勤哲Excel服務(wù)器做銷售業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

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作者:青海油田孟軍
青海油田公司格爾木煉油廠銷售業(yè)務(wù)承擔(dān)著青海油田原油、成品油、液化石油氣、重油、甲醇、聚丙烯等產(chǎn)品的銷售任務(wù)。過去該廠處理公路銷售、鐵路運輸、銷售結(jié)算等業(yè)務(wù)工作的流程主要通過Excel表單逐級手工流轉(zhuǎn)完成，每一步都是環(huán)環(huán)相扣的，參與人員填寫數(shù)據(jù)、審查、簽字確認(rèn)，當(dāng)一個處理者完成了他對應(yīng)的部分后另外的處理者才能接著處理，而所有這些都需要手工傳遞到對應(yīng)的下一個處理者手中。不僅不方便而且還可能出現(xiàn)表單丟失或時間延誤等情況。事后，處理結(jié)果僅僅是以文檔方式歸檔，不利于迅速查詢、自動統(tǒng)計生成報表，并且管理人員也不能很好地跟蹤業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行。為了更好地對該廠銷售業(yè)務(wù)全過程進(jìn)行管理，增強業(yè)務(wù)過程監(jiān)控與透明，提高工作效率，更方便快捷地服務(wù)于客戶，使管理水平上一個新的臺階 。青海油田格爾木煉油廠銷售管理與業(yè)務(wù)人員選用勤哲EXCEL服務(wù)器軟件。依靠自身力量，經(jīng)過業(yè)務(wù)人員幾個月的精細(xì)設(shè)計，涵蓋該廠銷售業(yè)務(wù)全過程的“銷售運營管理系統(tǒng)”得以在全廠各業(yè)務(wù)部門試運行。
銷售運營管理系統(tǒng)自開始投入試運行以來，給該廠鐵路裝運、銷售結(jié)算業(yè)務(wù)提供了極大的方便。具體表現(xiàn)在以下方面：
（1）提高了工作效率，縮短了銷售運營各環(huán)節(jié)工作用時。銷售運營管理系統(tǒng)投用以來，從推車裝車到流向分配到最后結(jié)算的全過程時間由過去最快的5－7天縮短至現(xiàn)在的3天。且各環(huán)節(jié)受控，并能查找到出錯環(huán)節(jié)，為及時糾錯爭取時間。

（2）規(guī)范了客戶信息管理。安排運行計劃時對不良信譽客戶自動屏蔽。

（3）實現(xiàn)生產(chǎn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程填報以及生產(chǎn)管理的遠(yuǎn)程監(jiān)控。

（4）對每筆運費情況做到明細(xì)管理，實現(xiàn)運費差額月月清零，徹底解決了運費資金管理的瓶頸，保證了公司資金安全。

（5）減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，避免數(shù)據(jù)錯誤，減輕錄入工作量。
（6）提高了銷售運營各環(huán)節(jié)工作效率，合理分配工作量，減少重復(fù)工作。
（7）實現(xiàn)每月銷售運行計劃的自動對帳。過去需要將相關(guān)部門召集一起，由各部門提供信息，然后匯總，最后與計劃對比進(jìn)行對帳?，F(xiàn)通過系統(tǒng)，各類相關(guān)數(shù)據(jù)自動生成，隨時進(jìn)行對帳，整個過程只需短短幾秒鐘。大大節(jié)約了時間，且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

（8）自動生成各類統(tǒng)計報表，方便實時查詢。如銷售量情況、產(chǎn)品庫存情況、價格情況等等。
（9）運行計劃，系統(tǒng)提供了自動查看當(dāng)前客戶余額的功能，對余額不足的單位自動屏蔽，防止誤排計劃。勿需像以前先從財務(wù)部門查詢客戶余額，再填報銷售計劃運行單。

（10）各類結(jié)算憑證勿需像以前手工填表式的結(jié)算，由系統(tǒng)直接生成。

（11）各鐵路到站運費的自動查詢。有時，相關(guān)部門需要了解掌握產(chǎn)品發(fā)往全國各個到站的運費情況，通過系統(tǒng)可隨時查詢到運費情況中。

（12）系統(tǒng)增設(shè)了許多錯誤提示功能（信息），防止操作人員疏忽大意造成錄入數(shù)據(jù)錯誤。
（13）客戶資金余額實時查詢。過去銷售人員要向財務(wù)部門詢問客戶在公司帳戶中的余額，確定是否足以支付下次的費用，費時費力，通過銷售運營系統(tǒng)，銷售人員隨時可以在系統(tǒng)中自行查詢客戶余額，方便且省時。

下面是青海油田格爾木煉油廠銷售運營管理系統(tǒng)的功能界面概覽。