勤哲Excel服務器訂單管理系統(tǒng)
下載示例模板庫 在線體驗1．系統(tǒng)簡介
1.1 總體介紹
本系統(tǒng)為訂單管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)訂單錄入、確認、揀貨、發(fā)貨、出庫、入庫、庫存查詢、訂單查詢等功能。
本系統(tǒng)有普通企業(yè)和高級企業(yè)版兩個版本，高級企業(yè)版的應用名稱為OrderMan。后臺采用SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫，前端可以用IE瀏覽器訪問，也可以用勤哲Excel服務器的客戶端訪問。
本系統(tǒng)中涉及到工作流的部分都設置為由執(zhí)行人指定下步執(zhí)行人。
1.2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
本系統(tǒng)分為主數(shù)據(jù)、訂單管理、庫存管理和查詢統(tǒng)計四個部分。
主數(shù)據(jù)部分主要用于維護庫存、產(chǎn)品、客戶和供應商的基本信息，包括倉庫、貨位表、庫存表、客戶信息表、產(chǎn)品表、產(chǎn)品價格表、訂單狀態(tài)、供應商信息表、供應商報價表等模板。用戶在開始使用系統(tǒng)之前，需要將主數(shù)據(jù)錄入或者導入系統(tǒng)。
訂單管理部分主要用于實現(xiàn)銷售訂單從錄入到發(fā)貨的處理過程，以及采購訂單的審批流程。
庫存管理部分用于實現(xiàn)出庫、入庫、盤庫、庫存預警的基本操作，包括產(chǎn)品出庫、產(chǎn)品入庫、庫存盤點記錄和庫存預警四個模板。
1.3 界面設計原則
如下圖所示，界面設計采用淺綠色背景，用灰色框線劃分操作區(qū)域，字段名后面的標識表示數(shù)據(jù)的填報方式，單元格的不同底色代表是否必填。
字段名后面的中括號“[ ]”代表該字段為下拉列表輸入或者彈出列表輸入；沒有中括號則代表需手工輸入。單元格底色為淺黃色代表必填，白色代表可選，淺綠色代表數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成，不必填寫。
2．操作說明
2.1 貨位表的維護
貨位表是所有可用貨位的列表。貨位是倉庫中存放貨物的某個固定的空間，每個貨位在系統(tǒng)中都有其唯一的貨位號。系統(tǒng)要求貨物在存入倉庫之前必須為其分配特定的貨位。貨位號為本表的主鍵。
新建貨位時，用戶可在“我的工作臺”點擊新建“貨位表”，將打開如下圖所示的表單。用戶需要通過下拉列表選擇“倉庫”（如W01），然后在“貨位”處輸入本貨位的代碼（如2001），系統(tǒng)會自動將倉庫號和貨位代碼組合成唯一的“貨位號”（如W01-2001）。輸入完畢后，點擊“保存”，該貨位即新建成功。
注意：貨位一旦開始使用，其編號不能隨意更改。
2.2 產(chǎn)品表的維護
產(chǎn)品表用于存放用戶所在單位要銷售的所有產(chǎn)品的基礎信息，包括產(chǎn)品編號、名稱、描述、計量單位，以及觸發(fā)預警的最低庫存。產(chǎn)品編號為本表的主鍵。
用戶可在“我的工作臺”點擊新建“產(chǎn)品表”來增加新產(chǎn)品，如下圖所示。用戶需要為每個產(chǎn)品指定唯一的產(chǎn)品編號（如果該編號不唯一，保存時將出現(xiàn)錯誤），然后輸入產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品描述、單位、預警庫存。
注意：產(chǎn)品一旦建立，其編號不得隨意更改。
2.3 庫存表的維護
庫存表用于記錄當前倉庫中每個貨位上所存放的產(chǎn)品的總數(shù)量、已預定數(shù)量、可用數(shù)量。貨位號和產(chǎn)品編號的組合構(gòu)成本表的主鍵。
用戶可以在“我的工作臺”點擊新建“庫存表”來錄入初始庫存，如下圖所示。倉庫、貨位號和產(chǎn)品編號為列表輸入，要求事先已經(jīng)錄入或者導入貨位表和產(chǎn)品表。
庫存表中有三個數(shù)量：總數(shù)量、可用數(shù)量和預定數(shù)量?？倲?shù)量是指該產(chǎn)品的當前庫存總數(shù)。預定數(shù)量是指該庫存尚未出庫，但是已經(jīng)確定分配給某個訂單的數(shù)量，待此訂單發(fā)貨時，預定數(shù)量將減少?？捎脭?shù)量是指總數(shù)量減去預定數(shù)量，該數(shù)量為可供銷售的數(shù)量，也可供后續(xù)的訂單預定。
2.4 產(chǎn)品價格維護
用戶通過產(chǎn)品價格表維護產(chǎn)品價格。因為產(chǎn)品價格是敏感而關(guān)鍵的數(shù)據(jù)，每次產(chǎn)品價格的調(diào)整和增加都需要經(jīng)過審批，審批流程如下圖。
對于某些企業(yè)來說，產(chǎn)品價格需要隨著市場競爭狀況和銷售活動的開展而不斷調(diào)整。本系統(tǒng)為每個產(chǎn)品價格設置了折扣和生效日期，以方便價格的調(diào)整。用戶可以把未來的某一天設置為價格的生效日期，當?shù)竭_該日期時系統(tǒng)將自動放棄上一個有效價格，而采用最新的價格。折扣是一個從0到1的小數(shù)，實際銷售價格=單價*折扣。
當新增產(chǎn)品價格時，用戶可在“我的工作臺”點擊新建“產(chǎn)品價格表”，填寫價格申請表，如下圖所示。用戶選擇產(chǎn)品編號后，本表下方會顯示該產(chǎn)品所有的歷史價格信息。用戶保存該表單后，該表單將流轉(zhuǎn)至下一個審批人進行審批。審批的結(jié)果是“批準”或者“退回”，只有批準的價格才能夠被系統(tǒng)采用。
2.5 客戶信息維護
客戶是指購買產(chǎn)品的企業(yè)或者個人。每個客戶都有其基本信息、賬單信息、收貨信息和信用額度。每個客戶具有唯一的客戶編號，該編號在創(chuàng)建客戶時由系統(tǒng)自動生成。
用戶可以在“我的工作臺”點擊新建“客戶信息表”來添加新的客戶，如下圖所示。用戶需要填寫基本信息、賬單信息、收貨信息和信用額度。賬單信息是指寄送賬單和發(fā)票的信息，其中包括發(fā)票抬頭；收貨信息是指貨物派送信息；信用額度是指當該客戶允許賒購時能夠訂購貨物的最大金額，如果不存在賒購的情況或者該客戶可以無限賒購，則不必填寫。賬單信息和收貨信息會顯示在客戶所下的訂單上。
2.6、供應商信息維護
如果用戶是貿(mào)易類企業(yè)，有較多的供應商需要進行管理，可以使用供應商信息表。供應商信息表如下圖所示，編號由系統(tǒng)自動生成，基本信息部分需要用戶手工輸入或者導入。
2.7 供應商報價表
用戶可能希望將供應商的報價集中存儲，需要的時候再進行查詢。用戶可以使用供應商報價表來管理這些報價，如下圖所示。該表單需要首先填報供應商編號，然后錄入該供應商所提供的報價，每個報價都有其狀態(tài)（有效 / 失效）。
2.8 訂單處理
本系統(tǒng)中，一個完整的訂單處理過程包括創(chuàng)建訂單、訂單確認、揀貨、發(fā)貨四個步驟。其中前兩個步驟在“銷售訂單表”模板中實現(xiàn)，后兩個步驟通過“揀貨單”模板實現(xiàn)，具體流程圖如下圖所示。
2.8.1 創(chuàng)建訂單
用戶可以通過新建“銷售訂單表”來錄入新訂單，如下圖所示。一個完整的銷售訂單包括訂單編號（主鍵）、訂單日期、客戶信息、收貨信息、賬單信息、備注、訂單狀態(tài)，以及訂單明細。
創(chuàng)建訂單時，訂單編號和訂單日期將按照訂單編號規(guī)則自動生成。用戶可以在彈出列表中選擇需要的客戶編號，該編號對應的客戶信息、收貨信息、賬單信息將自動填充到表單中。
訂單明細中的產(chǎn)品編號通過彈出列表選擇，用戶需手工輸入訂購數(shù)量，系統(tǒng)將自動計算總價和折扣。當訂購數(shù)量超出當前可用庫存，或者訂購金額超出可用額度時，系統(tǒng)將分別提示如下。
在創(chuàng)建訂單階段，訂單狀態(tài)將自動顯示為“已創(chuàng)建”。待進入流程的后續(xù)階段后，訂單狀態(tài)將隨之改變。在訂單創(chuàng)建以后，該客戶的可用信用額度將自動減少。
2.8.2 訂單確認
訂單創(chuàng)建完畢后，將自動進入訂單確認階段。在訂單確認階段，用戶需檢查訂單中所記載的信息，然后將訂單狀態(tài)設置為“確認”或者“取消”。系統(tǒng)默認狀態(tài)為“確認”。
如果訂單狀態(tài)設置為“取消”，流程將終止，系統(tǒng)在終止前將客戶的可用信用額度調(diào)增至原來的水平。
如果訂單狀態(tài)設置為“確認”，系統(tǒng)將自動為該訂單創(chuàng)建揀貨單，并進入揀貨階段。
2.8.3 倉庫揀貨
倉庫使用揀貨單作為揀貨和發(fā)貨的依據(jù)。揀貨單包括訂單號碼、客戶編號，該訂單訂購產(chǎn)品所在的貨位號，以及對應貨位的可用庫存。當某一種產(chǎn)品需要在多個貨位揀貨時，用戶可以采納系統(tǒng)自動計算的揀貨數(shù)量，也可以自己調(diào)整揀貨數(shù)量。如下圖所示，該訂單訂購210個充電器，需要從兩個貨位揀貨才能滿足數(shù)量要求，系統(tǒng)自動計算的結(jié)果為分別揀貨202個和8個，用戶也可以自己調(diào)整揀貨數(shù)量。
用戶確定揀貨數(shù)量并保存后，系統(tǒng)將自動按照揀貨數(shù)量預定庫存，即在庫存表中調(diào)增預定數(shù)量，并調(diào)減可用庫存數(shù)量。
2.8.4 倉庫發(fā)貨
揀貨完畢后即進入發(fā)貨階段。用戶在確認數(shù)量無誤后，在發(fā)貨字段選擇“是”，然后保存。系統(tǒng)將自動創(chuàng)建出庫記錄，如下圖所示，用戶確認無誤后保存即可。
注意：揀貨單一旦發(fā)貨，該揀貨單將鎖定，不允許再修改或者刪除。
2.9 順豐運單打印
順豐運單打印是一個方便用戶打印運單的工具。該表單如下圖所示，用戶可以在右上角的淺黃色單元格處，選擇某個客戶的編號，系統(tǒng)將自動提取該客戶的收貨信息，并填入左側(cè)的打印區(qū)域中。用戶可以用針式打印機打印到順豐快遞的運單上。
用戶可以保存該表單，以備以后使用。
2.10 開發(fā)票和收款
發(fā)票開票記錄，如下圖所示，是供財務部門為客戶開具發(fā)票時使用的，也可用于收款時核對金額。發(fā)票開票記錄以發(fā)票號碼作為主鍵，每個發(fā)票都有其對應的金額、客戶編號和訂單號碼。
收款記錄，如下圖所示，用于確認客戶付款金額和日期，以及更新客戶的可用信用額度，其中客戶編號、收款金額和收款日期為必填項。每個收款記錄保存時，系統(tǒng)都會自動更新改客戶的可用額度（增加可用額度）。
2.11 采購訂單審批
采購訂單的審批流程通過“采購訂單表”實現(xiàn)，具體流程如下圖。審批人如同意該申請則報請財務備案，如不同意則通知采購申請人。
采購訂單由采購申請人填寫，訂單編號和訂單日期將自動生成，訂單明細中的產(chǎn)品編號、數(shù)量、單價為必填項。如有必要，申請人可以在采購合同文本處上傳采購合同文件。
采購審批人進行審批時需在審批意見處選擇“同意”或者“不同意”。
2.12 產(chǎn)品出庫
產(chǎn)品出庫表除了用于記錄銷售訂單銷售的貨物出庫外，還可以用于庫存盤虧時調(diào)整庫存。如下圖所示，出庫單由出庫序號、訂單號碼（通過訂單售出時填寫）、日期和出庫明細組成。用戶可以在出庫類別字段通過下拉列表選擇“售出”或者“盤虧”。
填報保存出庫單時，系統(tǒng)將自動更新庫存表中的庫存，即調(diào)減庫存總數(shù)和預定庫存數(shù)。
2.13產(chǎn)品入庫
倉庫可能通過四種途徑來增加庫存，包括生產(chǎn)、采購、退貨、盤盈。當發(fā)生庫存增加時，可以通過產(chǎn)品入庫表，如下圖所示，來記錄和調(diào)增庫存。
保存產(chǎn)品入庫表時，系統(tǒng)將自動調(diào)增庫存表中的庫存總數(shù)和可用庫存數(shù)。
2.14 庫存盤點
用戶可以使用庫存盤點記錄表生成盤點單，并且在盤點完畢以后記錄盤點結(jié)果。
如下圖所示，用戶可以通過查詢條件（需手動應用表間公式）查詢出某個倉庫或者某類產(chǎn)品的庫存數(shù)，然后打印成盤點單進行盤點。當需要盲盤時，可以將該表格復制到另外一個EXCEL文件中，刪除總數(shù)量列，然后打印盤點單。
盤點結(jié)束后可以將盤點結(jié)果錄入到該表中，作為存檔。
2.15 庫存預警
庫存預警表的作用是查詢每種產(chǎn)品的當前庫存，并與產(chǎn)品的預警庫存進行比較，如果當前庫存達到預警庫存水平，即在待辦事宜中通知管理員。該預警每天中午12點執(zhí)行一次，用戶可以在定時任務中修改執(zhí)行時間和執(zhí)行頻率。
2.16 庫存查詢
庫存查詢表為純模板，不保存數(shù)據(jù)。用戶可以使用該模板，根據(jù)倉庫、貨位號、產(chǎn)品編號、名稱、描述查詢當前庫存，支持模糊查詢。
2.17 訂單查詢
訂單查詢表為純查詢模板，不保存數(shù)據(jù)。用戶可以使用該模板，依據(jù)訂單日期和客戶編號查詢訂單記錄。在查詢結(jié)果中點擊訂單編號鏈接可以查看該訂單的詳情。
