Excel服務(wù)器助種蛋庫(kù)存實(shí)現(xiàn)信息化管理
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一、公司簡(jiǎn)介及使用軟件情況
1.北京藍(lán)風(fēng)家禽養(yǎng)殖公司成立于2003年，注冊(cè)資金500萬(wàn)元，是一家專業(yè)生產(chǎn)SPF種蛋、非免疫種蛋和低免疫種蛋的民營(yíng)養(yǎng)殖企業(yè)，為全國(guó)各大生物制品廠供應(yīng)種蛋和雞胚，用于生產(chǎn)人用流感疫苗、人用H1N1甲流疫苗、人用禽流感疫苗和各種禽用疫苗等。現(xiàn)有職工120人，2010年銷售額4700萬(wàn)元，成為同行業(yè)中的知名品牌。
2.2010年公司接觸到了勤哲Excel服務(wù)器軟件，并在7月份開(kāi)始進(jìn)行信息化工作，由于勤哲軟件的簡(jiǎn)單易學(xué)，適應(yīng)性強(qiáng)等優(yōu)點(diǎn)，公司在生產(chǎn)管理、流程管理、物料庫(kù)存管理等方面順利地實(shí)現(xiàn)了信息化管理。其中流程管理中包括如采購(gòu)、銷售、費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷等流程化對(duì)公司規(guī)范管理、提高效率幫助很大。并逐步向更多方面擴(kuò)展。
3.在各管理系統(tǒng)中，尤以實(shí)現(xiàn)種蛋庫(kù)存管理的信息化對(duì)公司影響最大，同時(shí)也希望能給同行企業(yè)在此方面以點(diǎn)滴啟示，做出更好的系統(tǒng)用于實(shí)際生產(chǎn)，故將自已的點(diǎn)滴體會(huì)和實(shí)現(xiàn)過(guò)程介紹如下。
二、種蛋庫(kù)存管理信息化的必要性
1.時(shí)效性要求
種蛋的保存期間最長(zhǎng)為7天，即從生產(chǎn)場(chǎng)產(chǎn)出到最終客戶使用必須保證在7天之內(nèi)，加上從生產(chǎn)場(chǎng)到公司庫(kù)房和從公司庫(kù)房到客戶等兩次運(yùn)輸還需一到三天的時(shí)間，所以供管理人員調(diào)配的時(shí)間只有1-5天的時(shí)間。
不能及時(shí)掌握各種庫(kù)存種蛋的信息，隨時(shí)可造成萬(wàn)元以上的損失，種蛋因超期轉(zhuǎn)為商品蛋出售。在每天滾動(dòng)出庫(kù)、入庫(kù)的情況下，靠人工記錄、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算基本上是不能做到的事情（生產(chǎn)日期每批都在變化）。
2.細(xì)化管理要求
藍(lán)風(fēng)公司每天生產(chǎn)和發(fā)貨十幾萬(wàn)枚到三十幾萬(wàn)枚種蛋，并且分非免蛋、低免幾大類和更多的小類，不同客戶供給不同的生產(chǎn)單位生產(chǎn)的種蛋，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)，否則生物制品場(chǎng)將無(wú)法使用。
3.簡(jiǎn)化工作量
統(tǒng)計(jì)出各生產(chǎn)單位的種蛋，并且細(xì)化到各生產(chǎn)日期的數(shù)量各為多少，靠以往的統(tǒng)計(jì)異常困難，不能及時(shí)給予銷售人員以準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)。因此，需要由計(jì)算機(jī)和管理系統(tǒng)協(xié)助實(shí)現(xiàn)。
4.統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)范單據(jù)
通過(guò)信息化管理，可以準(zhǔn)確及時(shí)地統(tǒng)計(jì)出各種報(bào)表，打印規(guī)范的出入庫(kù)單，并實(shí)現(xiàn)客戶方要求的可追溯性。
三、種蛋庫(kù)存管理信息化實(shí)現(xiàn)方案
1. 編碼方法
1）選用條形碼
條形碼可據(jù)實(shí)際需要選擇不同的類型，一般14位的即可滿足編碼要求。
2）條形碼的編碼原則
將所要記錄標(biāo)識(shí)的信息總結(jié)分類，如品種類別、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)單位等，每類最少需要幾位數(shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，如何標(biāo)識(shí)，并最終確定編碼的規(guī)則。記錄以備查，在EXCEL電子表格中制出標(biāo)簽數(shù)據(jù)模板，利用公式等工具自動(dòng)生成標(biāo)簽數(shù)據(jù)。
3）標(biāo)簽打印
按照條形碼的編碼原則，用條碼打印機(jī)打印條形碼，并從EXCEL表格中提取數(shù)據(jù)。使用條碼打印機(jī)的電腦在未購(gòu)買正版條碼打印軟件時(shí)需要每月重做一次系統(tǒng)。
4）標(biāo)簽的粘貼
打印好的標(biāo)簽分發(fā)到各生產(chǎn)單位----不同的生產(chǎn)場(chǎng)區(qū)，由生產(chǎn)人員每天將標(biāo)簽貼在種蛋箱上。
2. 數(shù)據(jù)采集
出入庫(kù)及盤點(diǎn)時(shí)用數(shù)據(jù)采集器進(jìn)行掃碼。
3. 數(shù)據(jù)處理
1）數(shù)據(jù)上傳
將數(shù)據(jù)采集器中的條碼數(shù)據(jù)上傳至電腦，保存為EXCEL電子表格格式。
2）粘貼條碼
將上傳到EXCEL電子表格中的條碼復(fù)制粘貼到入庫(kù)條碼列中，并自行編寫(xiě)利于記憶的臨時(shí)編號(hào)，如RK0409B，表示4月9日B場(chǎng)生產(chǎn)的種蛋的入庫(kù)條碼等，僅起到臨時(shí)的助記功能，無(wú)實(shí)際意義，依個(gè)人習(xí)慣決定。粘貼條碼后，依據(jù)編碼原則方法，系統(tǒng)利用公式自動(dòng)填寫(xiě)其余內(nèi)容。
3)庫(kù)存操作
下拉列表中選擇自編號(hào)后，表格明細(xì)由提數(shù)公式自動(dòng)填寫(xiě)，入庫(kù)單號(hào)為自動(dòng)編號(hào)，保存后即完成了入庫(kù)操作。
4. 實(shí)時(shí)監(jiān)控
1）管理人員可隨時(shí)隨地地查詢當(dāng)前庫(kù)存情況，不用輸入任何數(shù)據(jù)，表間公式自動(dòng)將當(dāng)前庫(kù)存中各生產(chǎn)單位所生產(chǎn)的種蛋按不同的生產(chǎn)日期列出明細(xì)，以供決策和計(jì)算使用。
2)種蛋庫(kù)日?qǐng)?bào)
每天自動(dòng)填報(bào)種蛋庫(kù)日?qǐng)?bào)并保存，包括當(dāng)日發(fā)生的單據(jù)明細(xì)、各生產(chǎn)單位的數(shù)量明細(xì)及期末庫(kù)存等各種數(shù)據(jù)以備用。
5、 報(bào)表統(tǒng)計(jì)
動(dòng)態(tài)的輸入起止日期、出入庫(kù)類型、關(guān)聯(lián)單位等信息后，系統(tǒng)自動(dòng)將滿足條件的數(shù)據(jù)填入表中，并可通過(guò)點(diǎn)擊單據(jù)號(hào)直接連接到此單據(jù)以查看明細(xì)。
6、單據(jù)打印
在出入庫(kù)單的下拉選項(xiàng)中，選擇要打印的出庫(kù)單號(hào)后，表間公式自動(dòng)將客戶名稱及出入庫(kù)單明細(xì)填齊，即可打印。并實(shí)現(xiàn)了可追溯性。
四、小結(jié)
以上介紹了藍(lán)風(fēng)公司在實(shí)現(xiàn)種蛋庫(kù)存管理信息化的過(guò)程，按如下步驟實(shí)施：
編碼 -- 打印 -- 標(biāo)識(shí) -- 數(shù)據(jù)采集 -- 處理 -- 實(shí)時(shí)監(jiān)控 -- 報(bào)表統(tǒng)計(jì) 推而廣之，很多企業(yè)均可據(jù)具體情況將繁雜的庫(kù)存管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。
