(dāng)某個固定資產(chǎn)從一個部門轉(zhuǎn)移到另外一個部門使用時，需要按照借用的流程進行審批。
4、維修記錄 當(dāng)固定資產(chǎn)需要送至企業(yè)外某處進行維修或者保養(yǎng)時，需填寫此表。
5、資產(chǎn)損壞 當(dāng)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)損壞時，使用此表來評估損失額，追查原因，追究責(zé)任。
6、丟失 當(dāng)固定資產(chǎn)丟失時使用。
7、報廢 當(dāng)固定資產(chǎn)報廢時使用
8、出入庫 包括出庫和入庫兩個模板，兩者共用一個數(shù)據(jù)表。對于長期閑置的固定資產(chǎn)，可以將其移入倉庫封存起來，待需要使用時再移出。
9、標(biāo)簽打印 打印固定資產(chǎn)標(biāo)簽以及二維碼。
10、資產(chǎn)位置轉(zhuǎn)移 當(dāng)某個資產(chǎn)在同一個使用部門內(nèi)部進行位置轉(zhuǎn)移或者責(zé)任人轉(zhuǎn)移時使用。
3.界面設(shè)計原則
界面設(shè)計采用淺綠色背景，用灰色框線劃分操作區(qū)域，單元格的不同底色代表是否必填。
字段名后面的深灰色中括號“[ ]”內(nèi)為該字段的填報標(biāo)識，具體含義見下表；沒有中括號則代表需手工輸入。單元格底色為淺黃色代表必填，白色代表可選，淺綠色代表數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成，不必填寫。
二、操作說明
1.資產(chǎn)類別的維護
資產(chǎn)類別由類別編號、類別名稱、上級類別編號構(gòu)成，如下圖所示。資產(chǎn)類別根據(jù)類別編號的位數(shù)而自組織成一個樹型，1至4級多代表的編號位數(shù)分別為3、2、2、2，即A06010211中的A06代表1級，01代表2級，02代表3級，11代表4級。因此，當(dāng)新增資產(chǎn)類別時須正確填寫該類別的編號。
資產(chǎn)類別最后組織成如下圖所示的樹型，在填報時可以選擇所需要的類別。
2.物理位置表的維護
物理位置表由位置編號、位置名稱、上級位置編號、類別、備注構(gòu)成，如下圖所示。物理位置表根據(jù)位置編號以及上級位置編號而自組織成一個樹型。因此，當(dāng)新增的資產(chǎn)類別不是根節(jié)點時，須正確填寫該位置的上級位置編號。
物理位置表可以根據(jù)企業(yè)情況自主設(shè)置，設(shè)置的結(jié)果可能類似于下圖所示的樹型。
3.入帳與啟用
企業(yè)初始取得固定資產(chǎn)后，需要首先進行登記，登記完畢以后才能夠分配給相應(yīng)的部門使用。這個過程在本系統(tǒng)中用入帳和啟用流程來控制，流程圖如下圖所示。
入帳和啟用表如下圖所示，在入帳階段用戶需要填寫資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、制造商、原值、使用年限、采購部門、使用部門、折舊方式、資產(chǎn)類別、備注、單價、經(jīng)銷商、二維碼、入賬憑證、取得方式、數(shù)量、資產(chǎn)類別代碼、順序號、責(zé)任人、物理位置，在啟用階段用戶需要填寫啟用日期、狀態(tài)、物理位置、啟用憑證。其中資產(chǎn)編號由兩部分組成，前半部分為資產(chǎn)的順序號，后半部分為資產(chǎn)的類別編號。
注意：本系統(tǒng)中所稱的責(zé)任人是指使用該資產(chǎn)的人，或者對該資產(chǎn)負(fù)有管理義務(wù)的人。
本系統(tǒng)中所稱的采購部門是指資產(chǎn)的所有權(quán)部門，即采購所使用的預(yù)算為該部門預(yù)算。
4.折舊
對固定資產(chǎn)的折舊以及對折舊的審批流程如下圖所示：
用戶可能需要每月對固定資產(chǎn)計提一次折舊，此時可以使用如下圖所示的折舊表。用戶可以通過彈出列表選擇某些固定資產(chǎn)，然后輸入相應(yīng)的本月折舊額。保存之后，需要進行審批。審批通過后，系統(tǒng)將自動更新相應(yīng)資產(chǎn)的累積折舊額。
5．借用
當(dāng)某部門從另外一個部門借用固定資產(chǎn)時，將發(fā)生使用部門、責(zé)任人以及物理位置的變動，此時需要進行審批和數(shù)據(jù)的更新。該流程設(shè)計到資產(chǎn)所有權(quán)部門、當(dāng)前使用部門和借入部門三個方面，因此審批流程如下圖所示。
用戶可以使用下圖所示的固定資產(chǎn)借用申請表完成審批和數(shù)據(jù)更新流程。
6．資產(chǎn)損壞
當(dāng)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)損壞時，企業(yè)需要對損壞程度進行評估，對損壞原因進行調(diào)查，追究相關(guān)人員責(zé)任。具體流程如下圖：
用戶可以使用下圖所示的資產(chǎn)損壞申報表完成申報工作，該申報表經(jīng)審批通過以后，系統(tǒng)自動將該資產(chǎn)的狀態(tài)更新為“已損壞”。
7．維修記錄
固定資產(chǎn)損壞以后，管理人員可以根據(jù)評估結(jié)果決定報廢該資產(chǎn)或者進行維修。如果還有修復(fù)的價值，用戶可以填寫維修記錄表，交相關(guān)人員審批后送至維修地點進行維修。維修流程和維修記錄表如下圖所示。
當(dāng)用戶完成送修操作以后，系統(tǒng)自動將該資產(chǎn)的狀態(tài)更新為“維修中”。當(dāng)維修后返還時，用戶需要選擇維修的結(jié)果，系統(tǒng)按照所選擇的結(jié)果更新資產(chǎn)狀態(tài)。
8．報廢
當(dāng)某個資產(chǎn)需要報廢時，用戶需要首先填寫申請表，待審批以后，系統(tǒng)將更新資產(chǎn)狀態(tài)。流程如下圖所示。
下圖為報廢申請表，用戶需要填寫資產(chǎn)編號、報廢原因、報廢證據(jù)、報廢后存放位置等信息。
