淺談用勤哲Excel服務(wù)器自主開發(fā)軟件促進(jìn)設(shè)備管理工作信息化
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摘要：在傳統(tǒng)的設(shè)備管理工作中，各種信息的傳遞和共享，主要依靠QQ、捷時通和電子郵件，管理手段落后，管理效率低下。為了讓設(shè)備管理人員從大量的事務(wù)性工作中解脫出來，集中精力于必須由人解決的問題，將數(shù)據(jù)和信息的處理交給計算機(jī)軟件系統(tǒng)，設(shè)備管理部經(jīng)過長期的摸索、試用，自主開發(fā)了一套設(shè)備管理軟件系統(tǒng)。本篇論文介紹了設(shè)備管理軟件開發(fā)中的難點(diǎn)問題，設(shè)備管理軟件可以實(shí)現(xiàn)的功能，設(shè)備管理軟件的特點(diǎn)等。設(shè)備管理部利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)，通過對現(xiàn)有信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，促進(jìn)了設(shè)備管理工作的信息化，從而不斷提高設(shè)備管理的水平，為公司的發(fā)展保駕護(hù)航。
關(guān)鍵詞：開發(fā) 軟件 設(shè)備管理 信息化
在傳統(tǒng)的設(shè)備管理工作中，各種信息的傳遞和共享，主要依靠QQ、捷時通和電子郵件，管理手段落后，管理效率低下。設(shè)備管理用的各種表單和流程雖然進(jìn)行了規(guī)范，但是這些還主要依靠人來落實(shí)，沒有輔助工具來制約，因此在日常工作中，設(shè)備管理人員的大部分工作時間都要進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、傳輸、統(tǒng)計、匯總，設(shè)備管理信息主要依賴于手工管理。
為了解決上述問題，為了讓設(shè)備管理人員從大量的事務(wù)性工作中解脫出來，集中精力于必須由人解決的問題，將數(shù)據(jù)和信息的處理交給計算機(jī)軟件系統(tǒng)，設(shè)備管理部經(jīng)過長期的摸索、試用，自主開發(fā)了一套設(shè)備管理軟件系統(tǒng)。該軟件是以“勤哲Excel服務(wù)器”和“SQLserver”為平臺，以微軟EXCEL為填報界面的管理軟件。該軟件以落實(shí)管道局各項(xiàng)設(shè)備管理制度為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合管道局內(nèi)控體系和公司各項(xiàng)管理制度的具體要求，以實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理的信息化為目標(biāo)。
1、設(shè)備管理軟件開發(fā)面臨的難點(diǎn)問題
1.1建立設(shè)備管理軟件的組織、角色和用戶
設(shè)備管理軟件建立的目的是，“讓合適的人，在合適的時候，得到合適的信息”。使用這個系統(tǒng)的通常不是一個人，而是從事公司設(shè)備管理工作的各個崗位上的人，這就需要在軟件中，針對不同的職責(zé)設(shè)定不同的訪問權(quán)限。在設(shè)備管理軟件中需要定義組織機(jī)構(gòu)、角色和用戶。其中組織機(jī)構(gòu)就是我們通常說的部門劃分，角色代表不同的職能，用戶是能實(shí)際登錄到系統(tǒng)，進(jìn)行操作的人。每個用戶屬于不同的部門，擁有不同的角色，從而具有不同的信息訪問權(quán)限。下圖為設(shè)備管理軟件中的用戶列表。
1.2建立組成設(shè)備管理軟件的一個個“模板”
設(shè)備管理軟件中包括的各種各類信息，它們有業(yè)務(wù)單據(jù)、有統(tǒng)計報表、有卡片、臺賬等等。這些信息需要集中存儲、多人共享、合理流動、綜合運(yùn)用。所有各類需要管理的信息統(tǒng)稱為“模板”設(shè)備管理軟件就是由一個個模板組成。簡單地說，“模板=表樣+填表規(guī)定”，針對每類需要管理的信息，我們都設(shè)計一個“模板”，用來規(guī)范這一類信息如何填報、如何存儲、如何在不同崗位間流動、如何計算、如何與其它信息互相參照等等。
1.3定義各“模板”之間的表間公式
為了可以充分利用各模板之間的數(shù)據(jù)，可以使相同的數(shù)據(jù)得到充分的利用，需要對“模板”中涉及到的計算、統(tǒng)計方法進(jìn)行規(guī)定，這種規(guī)定稱為表間公式，表間公式使各“模板”之間建立相互關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動統(tǒng)計，自動填報。
1.4建立人們熟悉的Excel表格操作界面
Excel表格是十分常用的信息處理工具，人們很熟悉Excel表格的使用，也習(xí)慣于用Excel表格處理自己的日常工作。設(shè)備管理軟件系統(tǒng)需要建立的操作頁面要像Excel表格操作界面一樣，在使用時，就像操作一個普通的Excel文件一樣，人們沒有陌生感，操作很容易掌握，從而大大降低信息系統(tǒng)的實(shí)施難度，提高信息化的成功率。
2、設(shè)備管理軟件可以實(shí)現(xiàn)的功能
設(shè)備管理軟件系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理數(shù)據(jù)共享、規(guī)范管理流程、統(tǒng)計報表自動生成三大主要功能。
2.1設(shè)備管理數(shù)據(jù)共享
建立了公司基地通訊錄、項(xiàng)目人員通訊錄、設(shè)備管理人員通訊錄，方便各級設(shè)備管理人員進(jìn)行溝通。
建立了設(shè)備外租供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，方便施工現(xiàn)場租賃設(shè)備。
建立了設(shè)備供應(yīng)商售后人員數(shù)據(jù)庫，便于聯(lián)系售后人員解決設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的問題。
建立了管道局設(shè)備管理制度和公司各項(xiàng)管理制度數(shù)據(jù)庫，為設(shè)備規(guī)范管理提供制度支持。
建立了公司特種設(shè)備操作人員和局設(shè)備操作手?jǐn)?shù)據(jù)庫，便于施工現(xiàn)場監(jiān)督持有效證件上崗。
建立了境外項(xiàng)目設(shè)備集港數(shù)據(jù)庫，便于查閱和規(guī)范今后設(shè)備裝箱單的制作。
建立了管道局內(nèi)部租賃價格數(shù)據(jù)庫，規(guī)范公司各設(shè)備所屬單位租賃費(fèi)的收取。
建立了附屬設(shè)備數(shù)據(jù)庫，管理隨設(shè)備資產(chǎn)附帶的小型發(fā)電機(jī)、彎管機(jī)胎具、測量儀器等附屬設(shè)備、部件管理。
2.2規(guī)范管理流程
主要規(guī)范設(shè)備資產(chǎn)管理、維修管理和租賃管理的流程。
設(shè)備資產(chǎn)管理：實(shí)現(xiàn)設(shè)備計劃申報、設(shè)備招標(biāo)、設(shè)備合同、設(shè)備付款、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備資產(chǎn)調(diào)撥、設(shè)備報廢申請、設(shè)備報廢處置全過程管理。
設(shè)備維修管理：實(shí)現(xiàn)設(shè)備維修技術(shù)評審、維修改造計劃申報、維修改造計劃審核、維修改造合同簽定、外委維修付款、維修資料管理等功能。
設(shè)備租賃管理：實(shí)現(xiàn)了設(shè)備租賃臺班費(fèi)收取、境外項(xiàng)目轉(zhuǎn)折舊、外租設(shè)備管理等功能。
2.3統(tǒng)計報表自動生成
設(shè)備動態(tài)報表：根據(jù)填報設(shè)備出廠單、回場單、公司項(xiàng)目信息實(shí)現(xiàn)了自動修改公司每臺設(shè)備的位置信息，通過EXCEL數(shù)據(jù)透視表實(shí)現(xiàn)動態(tài)報表自動生成，無需各公司基層單位填報動態(tài)報表。
設(shè)備信息統(tǒng)計：自動統(tǒng)計公司所有、各設(shè)備單位設(shè)備數(shù)量、資產(chǎn)原值、凈值、新度系數(shù)等數(shù)據(jù)；按照設(shè)備所屬單位、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、存放位置自動統(tǒng)計分類統(tǒng)計設(shè)備信息。
設(shè)備成本統(tǒng)計：自動統(tǒng)計公司、項(xiàng)目設(shè)備使用成本，自動統(tǒng)計外委維修費(fèi)成本，按申報數(shù)量、金額自動統(tǒng)計公司購買設(shè)備配件信息。
設(shè)備租賃費(fèi)收入統(tǒng)計：統(tǒng)計公司所有折舊和租賃費(fèi)收入；按照單位、設(shè)備類別統(tǒng)計折舊和租賃費(fèi)收入。
3、設(shè)備管理軟件的特點(diǎn)
3.1各最終用戶分權(quán)限使用軟件
通過應(yīng)用“勤哲Excel服務(wù)器”軟件平臺的“管理控制臺”功能，可以很方便地定義設(shè)備管理軟件系統(tǒng)中的組織機(jī)構(gòu)、角色和用戶，可以實(shí)現(xiàn)逐級分權(quán)限管理。
3.2使各項(xiàng)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
設(shè)備管理軟件系統(tǒng)中包括日常工作中需要用到的各類信息，它們有業(yè)務(wù)表單、統(tǒng)計報表、臺賬等。在本軟件中，將這些信息設(shè)置為標(biāo)準(zhǔn)的“模板”，日常工作中需要做的工作都通過軟件來做，由于每個人所填報的模板是統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的，所以使得各項(xiàng)工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.3各類信息根據(jù)需要自動統(tǒng)計、匯總
同樣的一個標(biāo)準(zhǔn)“模板”，由不同的最終用戶填報了N條數(shù)據(jù)，此時只需應(yīng)用本軟件的匯總功能，即可將這N條數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總在一張表單中，節(jié)約了時間，同時避免了統(tǒng)計匯總過程中出現(xiàn)的誤差。
3.4不同的標(biāo)準(zhǔn)模板間可實(shí)現(xiàn)相互參照
同樣的信息，只需要在一個模板中錄入，其他模板可通過軟件的“表間公式”功能提取這個信息，在新的模板中使用。使得同樣的數(shù)據(jù)可以用于多個表單，不需要重復(fù)錄入，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息共享。
3.5軟件操作簡單和不增加管理人員負(fù)擔(dān)
設(shè)備管理軟件系統(tǒng)是以Excel表格為操作界面，在使用時，就像操作一個普通的Excel文件一樣，人們沒有陌生感，操作很容易掌握，所以很快就能上手，降低了最終用戶對于新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本以及由此而來的不適應(yīng)和抵觸，從而大大降低信息系統(tǒng)的實(shí)施難度，提高信息化的成功率。軟件系統(tǒng)使用的所有的模板都是管理人員日常工作中需要填報的表格，使用了勤哲Excel服務(wù)器這個平臺后，就不需要填報統(tǒng)計報表，報表由需要的人員定制并自動生成。
3.6完全自主開發(fā)
設(shè)備管理軟件系統(tǒng)從功能需求，到開發(fā)過程，到后期維護(hù)完全由公司設(shè)備管理部自主進(jìn)行，不依賴于其他軟件公司。由于軟件平臺的開放性，在使用過程中，可根據(jù)實(shí)際情況（制度更新、領(lǐng)導(dǎo)要求）及時改變，迅速調(diào)整，從而使得軟件系統(tǒng)可以一直適用于實(shí)際工作需要。
設(shè)備管理軟件的研發(fā)和應(yīng)用，使設(shè)備過程管理有效集成，實(shí)現(xiàn)設(shè)備管理信息共享，建立了設(shè)備管理數(shù)據(jù)倉庫，主要設(shè)備信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化并能夠及時獲取、充分共享，為今后信息深度利用打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營提供了信息化支撐。
4、結(jié)論
目前設(shè)備管理軟件已經(jīng)開發(fā)完成，已經(jīng)在日常的設(shè)備管理中進(jìn)行應(yīng)用。數(shù)據(jù)和信息的處理已經(jīng)由計算機(jī)軟件來完成，工作效率至少提高30%，并且極大地降低了數(shù)據(jù)處理工程中的錯誤。
設(shè)備管理部利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)，通過對現(xiàn)有信息資源的深度開發(fā)和廣泛利用，促進(jìn)了設(shè)備管理工作的信息化，從而不斷提高設(shè)備管理的水平，為公司的發(fā)展保駕護(hù)航。
