勤哲excel服務(wù)器示例之財務(wù)進銷存系統(tǒng)
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基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：
（1）基礎(chǔ)信息：
【商品信息】
錄入一張【商品信息】表，這里對幾點進行說明：
輸入“商品全名”后，“拼音碼”是自動生成的；
“商品編號”是系統(tǒng)自動生成的，具體需要何種樣式，都可以根據(jù)實際需要在“管理控制臺”中更改。（本系統(tǒng)用到的表單中，如果有“編號”，都是通過系統(tǒng)自動生成的，十分便捷）。
“單位關(guān)系”是指基本單位和輔助單位間的換算比例，數(shù)量關(guān)系是
基本單位量=單位關(guān)系*輔助單位量；
比如，某商品基本單位是個，輔助單位是件，單位關(guān)系是20，則有(1件)*(20個/件)=(20個)。
【倉庫信息】：
倉庫不僅可以代表一個具體的倉庫，也可以是一個門市部或是分公司，這都根據(jù)實際的管理需要來決定。
在“我的工作臺”中新建一個【倉庫信息】，可以看到，sheet1上是倉庫信息，sheet2上是該倉庫中的商品信息。
【單位信息】
對于“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)”里需要的信息，在【單位信息】里都可以體現(xiàn)出來。
期初應(yīng)收應(yīng)付金額欄，你可以錄入應(yīng)收或應(yīng)付的期初余額。
在“收款期限”欄輸入相應(yīng)的天數(shù)，則與這個往來單位相關(guān)的銷售單收款期限自動地連接，方便你的操作，便于你對不同的往來單位根據(jù)合作關(guān)系設(shè)置不同的收款期限，輔助控制欠款壞帳問題。該設(shè)置與銷售單中“收款日期”匹配使用。
應(yīng)收應(yīng)付款上限,即往來單位信用額度，往來單位能夠欠款的最大限度，設(shè)置此額度后，開銷售單時將會有一些提示。
（2）財務(wù)信息：
【費用類型】和【收入類型】
錄入收入和費用類型后，做業(yè)務(wù)單據(jù)的時候可以直接選擇，方便快捷。
【固定資產(chǎn)信息】
建立固定資產(chǎn)項目，方便進行固定資產(chǎn)的購買、折舊、變賣等管理。
【銀行賬戶】：
錄入銀行賬戶信息后，在做業(yè)務(wù)單據(jù)的時候可以通過下拉選項來選擇付款賬戶和收款賬戶。
業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)：
（1）進貨業(yè)務(wù)：
【進貨單】可以直接通過列表選擇商品，也可以調(diào)出與供應(yīng)商相對應(yīng)的【進貨訂單】的信息。
操作：在我的工作臺中，新建一張【進貨單】
選擇了“供貨單位”后，在黃色區(qū)域可以選擇與該供貨單位相對應(yīng)并且還沒有進貨的訂單編號，一次可以選擇多個訂單編號，在下面的明細表部分會把這些進貨訂單的信息列出來。也可以手動在明細表中通過列表選擇需要進貨的商品。
“票據(jù)類型”字段有兩種方式可供選擇：收據(jù)和稅票。如果選擇了“稅票”，那么還需要填寫右面的綠色字段對應(yīng)的內(nèi)容。
“付款賬戶”可以是現(xiàn)金也可以選擇銀行賬戶，如果選擇了“收款賬戶”，并錄入了金額，則表示貨款兩清，不需要再錄入收款單，如果沒有錄入金額，就會產(chǎn)生一個【付款單】待辦事宜。
（2）銷售業(yè)務(wù)：
【銷售訂單】可以幫助用戶對訂單進行管理，查詢出某客戶的銷售訂貨情況。
錄入【銷售單】時，可以通過手工輸入，也可以調(diào)用未完成的【銷售訂單】。操作方法如【進貨單】的錄入。
【收款單】的發(fā)生類似于【付款單】的發(fā)生過程。具體過程參照『進貨業(yè)務(wù)』
庫存報警功能：
在填寫【進貨單】和【銷售單】時，對于商品數(shù)量的輸入會有一定的限制，必須要保證當(dāng)前庫存大于庫存下限，并且小于庫存上限，這樣的數(shù)據(jù)才算有效，否則系統(tǒng)會給出庫存報警的提示。
（3）庫存業(yè)務(wù)：
【同價調(diào)撥單】就是指將商品從一個庫存轉(zhuǎn)移到另一個庫存的過程?！就瑑r調(diào)撥單】不產(chǎn)生調(diào)撥費用或調(diào)撥費用不計入商品成本。因此【同價調(diào)撥單】不會影響總的帳務(wù)數(shù)據(jù)的變化。
【變價調(diào)撥單】是指調(diào)撥過程中產(chǎn)生了費用。變價調(diào)撥商品的數(shù)量不發(fā)生變化，但所屬的倉庫有可能發(fā)生變化，庫存商品的成本發(fā)生變化。
【商品拆裝單】的應(yīng)用情況是：進貨時是組件、配件、原料等，銷售時是成套銷售的，或者進貨時是成批、成箱的批量進貨，但銷售時卻是單個賣出的。
例如：用“清華紫光鼠標(biāo)”、“清華紫光鍵盤”等配件組裝成一個成套的商品：清華紫光套裝，這時就需要運用商品拆裝單進行處理。
填寫完該單據(jù)并保存。單據(jù)過賬后，“清華紫光鼠標(biāo)”、“清華紫光鍵盤”的庫存各減少5個，“清華紫光套裝”庫存增加5套。
【商品拆裝單】的入庫金額與出庫金額可以一樣也可以不一樣，不一樣時產(chǎn)生的差價系統(tǒng)自動記入“收入類”的“商品拆裝差價”，可以在“經(jīng)營情況表”里查看。
【成本調(diào)價單】是用于對庫存商品進行成本調(diào)整。對于調(diào)整后庫存成本的變化金額，系統(tǒng)自動放入到收入類的“成本調(diào)價收入”項目下，可以在【經(jīng)營情況表】里查看。
商品調(diào)價是按照各倉庫來完成的，即一張調(diào)價單只對該倉庫有效，該商品在其他倉庫上仍按照原成本價。調(diào)整的是商品的庫存成本，不是商品的銷售價或進價。
在庫存管理中，由于種種原因，可能導(dǎo)致庫存數(shù)量與賬面數(shù)量不符。為了避免帳實不符的現(xiàn)象出現(xiàn)，就要進行存貨清查，從而查明原因并調(diào)整賬面數(shù)量，此時就需要用到【商品報損單】和【商品報溢單】。
當(dāng)實際的商品數(shù)量小于賬面數(shù)量，用【商品報損單】，產(chǎn)生的損失系統(tǒng)自動記入到支出類的“商品報損”項目下，可以在【經(jīng)營情況表】里查看。
當(dāng)實際的商品數(shù)量大于賬面數(shù)量，用【商品報溢單】，產(chǎn)生的收益系統(tǒng)自動記入到收入類的“商品報溢”項目下，可以在【經(jīng)營情況表】里查看。
當(dāng)企業(yè)贈送商品或其它非銷售類調(diào)撥報損原因致使商品出庫時，需要用到【其他出庫單】。
當(dāng)企業(yè)獲得別人贈送的商品或其它非采購調(diào)撥報溢原因入庫時，需要用到【其他入庫單】。
（4）零售業(yè)務(wù)：
對于零售業(yè)務(wù)，往往需要更加快速的處理，可能需要使用POS設(shè)備。這塊業(yè)務(wù)，本系統(tǒng)沒有做詳細設(shè)計，只是把用到的表樣都畫好了，如果有實際需要可以自行補充。
（5）借欠業(yè)務(wù)：
商品借進、借出業(yè)務(wù)由庫管人員管理。
錄入一張【借進單】，保存后，對商品庫存的影響為：庫存數(shù)量和金額增加。相應(yīng)的，錄入一張【借進還出單】，保存后對商品庫存的影響為：庫存數(shù)量和金額相應(yīng)減少。
錄入一張【借轉(zhuǎn)進貨單】，保存后，商品的庫存總量不變。
（6）代銷業(yè)務(wù)：
與零售業(yè)務(wù)類似，對于代銷業(yè)務(wù)，本系統(tǒng)沒有做詳細設(shè)計，只是把用到的表樣都畫好了，如果有實際需要可以自行補充。
（7）財務(wù)業(yè)務(wù)：
【會計憑證】即記賬憑證，都需要錄入借貸方科目及借貸方發(fā)生額，且借貸發(fā)生額必須相等，否則不予過賬。
“明細科目”是通過樹型結(jié)果選擇得出的。注意，選擇好“總賬科目”后，“明細科目”彈出的樹型不是所有的會計明細科目，而是彈出在“此總賬科目”之下的“明細科目”，這樣大大提高了尋找明細科目的效率。。
【提現(xiàn)存現(xiàn)轉(zhuǎn)賬】
提現(xiàn)：即從銀行提取現(xiàn)金；
存現(xiàn)：即將現(xiàn)金存入銀行；
轉(zhuǎn)賬：本系統(tǒng)的轉(zhuǎn)賬是指從一個銀行存款賬戶轉(zhuǎn)入到另一個銀行存款賬戶。
若是提現(xiàn)業(yè)務(wù)，賬戶名稱選擇現(xiàn)金，付款賬戶選擇相應(yīng)的銀行賬戶；
若是存現(xiàn)業(yè)務(wù)，賬戶名稱選擇相應(yīng)的銀行賬戶，付款賬戶選擇現(xiàn)金；
若是轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，賬戶名稱選擇轉(zhuǎn)入的銀行賬戶，付款賬戶選擇轉(zhuǎn)出的銀行賬戶。
注意：收支必須平衡單據(jù)才能保存。
【一般費用單】和【現(xiàn)金費用單】的區(qū)別在于，【一般費用單】需要錄入收費單位，而【現(xiàn)金費用單】只需錄入費用項目，表示用現(xiàn)金支付此筆費用。因此，如果想反映此筆費用的往來，選用【一般費用單】，如果與往來單位無關(guān)，直接用現(xiàn)金支付，就用【現(xiàn)金費用單】。
【其他收入單】和【一般費用單】相對應(yīng)，主要是處理一些銷售收入以外的收入，像利息收入、調(diào)帳收入等?！酒渌杖雴巍康匿浫敕椒ê汀疽话阗M用單】相似。
固定資產(chǎn)管理：在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中建立固定資產(chǎn)項目，方便進行固定資產(chǎn)的購置、變賣和折舊等管理。
【固定資產(chǎn)購置】
這里要注意的是，如果“實付金額”沒有填寫，那么就會增加該供貨單位的應(yīng)付賬款。也就是說【固定資產(chǎn)購置】與【調(diào)帳：應(yīng)付款增加】之間有一個任務(wù)流轉(zhuǎn)。
【固定資產(chǎn)折舊】：填寫好一張固定資產(chǎn)折舊單，保存后，會產(chǎn)生一張【一般費用單】。
【固定資產(chǎn)變賣】：與【固定資產(chǎn)購置】類似，如果“實收金額”沒有填寫，那么就會增加該收貨單位的應(yīng)收帳款。也就是說【固定資產(chǎn)變賣】與【調(diào)帳：應(yīng)收款增加】之間有一個任務(wù)流轉(zhuǎn)。
數(shù)據(jù)查詢：
（1）銷售查詢：
【暢銷商品表】
在查詢暢銷商品時，首先要對“銷售比例大于多少的商品為暢銷產(chǎn)品”進行設(shè)置。
選擇好查詢時間和倉庫后，該倉庫中發(fā)生過銷售的產(chǎn)品信息就會列出，并且紅色行為暢銷產(chǎn)品信息。
對于銷售基數(shù)，我們設(shè)置該倉庫的上期庫存為銷售基數(shù)。實際操作中，如果這樣設(shè)置銷售基數(shù)不符合業(yè)務(wù)要求，可以在表間公式中對銷售基數(shù)的值進行重新定義。
【滯銷商品表】的操作過程與【暢銷商品表】類似，紅色行為滯銷產(chǎn)品信息。
【商品銷售統(tǒng)計】可以統(tǒng)計出某段時間內(nèi)的銷售情況，可以選擇的篩選條件有“往來單位”、“倉庫”、“商品”等。
（2）財務(wù)查詢
【經(jīng)營情況明細賬本】：根據(jù)篩選條件顯示相關(guān)會計科目在每一筆業(yè)務(wù)中的增加和減少情況。
（3）進貨查詢
【單位進貨統(tǒng)計】：可以統(tǒng)計出單位進貨數(shù)量、進貨均價、進貨金額、稅額、進貨次數(shù)等。對于篩選條件，日期是必須選擇的，其他篩選條件，如果不選，系統(tǒng)自動顯示全部。
【進貨單統(tǒng)計】：可以統(tǒng)計出不同產(chǎn)品在一段時間內(nèi)的進貨情況。
【商品進貨統(tǒng)計】：與【單位進貨統(tǒng)計】內(nèi)容相似，單位進貨統(tǒng)計是按照往來單位來顯示進貨數(shù)據(jù)的，而【商品進貨統(tǒng)計】是按照商品來顯示進貨數(shù)據(jù)的。
【進貨退貨單統(tǒng)計】：可以查詢一段時間內(nèi)的退貨情況。
（4）庫存查詢
【庫存狀況分布】反映了商品在各倉庫的數(shù)量和金額的分布情況。
大家注意，在設(shè)計該模板時，定義的是一個交叉表。
（5）綜合查詢
【價格折扣跟蹤】
通過價格折扣跟蹤，我們可以查詢出某單位某種商品最近一次的折前售價或折前進價或最近折扣等。
（6）往來查詢
【單位應(yīng)收應(yīng)付】
單位應(yīng)收應(yīng)付，明確告訴我們，那些單位還差我們多少錢，同時也告訴我們，我們還差哪些單位多少錢，從而提醒我們即時處理好應(yīng)收應(yīng)付，做好各種準備。
如果我們沒有選擇“往來單位”和“地區(qū)”的查詢條件，那么就會顯示所有單位和所有地區(qū)的應(yīng)收應(yīng)付明細；如果選擇了查詢條件，則按照查詢條件來顯示。
注意事項：
（1） 在數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計部分，用戶可以運用excel自身的插入圖表，讓界面更清晰。
（2） 大多數(shù)報表里面有拼音碼，拼音碼的不是手動輸入的，通過Excel服務(wù)器中自帶的函數(shù)ESF_pinyin（）生成的。
（3） 對于數(shù)據(jù)規(guī)范的使用，像具體用下拉方便，還是用列表或樹型方便，還是用表間公式方便，用戶完全可以根據(jù)自己的習(xí)慣來設(shè)定，本系統(tǒng)中運用的各種方法并不是唯一的實現(xiàn)手段。
（4） 通過表間公式得出的結(jié)果都是可以排序的。
