勤哲Excel服務(wù)器實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算管理系統(tǒng)

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一、公司簡(jiǎn)介

      我公司是一個(gè)致力于環(huán)保固廢、污水、資源化綜合利用等領(lǐng)域的設(shè)計(jì)開發(fā)、生產(chǎn)制造、工程總包及提供運(yùn)營(yíng)服務(wù)的“中國(guó)環(huán)保產(chǎn)業(yè)骨干企業(yè)”，在工業(yè)危險(xiǎn)廢物、大型醫(yī)療廢物、城市生活垃圾、防化危險(xiǎn)品、污泥、餐廚垃圾、有機(jī)廢液焚燒處理領(lǐng)域，形成獨(dú)特的核心技術(shù)，創(chuàng)造了多項(xiàng)國(guó)內(nèi)“第一”。公司承建的項(xiàng)目?jī)?nèi)容包含土建、設(shè)備采購(gòu)、設(shè)備安裝、技術(shù)服務(wù)等，項(xiàng)目分布在全國(guó)各地。

二、項(xiàng)目需求分析

由于項(xiàng)目大小不同，項(xiàng)目實(shí)施和建設(shè)周期不同，有的項(xiàng)目幾個(gè)月就完成了，有的項(xiàng)目需要幾年才能完成。這些項(xiàng)目常常在建設(shè)過(guò)程中，需要修改設(shè)計(jì)方案，所以項(xiàng)目預(yù)算會(huì)經(jīng)常發(fā)生修改。為了管理好各個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算，公司希望有一套信息化管理系統(tǒng)來(lái)管理項(xiàng)目的預(yù)算，希望能夠追蹤項(xiàng)目預(yù)算的支出情況，能夠隨時(shí)了解項(xiàng)目預(yù)算的概況，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)不同版本的預(yù)算的分析，能夠隨時(shí)了解項(xiàng)目的效益情況，結(jié)合這幾個(gè)要求，我們考察了幾個(gè)軟件供應(yīng)商的方案后，覺得都不甚理想，綜合各方面的因素考慮，最后我們決定選擇了Excel服務(wù)器這個(gè)開發(fā)平臺(tái)，自己開發(fā)。

三、項(xiàng)目構(gòu)架

      根據(jù)公司的項(xiàng)目預(yù)算管理制度和實(shí)際的管理要求，經(jīng)過(guò)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門充分溝通后，按照預(yù)算執(zhí)行的流程，將預(yù)算管理系統(tǒng)的分成6個(gè)主要的模塊：項(xiàng)目基本信息登記模塊，項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)和審批發(fā)布模塊，項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)、審批模塊，項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)、審批模塊，項(xiàng)目預(yù)算使用登記模塊，預(yù)算支出審核模塊，項(xiàng)目預(yù)算分析模塊。這六個(gè)模塊體現(xiàn)預(yù)算在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的事前計(jì)劃，事中控制，和事后分析的作用，讓預(yù)算在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中起到綱領(lǐng)性的作用。

圖1 ：預(yù)算控制流程圖

圖2 ：軟件功能構(gòu)架圖

四、各個(gè)模塊主要功能簡(jiǎn)述和基本設(shè)計(jì)思路

1、  項(xiàng)目基本信息登記
這個(gè)模塊主要是各個(gè)部門根據(jù)銷售合同，填報(bào)項(xiàng)目的基本信息，其中有三個(gè)關(guān)鍵字段，項(xiàng)目編號(hào)，項(xiàng)目名稱和承建部門是非常重要的信息，一般這個(gè)登記表被審核發(fā)布后，就不能隨意修改了。另外還有一些為了軟件功能需要設(shè)置的隱藏字段，例如項(xiàng)目預(yù)算當(dāng)前最新的版本號(hào)，各類預(yù)算的填報(bào)標(biāo)志等。

圖3 ：軟件總體界面

圖4 ：項(xiàng)目基本信息登記表

2、  項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)和審批發(fā)布
項(xiàng)目基本信息登記完成后，由審計(jì)部確認(rèn)后發(fā)布。項(xiàng)目信息發(fā)布以后，各事業(yè)部的預(yù)算員就可以在這個(gè)模塊里填報(bào)預(yù)算了。根據(jù)我公司對(duì)預(yù)算管理的要求，將預(yù)算分成6大類，設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，外包服務(wù)采購(gòu)預(yù)算，技術(shù)服務(wù)外包預(yù)算，項(xiàng)目綜合管理費(fèi)用預(yù)算，稅金及附加費(fèi)用預(yù)算和項(xiàng)目收入預(yù)算。這六大類預(yù)算分別由六個(gè)不同的模板來(lái)完成，其中綜合管理費(fèi)用包含的明細(xì)科目非常多，由人員工資，分?jǐn)偟脑O(shè)備折舊，分?jǐn)偟乃娰M(fèi)，差旅費(fèi)，交通費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、制造費(fèi)等等幾十種，并且由于財(cái)務(wù)報(bào)表管理上的要求，需要將管理費(fèi)用預(yù)算、稅金及附加預(yù)算和收入預(yù)算要將每一種費(fèi)用預(yù)算拆分成四個(gè)類別：設(shè)備采購(gòu)、土建、設(shè)備安裝和技術(shù)服務(wù)，這三類預(yù)算如果用一般的重復(fù)數(shù)據(jù)項(xiàng)來(lái)設(shè)計(jì)的話，會(huì)有100多項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)，將來(lái)做數(shù)據(jù)分析的時(shí)候，提數(shù)公式將會(huì)超過(guò)數(shù)百個(gè)，所以這個(gè)模板我們用二維表交叉表來(lái)設(shè)計(jì)，很方便的解決了字段多，提數(shù)麻煩的問題。另外為了防止一個(gè)項(xiàng)目同一類預(yù)算被多次填報(bào)的問題，在項(xiàng)目基本信息登記表中設(shè)置了隱藏的填報(bào)標(biāo)志，如果該類別的預(yù)算已經(jīng)填報(bào)，則不需再次填報(bào)了。填報(bào)的預(yù)算數(shù)據(jù)，提交經(jīng)過(guò)審核后，由審計(jì)部發(fā)布，發(fā)布的預(yù)算數(shù)據(jù)將被用于后續(xù)的預(yù)算控制，同時(shí)，預(yù)算數(shù)據(jù)被鎖定。

圖5 ：交叉表

3、 項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)、審批
由于種種原因，項(xiàng)目經(jīng)常需要調(diào)整預(yù)算，所以按照對(duì)應(yīng)的6類預(yù)算，做了6類預(yù)算調(diào)整單。預(yù)算調(diào)整單上有版本標(biāo)志，作為后續(xù)的預(yù)算版本分析使用。預(yù)算調(diào)整單經(jīng)過(guò)審批同意后發(fā)布，該數(shù)據(jù)就可以作為后續(xù)預(yù)算控制的數(shù)據(jù)了。

4、  項(xiàng)目預(yù)算使用登記
我公司所有項(xiàng)目的預(yù)算支出都要有OA審批的合同作為必要的依據(jù)，所以我們?cè)贠A系統(tǒng)和預(yù)算管理系統(tǒng)之間做了一個(gè)接口，將項(xiàng)目的預(yù)算信息同步到OA系統(tǒng)中，在OA中發(fā)起合同審批流程時(shí)，必須在審批單上選擇項(xiàng)目預(yù)算的基本信息。當(dāng)OA流程到達(dá)蓋章環(huán)節(jié)，由公章管理員將合同登記的基本信息錄入預(yù)算管理系統(tǒng)，其中就有項(xiàng)目預(yù)算項(xiàng)的支出情況，同時(shí)生成合同管理臺(tái)帳。

圖6 ：合同登記

5、  預(yù)算支出審核
項(xiàng)目預(yù)算支出時(shí)的審核工作，按照我們公司的管理制度是由財(cái)務(wù)部控制的，財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)人員在合同審批流程中有一步是預(yù)算審核，就是要確認(rèn)項(xiàng)目的預(yù)算項(xiàng)是否還有預(yù)算額，為此我們給財(cái)務(wù)人員做了一個(gè)模板，財(cái)務(wù)人員可以查詢自己主管的事業(yè)部的項(xiàng)目預(yù)算剩余情況，為了保密起見，財(cái)務(wù)人員只能查詢他主管部門的項(xiàng)目預(yù)算，并且只能單項(xiàng)查詢，只能看到預(yù)算余額情況，看不到預(yù)算額。

圖7 ：角色權(quán)限設(shè)計(jì)

6、  項(xiàng)目預(yù)算分析
這個(gè)模塊由多張報(bào)表模塊構(gòu)成，分別提供給不同的部門和不同的領(lǐng)導(dǎo)查閱預(yù)算的執(zhí)行情況。例如項(xiàng)目預(yù)算效益分析，預(yù)算版本分析，預(yù)算調(diào)整情況分析，預(yù)算執(zhí)行情況分析，項(xiàng)目管理費(fèi)用分析，等等?？梢愿鶕?jù)需求，隨時(shí)添加不同的分析報(bào)表。

圖8 ：預(yù)算分析

圖9 ：交叉表提數(shù)公式

五、總結(jié)

勤哲Excel服務(wù)器這個(gè)開發(fā)平臺(tái)，功能強(qiáng)大，好學(xué)易懂，真正可以做到懂業(yè)務(wù)就可以開發(fā)信息化管理系統(tǒng)的要求，特別適合個(gè)性化需求比較多信息化管理項(xiàng)目。特別需要強(qiáng)調(diào)的是勤哲官網(wǎng)提供下載的視頻教程非常給力，配以免費(fèi)下載試用的這種銷售模式，讓用戶充分了解產(chǎn)品特點(diǎn)，再?zèng)Q定是否合適購(gòu)買，打掉了用戶的顧慮，這種營(yíng)銷模式我想是基于公司對(duì)產(chǎn)品充分自信的基礎(chǔ)上的。

我們這個(gè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)剛剛開發(fā)完成，還在測(cè)試過(guò)程中。開發(fā)過(guò)程中勤哲軟件的技術(shù)支持人員張工給予了很大的幫助，在此一并感謝。