淺談勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)在鴻興食品的應(yīng)用
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東莞市鴻興食品有限公司，成立于一九九六年，占地面積達兩萬多平方米，位于穗港經(jīng)濟走廊的中樞，毗鄰松山湖高新科技產(chǎn)業(yè)園，是一家專業(yè)生產(chǎn)沙拉醬、豆制品、櫻桃類、發(fā)酵糠、番茄類、果醬類、花生醬、風味醬、奶制品及各種餐飲、烘焙調(diào)味品的現(xiàn)代化民營科技企業(yè)。
公司建立了完善的管理體系，通過了HACCP食品安全管理體系和ISO9001質(zhì)量管理體系雙體系認證，是國家標準化良好行為（GSP）AAAA級企業(yè)，是經(jīng)CIQ備案的具有國家出口食品資質(zhì)企業(yè)，是北京2008年奧運會指定的食品供應(yīng)商。2008年，“百利”紅腰豆榮獲“廣東省名牌產(chǎn)品”榮譽稱號；2012年，“百利”商標被授予“廣東省著名商標”榮譽稱號。公司注重“誠信經(jīng)營”理念，始終把誠信建設(shè)貫徹于整個工作中，堅持“靠優(yōu)質(zhì)品牌樹形象”，公司多年來被東莞市工商局評為守合同重信用企業(yè)。
一、 結(jié)緣勤哲ES
1. 本人在鴻興食品從事管理會計工作，由于工作需要，經(jīng)常與大量數(shù)據(jù)打交道，也接觸過一些數(shù)據(jù)管理軟件。在日常工作中，主要用到的數(shù)據(jù)管理工具有以下三個：
1) ERP系統(tǒng)：REP軟件是一個集成的模塊化的系統(tǒng)平臺，主要解決企業(yè)運營中的大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，比如財務(wù)管理中的各種憑證、賬表，供應(yīng)鏈管理中的各種業(yè)務(wù)表單和分析報表等。ERP的優(yōu)勢是能在通用的業(yè)務(wù)模式下對大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行標準化的收集和處理；缺點則是模塊功能相對固化，難以經(jīng)濟便捷地滿足個性化的數(shù)據(jù)需求。
2) OA系統(tǒng)：OA系統(tǒng)重點解決的是無紙化辦公的問題，即在工作中盡可能用電子信息取代原始的紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息，其作用主要在于改變了傳遞信息的媒介，而非對數(shù)據(jù)信息的加工和處理。OA可以讓日常工作中的流程傳遞、信息溝通變得很簡便，但在面對海量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)方面一般的OA系統(tǒng)是乏力的。
3) ERP和OA是目前公司應(yīng)用面比較寬的數(shù)據(jù)管理工具，除此之外，公司偶爾也會引入有一些為實現(xiàn)特定功能專門定制開發(fā)的軟件系統(tǒng)；
4) 除開以上的集成化數(shù)據(jù)管理工具外，日常工作中自然也離不開萬能工具——EXCEL！EXCEL的強大功能及親和的界面使它在數(shù)據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域幾乎無處不在。然而，EXCEL雖然功能強大，也幾乎人人都會用，但在處理和存儲大量數(shù)據(jù)時，一般的EXCEL文件的穩(wěn)定性和系統(tǒng)性是一個難以克服的問題。
2. 鴻興也比較早地引入了用友U8和通達OA等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，而在這些數(shù)據(jù)系統(tǒng)之外，還有大量個性化的數(shù)據(jù)信息以較為零散的非系統(tǒng)的方式運行著。比如各部門編制的各種Excel表單和Word文檔。隨著公司的發(fā)展，這種傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理方式已經(jīng)無法滿足公司進一步發(fā)展的需求，在某些工作領(lǐng)域，數(shù)據(jù)管理的滯后直接制約實際工作的提升。在這個背景下，公司從2014年開始選型，最終選擇了勤哲Excel服務(wù)器。
二、 ES在鴻興的重點應(yīng)用簡述
1. 銷售分析模塊：鴻興公司是一家以生產(chǎn)和銷售調(diào)味品為主業(yè)的企業(yè)，銷售渠道以流通為主，營銷網(wǎng)絡(luò)遍及全國各地，每年的銷售數(shù)據(jù)達幾十萬條之多。公司非常注重對于銷售數(shù)據(jù)的分析和挖掘，定期對銷售數(shù)據(jù)進行分區(qū)域、渠道、品類、客戶等多維度分析。在引入ES系統(tǒng)之前，銷售數(shù)據(jù)分析工作主要由銷售數(shù)據(jù)員將ERP的銷售數(shù)據(jù)輸出為EXCEL文件，然后進行一系列數(shù)據(jù)處理和加工，最后得到領(lǐng)導(dǎo)需要的報表。由于報表體系較為龐大，每個月的銷售數(shù)據(jù)分析通常需要一周左右才能完成。并且，隨著公司的不斷發(fā)展以及市場行情的變化，公司每年都會要求做一些新的分析報表，需要用海量歷史數(shù)據(jù)進行對比分析，銷售數(shù)據(jù)分析人員往往感到力不從心。在引入ES系統(tǒng)后，我們針對銷售分析開發(fā)了一系列的模板應(yīng)用，大大減輕了數(shù)據(jù)員的工作量，并且數(shù)據(jù)是以統(tǒng)一的標準樣式保存在數(shù)據(jù)庫里面，隨時可以調(diào)取，既安全又便捷。這樣一來，月度數(shù)據(jù)分析工作由原來兩個人花一周時間才能完成，變成了一個人用一天就能完成，效果立竿見影！并且，有了ES作為后盾，一些以前想做而做不到的復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析報表也得以實現(xiàn)，銷售數(shù)據(jù)在公司經(jīng)營決策中的作用也越來越凸顯出來。
2. 產(chǎn)品管理及成本核算模塊：鴻興的產(chǎn)品線比較寬，涉及十多個品類幾百個品項。在實際工作中，我們需要實時跟進所有產(chǎn)品的成本變動情況。在應(yīng)用ES系統(tǒng)之前，產(chǎn)品成本信息比較零散，維護難度比較大，時效性比較差。后來，我們在ES系統(tǒng)中構(gòu)建了輕便靈快的標準成本體系，包含產(chǎn)品配料信息、配料和產(chǎn)品地關(guān)聯(lián)信息、包材信息、原材料價格等數(shù)據(jù)，能便捷地對每一個品項進行標準成本核算和報價工作，直接輸出美觀大方的產(chǎn)品成本計算表。
3. 生產(chǎn)績效薪酬模塊：由于鴻興的產(chǎn)品品類較多，生產(chǎn)車間也比較多。在應(yīng)用ES系統(tǒng)之前，各個車間都有自己的薪資核算方法，甚至有些車間的薪資核算方法只有個別人才了解，月度薪資核算時，各車間的組長主任忙成一團，零散的數(shù)據(jù)源以及多樣的薪資表單加大了財務(wù)核算工資的難度。為了解決這個問題，我們統(tǒng)一了生產(chǎn)系統(tǒng)的薪資計算方法，并且在ES中專門開發(fā)了生產(chǎn)績效薪酬模塊，由車間統(tǒng)計員工每日出勤和績效，由財務(wù)和倉庫提供每月車間完成的產(chǎn)成品信息，生產(chǎn)部薪資核算員定期生成各種薪資計算表單報財務(wù)部審核。這樣一來，薪資核算成了標準化的程序，不管有多少車間，都可以復(fù)制這個標準。
4. 公共流程應(yīng)用：除了上述的幾個重點模塊以及其他一些部門級數(shù)據(jù)應(yīng)用之外，ES系統(tǒng)在鴻興還有一類較為特殊的應(yīng)用，即跨部門協(xié)作流程。在實際工作中，有一些常規(guī)工作需要多個部門進行協(xié)作辦理，通常情況下，這類工作往往被定義為工作流，放在OA系統(tǒng)的框架內(nèi)實現(xiàn)。雖然OA能便捷地實現(xiàn)流程傳遞，但是OA的文件內(nèi)容往往以文本為主，難以對大量數(shù)據(jù)進行匯總分析。在ES系統(tǒng)應(yīng)用后，我們根據(jù)業(yè)務(wù)需要，逐步在ES中增加了一些公共流程，比如樣品試用評價、包材變更評估、不合格品處理及改善通知等一系列跨部門協(xié)作的應(yīng)用，每個流程表單既是工作流，又是數(shù)據(jù)流，取得了不錯的效果。
三、 ES在鴻興的未來
ES系統(tǒng)在鴻興的應(yīng)用才剛剛起步，就已經(jīng)給我們太多的驚喜，也讓公司的數(shù)據(jù)管理水平得到了很大的提升。現(xiàn)在，ES系統(tǒng)已經(jīng)越來越成為我們工作中的好幫手，相信隨著我們對它的了解的深入，它會給我們的工作帶來更多的便利，為公司創(chuàng)造越來越大的價值。
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