勤哲Excel服務(wù)器在公司計算機(jī)設(shè)備管理中的應(yīng)用
詳情請咨詢：柴國飛?tel:010-82773281?qq: 358407519
中國民族證券有限責(zé)任公司信息技術(shù)部作為公司計算機(jī)設(shè)備的資產(chǎn)主管部門，負(fù)責(zé)對占公司資產(chǎn)總數(shù)70%以上的計算機(jī)設(shè)備的管理，其中大部分是服務(wù)器、交換機(jī)、路由器、存儲設(shè)備等和系統(tǒng)運行息息相關(guān)的重要設(shè)備。隨著時間的推移，計算機(jī)設(shè)備的數(shù)量越來越多，并且經(jīng)過多次新設(shè)備啟用舊設(shè)備報廢的更新后，手工通過excel建立的資產(chǎn)臺賬已經(jīng)滿足對日益增多的資產(chǎn)進(jìn)行精細(xì)管理的要求。
而作為一個主管部門，又不可能在短期內(nèi)投入大量資金建設(shè)單獨的計算機(jī)設(shè)備管理系統(tǒng)。這時我們發(fā)現(xiàn)了勤哲Excel服務(wù)器，能夠利用我們現(xiàn)有的excel表格樣式和數(shù)據(jù)，迅速建立可以在網(wǎng)絡(luò)中共享使用的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，同時，簡單易學(xué)的功能和快速開發(fā)的能力使得我們用很短的時間根據(jù)需求建立起了系統(tǒng)驗收入庫、設(shè)備領(lǐng)用、設(shè)備歸還的功能表單：
一、各項功能：
功能主要包括了系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)備管理、供應(yīng)商登記、查詢統(tǒng)計?；靖采w了日常所需全部功能。其中設(shè)備登記、入庫驗收單、設(shè)備領(lǐng)用、設(shè)備歸還以及設(shè)備領(lǐng)用單批量打印等功能是日常使用最頻繁的。
設(shè)備入庫驗收單和領(lǐng)用單、歸還單通過表間公式對資產(chǎn)登記表的相關(guān)字段進(jìn)行修改，確保資產(chǎn)登記表的完整、統(tǒng)一。
二、資產(chǎn)登記表
資產(chǎn)登記表的錄入界面，讓我們可以通過手工錄入的方式單獨增加資產(chǎn)、修改資產(chǎn)狀態(tài)。這在我們是通過打印出來手工填寫，再錄入Excel的方式來進(jìn)行的。
三、設(shè)備入庫驗收單
對設(shè)備型號進(jìn)行了統(tǒng)一的管理，在資產(chǎn)入庫時，不需要手工填寫各項參數(shù)，只需要選擇具體設(shè)備型號會自動從歷史數(shù)據(jù)庫中讀取曾經(jīng)入庫的設(shè)備。管理員可以選擇最相似的設(shè)備后進(jìn)行微調(diào)，大大降低了資產(chǎn)信息錄入的工作量.
四、設(shè)備領(lǐng)用單
在設(shè)備領(lǐng)用時，通過數(shù)據(jù)篩選，只顯示可以領(lǐng)用的設(shè)備，并且可以通過多選進(jìn)行批量選擇。列表選擇還可以根據(jù)資產(chǎn)登記的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，或者進(jìn)行排序。大大提高選擇數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和效率。選擇后的數(shù)據(jù)會自動填入領(lǐng)用單相關(guān)字段，只需要選擇，打印，就可以同時完成系統(tǒng)登記和紙質(zhì)憑證。
領(lǐng)用完成后，通過表間公式將資產(chǎn)登記表的資產(chǎn)狀態(tài)改為“已領(lǐng)用”同時將使用部門、使用人根據(jù)領(lǐng)用單的信息進(jìn)行修改。
六、設(shè)備歸還單
設(shè)備歸還時，系統(tǒng)列出所有領(lǐng)用過設(shè)備的部門和人員清單，只需要通過選擇就可以完成表單的準(zhǔn)確填寫，同時資產(chǎn)清單會列出歸還人所領(lǐng)用的所有資產(chǎn)用于選擇歸還的設(shè)備。
設(shè)備歸還后，通過表間公式將資產(chǎn)登記表的資產(chǎn)狀態(tài)改為“可領(lǐng)用”同時將使用部門、使用人置空。
通過使用Excel服務(wù)器對設(shè)備進(jìn)行管理，設(shè)備的信息更加全面、完整，各項管理功能之間的關(guān)系更加清晰明了并且大大降低了設(shè)備登記、管理的工作量，提高工作效率和準(zhǔn)確度。由于excel的開放性和易用性，我們的設(shè)備管理人員不需要經(jīng)過專門培訓(xùn)就可以根據(jù)需要隨時對管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，使用人面面對Excel也更加親切，更容易上手操作。同時Excel服務(wù)器支持局域網(wǎng)應(yīng)用的特點，使得我們不在一個辦公地點的三個機(jī)房可以通過同一套平臺進(jìn)行設(shè)備管理，大大提高了設(shè)備管理的集成度。下一步我們計劃通過Excel服務(wù)器的流程功能，將資產(chǎn)領(lǐng)用的過程納入流程管理，通過系統(tǒng)完成申請、審批，進(jìn)一步提高設(shè)備管理的水平。
