用勤哲Excel服務(wù)器做物資采購(gòu)管理系統(tǒng)
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山東廣電網(wǎng)絡(luò)有限公司是經(jīng)山東省省委、省政府批準(zhǔn)，按照現(xiàn)代企業(yè)制度建立的省屬?lài)?guó)有重要骨干文化企業(yè)。目前已全面完成全省市、縣、鄉(xiāng)三級(jí)整合，總資產(chǎn)達(dá)137億元，擁有32萬(wàn)公里傳輸干線(xiàn)和2000萬(wàn)戶(hù)有線(xiàn)電視用戶(hù)，用戶(hù)數(shù)量和經(jīng)營(yíng)總量位居全國(guó)第一。作為山東省信息產(chǎn)業(yè)的主要力量之一，公司主要負(fù)責(zé)山東省境內(nèi)有線(xiàn)廣播電視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)和管理，及有線(xiàn)電視節(jié)目的收轉(zhuǎn)和傳送，以傳輸視頻信息和開(kāi)展網(wǎng)上多功能服務(wù)為主業(yè)，并向產(chǎn)業(yè)鏈的上下游滲透，形成了多業(yè)務(wù)并舉的產(chǎn)業(yè)化發(fā)展模式。濟(jì)寧分公司是其下屬濟(jì)寧地區(qū)的分公司，負(fù)責(zé)整個(gè)濟(jì)寧地區(qū)的所有業(yè)務(wù)。
因?yàn)橛写罅康木W(wǎng)絡(luò)建設(shè)項(xiàng)目，所以需要大量的物資采購(gòu)。為了提高工作效率，堅(jiān)持采用集中采購(gòu)策略。每月初縣市區(qū)集采人員收集本地區(qū)的下個(gè)月采購(gòu)物資計(jì)劃，然后將其上報(bào)到市公司技術(shù)部集采
以前計(jì)劃上報(bào)及執(zhí)行表制定都是通過(guò)單獨(dú)的電子表格或紙質(zhì)文檔傳遞實(shí)現(xiàn)的，需要專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)跑這個(gè)流程，才能實(shí)現(xiàn)把所有的單據(jù)歸檔。在這期間各縣公司還要經(jīng)常進(jìn)行所需物資器材的變更，由于物資品種眾多，提出的變更需求又是過(guò)于隨意，造成溝通成本過(guò)高，效率低下，流程不順暢。為了從根本上解決這些問(wèn)題，市公司技術(shù)部利用勤哲Excel服務(wù)器，進(jìn)行了二次開(kāi)發(fā)，完成一套集采系統(tǒng)，Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶(hù)的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)，它的作用是幫助我們“建立適合需要的管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化”。信息系統(tǒng)的目的是，“讓合適的人，在合適的時(shí)候，得到合適的信息”。使用這個(gè)系統(tǒng)的通常不是一個(gè)人，而是組織內(nèi)各個(gè)崗位上的人，他們有不同的職責(zé)和對(duì)信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。運(yùn)行界面如圖1所示：
圖1 運(yùn)行界面
由于集采所涉及的每類(lèi)物資的型號(hào)參數(shù)不同，無(wú)法直接在一張表中實(shí)現(xiàn)。一期工程中采取了一種物資一個(gè)表單的方式實(shí)現(xiàn)。所有項(xiàng)目填寫(xiě)完畢后，再生成一張?jiān)摰貐^(qū)的匯總表。如圖2所示。該匯總表打印后，蓋對(duì)應(yīng)分公司的公章，送市公司技術(shù)部歸檔。
圖2 每個(gè)縣公司對(duì)應(yīng)一張表格
市公司根據(jù)所有縣市區(qū)填報(bào)表格使用系統(tǒng)生成匯總表，如圖3所示。該表直觀(guān)顯示出下月整個(gè)公司的采購(gòu)計(jì)劃。該表在軟件系統(tǒng)存檔備用。
圖3 匯總表
然后在為每個(gè)縣市區(qū)生成集采物資，供應(yīng)商，價(jià)格匯總表，歸檔備用。以后財(cái)務(wù)報(bào)帳對(duì)帳等都需要使用。使用Excel服務(wù)器的“列表選擇數(shù)據(jù)規(guī)范”功能，根據(jù)物資名稱(chēng)與型號(hào)，自動(dòng)匹配到供應(yīng)商列表，選擇后，自動(dòng)填寫(xiě)該物資的供應(yīng)商，單價(jià)等信息。大大提高了工作效率，如圖4所示。
圖4 自動(dòng)匹配功能
最終得到圖5所示報(bào)表（關(guān)鍵部門(mén)已經(jīng)遮蓋）。目前“商家價(jià)格列表”數(shù)據(jù)規(guī)范還在持續(xù)添加過(guò)程中。未來(lái)將會(huì)把物資編碼加入，該編碼來(lái)自“大物流倉(cāng)儲(chǔ)”系統(tǒng)，將來(lái)可通過(guò)該編碼實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)的整合使用。
圖5 物質(zhì)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行表
另外使用Excel服務(wù)器本身的權(quán)限管理系統(tǒng)，確保每個(gè)縣市區(qū)的用戶(hù)只能看到自己地區(qū)的信息填報(bào)；市集采人員只能操作各種匯總表等。以及超過(guò)填報(bào)日期系統(tǒng)自動(dòng)鎖定報(bào)表，不再支持該月集采數(shù)據(jù)的修改等。
目前一期工程已經(jīng)使用。二期工程在設(shè)計(jì)之中。雖然是二次開(kāi)發(fā)，但是軟件的效率與用戶(hù)使用便捷度來(lái)自好的設(shè)計(jì)思想。該系統(tǒng)在制作過(guò)程中，多次修改了具體的實(shí)現(xiàn)方案，選擇使用更高效的實(shí)現(xiàn)方式。目前規(guī)劃二期工程中，使用VB腳本將所有物資填單放到一張表單中，對(duì)于某物資的型號(hào)選擇，使用彈出對(duì)話(huà)框的方式進(jìn)行多個(gè)參數(shù)的選擇工作，選擇確認(rèn)后，將全部參數(shù)組成最終型號(hào)字符串填入到單元格中，從而提高填報(bào)效率。
