優(yōu)化流程管理的利器—勤哲Excel服務器

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流程管理的核心就是流程，流程是任何企業(yè)運作的基礎，企業(yè)所有的業(yè)務都是需要流程來驅(qū)動，就像人體的血脈流程把相關的信息數(shù)據(jù)根據(jù)一定的條件從一個人（部門）輸送到其他人員（部門）得到相應的結果以后再返回到相關的人（或部門）。對流程管理的優(yōu)化是企業(yè)暢通信息和提升效率的關鍵，而勤哲Excel服務器就是具備這樣功能的一款軟件，那么它是怎樣對企業(yè)的流程管理進行優(yōu)化的呢？我們以國內(nèi)一家致力于家建材及家居解決方案的企業(yè)為例進行闡述。

上海軒銘實業(yè)有限公司是一家綜合的建材及家居解決方案提供商。公司目前的業(yè)務范圍涵蓋了：建材及家居產(chǎn)品的生產(chǎn)、品牌運作、產(chǎn)品分銷、進出口業(yè)務和咨詢服務幾大板塊。如果說優(yōu)化流程管理是企業(yè)提升效率的關鍵，那么軒銘實業(yè)在信息化過程中希望解決的主要有以下三類問題：1）結構化數(shù)據(jù)的管理（產(chǎn)品，供應商，客戶數(shù)據(jù)庫，訂單處理，報表等）2）內(nèi)容化數(shù)據(jù)的管理（企業(yè)Wiki,協(xié)作平臺，共享系統(tǒng)等） 3）企業(yè)流程的管理（工作流，內(nèi)部審批流程等）。

再和傳統(tǒng)的定制開發(fā)類軟件公司比較后，軒銘實業(yè)最終選擇勤哲Excel服務器作為公司結構化數(shù)據(jù)管理的解決方案基于以下原因：

1、 目前行業(yè)內(nèi)普遍采用的純B/S架構的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)軟件導入期太長，大多數(shù)軟件編程人員沒有足夠的行業(yè)背景，造成需求溝通過程困難而漫長。而勤哲Excel服務器將需求定義的工作交由最具有行業(yè)見解和管理經(jīng)驗的企業(yè)內(nèi)部管理人員獨立完成，有效解決了需求定義的問題。在勤哲Excel服務器系統(tǒng)下，企業(yè)根據(jù)自身需要定義自己的需求，通過勤哲Excel服務器這個平臺來實現(xiàn)需求，整個過程不需要太專業(yè)的編程和數(shù)據(jù)庫知識，使企業(yè)可以專注于自身資源的優(yōu)化配置與運作流程的持續(xù)改進。

2、 企業(yè)的流程是持續(xù)改進與變化的。其他數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品要求企業(yè)在導入系統(tǒng)前必須將流程標準化，這個過程本身并不太復雜。但復雜的問題是，大多數(shù)此類產(chǎn)品并沒有為流程的改進與變化提供足夠的靈活性和接口，也沒有賦予企業(yè)管理人員直接參與軟件流程改進的能力，造成的直接后果是：A.系統(tǒng)導入后，企業(yè)在界面，字段或者流程上的細微調(diào)整都需要通過外部專業(yè)人員才能完成，一方面造成企業(yè)效率低下，嚴重依賴軟件開發(fā)企業(yè)，另一方面造成企業(yè)流程僵化，無法持續(xù)改進以適應需求變化。B.企業(yè)流程的改進與變化是每時每刻都在發(fā)生的，如果每次細微調(diào)整都需要通過外部專業(yè)人員才能完成，意味著軟件的維護和運營成本將非常昂貴。

而勤哲Excel服務器正好地解決了上述的這些問題，它的優(yōu)勢體現(xiàn)在

1、 軟件的操作界面基于EXCEL表格，界面可以由企業(yè)根據(jù)需要自己靈活設計；

2、 字段調(diào)整和工作流設計由企業(yè)自己獨立完成，普通的企業(yè)IT人員和企業(yè)管理人員即可完成；

3、 報表設計和打印實現(xiàn)了足夠的靈活性和自由定制。

現(xiàn)在軒銘實業(yè)將勤哲Excel服務器主要應用于企業(yè)的以下管理：

1、 基礎數(shù)據(jù)：客戶數(shù)據(jù)庫管理，供應商數(shù)據(jù)庫管理，產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫管理，企業(yè)內(nèi)部資源管理（人力資源，后勤服務等）,以及相關的統(tǒng)計與報表管理。

2、 流程數(shù)據(jù)：項目管理，合同評審管理，產(chǎn)品實現(xiàn)過程控制，倉儲及物流管理，財務管理，以及相關的統(tǒng)計與報表管理。

軒銘實業(yè)通過應用勤哲Excel服務器得到收益如下：

1、  相對于其他數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品至少半年到一年的導入期，勤哲EXCEL服務器從平臺搭建到最終主要流程導入系統(tǒng)應用，只用了2個月左右的時間。

2、  由于系統(tǒng)搭建由公司內(nèi)部人員根據(jù)企業(yè)實際流程量身定制，完全貼合企業(yè)現(xiàn)有流程，軟件的導入沒有員工阻力，并且，幾乎不需要進行員工培訓。

3、  .勤哲Excel服務器平臺搭建完成后，企業(yè)的任何流程調(diào)整由內(nèi)部人員完成，節(jié)省了維護和運營成本。

4、  勤哲EXCEL服務器極大增強了企業(yè)對結構化數(shù)據(jù)的處理能力，提高了工作效率，并為企業(yè)進一步信息化提供了良好的基礎平臺和擴展空間。

以公司出口模塊為例，軒銘實業(yè)應用勤哲Excel服務器系統(tǒng)設計的亮點在于，通過建立完善的基礎產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)分散的流程通過工作流進行整合，去除不必要的中間環(huán)節(jié)，使業(yè)務，采購，生產(chǎn)，物流工作在同一數(shù)據(jù)源上，避免了信息不對稱和中轉延遲。這樣對管理人員的管理需求和普通員工的查詢打印需求進行細分管理。對普通的查詢和打印需求不予存儲，對重要的統(tǒng)計管理和存檔需求數(shù)據(jù)進行單獨的管理和授權，既保證了企業(yè)信息的完整性安全性，又提高了數(shù)據(jù)庫的運行效率。

以下是軒銘實業(yè)出口模塊流程整合截圖