秦皇島華瀛酸磷有限公司-績(jī)效管理系統(tǒng)
績(jī)效管理信息系統(tǒng)(ES-BSC)解決方案及實(shí)施案例
1、項(xiàng)目背景
秦皇島華瀛磷酸有限公司是一家中日合資的化工產(chǎn)品生產(chǎn)、銷(xiāo)售企業(yè)，主要生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)磷酸、磷銨、氟硅酸鈉、氟硅酸、水泥緩凝劑及石膏等多種化工產(chǎn)品。為了在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中不斷提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，2008年公司管理層提出由“生產(chǎn)管理型向市場(chǎng)導(dǎo)向型”轉(zhuǎn)型的發(fā)展構(gòu)想，為了促進(jìn)管理轉(zhuǎn)型與戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型同步跟進(jìn)，公司聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)某著名管理咨詢(xún)機(jī)構(gòu)重新就公司三大基礎(chǔ)管理體系進(jìn)行了系統(tǒng)化設(shè)計(jì)，體系之一就是咨詢(xún)機(jī)構(gòu)在廣泛調(diào)研基礎(chǔ)上提出的用平衡計(jì)分卡（BSC）設(shè)計(jì)的“橫向三個(gè)維度縱向三個(gè)層面”的新的績(jī)效管理系統(tǒng)。經(jīng)過(guò)公司項(xiàng)目管理委員會(huì)評(píng)審后于2008年9月份新的績(jī)效管理系統(tǒng)上線運(yùn)行。
2、BSC績(jī)效管理系統(tǒng)遭遇落地挑戰(zhàn)
咨詢(xún)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的管理體系經(jīng)過(guò)上線前的反復(fù)測(cè)試基本上符合企業(yè)的管理及發(fā)展需要，經(jīng)雙方項(xiàng)目組研討論證，雙方認(rèn)為：通過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行磨合及適當(dāng)調(diào)整，新的管理體系會(huì)對(duì)公司的轉(zhuǎn)型發(fā)揮推動(dòng)及促進(jìn)作用。但基于平衡計(jì)分卡這一戰(zhàn)略管理工具建立的新的績(jī)效管理系統(tǒng)，自10月份上線實(shí)際運(yùn)行之初就遭遇了新的瓶頸——平衡計(jì)分卡如果離開(kāi)了功能健全的企業(yè)信息化平臺(tái)幾乎形同虛設(shè)，等于“武功全廢”，根本無(wú)法從龐雜的數(shù)據(jù)中找出能夠指導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的規(guī)律性要素，從而發(fā)揮應(yīng)有的管理作用。
平衡計(jì)分卡的核心思想就是通過(guò)財(cái)務(wù)、客戶(hù)、內(nèi)部運(yùn)營(yíng)及學(xué)習(xí)與發(fā)展四個(gè)方面的指標(biāo)之間的相互驅(qū)動(dòng)的因果關(guān)系展現(xiàn)組織的戰(zhàn)略軌跡，實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核——績(jī)效改進(jìn)以及戰(zhàn)略實(shí)施——戰(zhàn)略修正的戰(zhàn)略目標(biāo)過(guò)程。該工具盡管被 《哈佛商業(yè)評(píng)論》評(píng)為75年來(lái)最具影響力的管理工具之一，但其實(shí)施的失敗率在國(guó)內(nèi)企業(yè)中仍然很高。平衡計(jì)分卡之所以難度較高，因?yàn)殛P(guān)鍵在于企業(yè)必須先有明確的“經(jīng)營(yíng)策略”及“競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)”，再將其轉(zhuǎn)化成為可以衡量的績(jī)效指標(biāo)，最后還要詳細(xì)展開(kāi)并連結(jié)到員工的績(jī)效指標(biāo)，這些相互之間有著千絲萬(wàn)縷內(nèi)在聯(lián)系的指標(biāo)通過(guò)設(shè)計(jì)好的規(guī)則計(jì)算之后，得出組織或個(gè)人在某一考核期內(nèi)的績(jī)效狀況。而如此龐大的數(shù)據(jù)信息計(jì)算與匯總，離開(kāi)了一套先進(jìn)、靈活、可擴(kuò)展性強(qiáng)的信息化系統(tǒng)平臺(tái)根本無(wú)法操作，或者即使能夠操作也對(duì)管理改進(jìn)起不到及時(shí)有效的指導(dǎo)作用。
通過(guò)部門(mén)層面——班組層面——崗位層面等一層層的指標(biāo)分解，咨詢(xún)機(jī)構(gòu)共為華瀛磷酸公司梳理出部門(mén)層級(jí)指標(biāo)106項(xiàng)，班組級(jí)崗位指標(biāo)87項(xiàng)，涉及14個(gè)考核主體，而且下級(jí)指標(biāo)都對(duì)上級(jí)指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起著重要的支撐作用，個(gè)人目標(biāo)對(duì)組織目標(biāo)的達(dá)成起著重要的支撐作用。指標(biāo)分解體系如下圖所示：
要讓咨詢(xún)機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)的先進(jìn)的績(jī)效管理系統(tǒng)落地執(zhí)行，當(dāng)務(wù)之急就是構(gòu)建一套能夠適應(yīng)管理變化需要的靈活且功能強(qiáng)大的管理信息系統(tǒng)，且與組織現(xiàn)有的人、財(cái)、物等資源實(shí)現(xiàn)充分的共享。
最終，公司人力資源部將目標(biāo)鎖定于勤哲EXCEL服務(wù)器，經(jīng)過(guò)試用探索，勤哲EXCEL服務(wù)器系統(tǒng)完全能夠適應(yīng)BSC體系下績(jī)效管理指標(biāo)體系不斷發(fā)展變化的需要，以及復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、匯總、分析需要。
3、系統(tǒng)概況
通過(guò)使用EXCEL服務(wù)器軟件構(gòu)建基于平衡計(jì)分卡工具設(shè)計(jì)的績(jī)效管理系統(tǒng)，不僅僅是將各項(xiàng)考核指標(biāo)納入了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算、匯總、統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)通過(guò)對(duì)公司管理運(yùn)營(yíng)的系統(tǒng)化思考，通過(guò)對(duì)EXCEL服務(wù)器功能的全方位挖掘，華瀛公司將ES系統(tǒng)全面應(yīng)用于人力資源管理的各個(gè)模塊，同時(shí)將企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的數(shù)據(jù)輸入節(jié)點(diǎn)提前并歸口管理，即實(shí)現(xiàn)一種數(shù)據(jù)單點(diǎn)輸入，進(jìn)入系統(tǒng)后根據(jù)授權(quán)多點(diǎn)輸出使用，極大的提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、共享性。
4、系統(tǒng)特點(diǎn)
目前國(guó)內(nèi)請(qǐng)咨詢(xún)公司做管理項(xiàng)目咨詢(xún)的企業(yè)很多，但管理咨詢(xún)公司中能夠真正將管理咨詢(xún)與IT平臺(tái)打造為一體化成果并在客戶(hù)單位落地推廣的并不多。主要是涉及到咨詢(xún)公司方面項(xiàng)目組成員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)的問(wèn)題，同時(shí)也關(guān)系到客戶(hù)方面項(xiàng)目預(yù)算額度的問(wèn)題?？傊蛉鄙倭己玫男畔⑵脚_(tái)相對(duì)接從而導(dǎo)致管理成果流產(chǎn)、失敗的案例早已不鮮見(jiàn)。而目前市場(chǎng)上的套裝管理軟件又很難找到一種能夠滿(mǎn)足企業(yè)績(jī)效管理千差萬(wàn)別的個(gè)性化需求的，而應(yīng)用其他大型軟件定制開(kāi)發(fā)單一的績(jī)效管理信息平臺(tái)，無(wú)論是人力、物力、財(cái)務(wù)等任何一個(gè)方面，對(duì)企業(yè)都是一種巨大的考驗(yàn)。華瀛磷公司基于EXCEL服務(wù)器開(kāi)發(fā)的ES-BSC績(jī)效管理信息系統(tǒng)不單解決了自己企業(yè)的成果落地問(wèn)題，同時(shí)也為管理咨詢(xún)領(lǐng)域進(jìn)一步擴(kuò)大并深耕自己的市場(chǎng)積累了一項(xiàng)寶貴經(jīng)驗(yàn)，堪稱(chēng)管理咨詢(xún)服務(wù)領(lǐng)域的一筆財(cái)富。因?yàn)樽稍?xún)機(jī)構(gòu)的成果可以不再因缺少低成本、高價(jià)值的信息平臺(tái)支撐而流于失敗的尷尬。
二、系統(tǒng)功能概要
該績(jī)效考核體系由三個(gè)維度組成，即業(yè)績(jī)考核、常規(guī)性考核、360度考核。如果現(xiàn)在的績(jī)效考核信息管理采用原始的“手工”方式進(jìn)行表格分發(fā)、信息收集、數(shù)據(jù)計(jì)算匯總、結(jié)果分析。那么管理流程長(zhǎng)、時(shí)間長(zhǎng)、容易出錯(cuò) ，對(duì)實(shí)際工作的指導(dǎo)就更難以保證。
通過(guò)ES-BSC績(jī)效管理信息系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)協(xié)同工作，信息同步共享，通過(guò)表間公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的提取、匯總、分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)績(jī)效的實(shí)時(shí)跟蹤與管理。
ES-BSC績(jī)效管理系統(tǒng)是基于Excel服務(wù)器開(kāi)發(fā)的一個(gè)系統(tǒng)。Excel服務(wù)器是一個(gè)面向最終用戶(hù)的信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)工具與運(yùn)行平臺(tái)。
下圖為該系統(tǒng)的登錄界面。
1、利用ES平臺(tái)輕松實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)考核。
業(yè)績(jī)考核主要采取量化考核，量化業(yè)績(jī)指標(biāo)以相對(duì)值評(píng)價(jià)的考核方式為主，指標(biāo)采用完成率、控制率等比例數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并剔除非可控因素，量化業(yè)績(jī)指標(biāo)中，需要進(jìn)行過(guò)程控制的指標(biāo)，在月度采集考核數(shù)據(jù)，在季度、年度以月度考核平均分確定考核結(jié)果；不需要進(jìn)行過(guò)程控制的指標(biāo)，在季度、年度直接核算考核結(jié)果。
（1）為避免在數(shù)據(jù)收集時(shí)做重復(fù)工作，增加不必要的人工成本，避免使考核變成為了考核而考核，我們制作了《主要業(yè)績(jī)考核指標(biāo)表》模板，逐一對(duì)指標(biāo)進(jìn)行分析，明確數(shù)據(jù)項(xiàng)與數(shù)據(jù)來(lái)源，以便直接從數(shù)據(jù)來(lái)源處讀取數(shù)據(jù)。真正實(shí)現(xiàn)了所有數(shù)據(jù)信息單點(diǎn)輸入，多點(diǎn)輸出使用，使數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有了保障。
（2）考核主體通過(guò)認(rèn)真填寫(xiě)上述表格后，在不同的生產(chǎn)報(bào)表或銷(xiāo)售報(bào)表中，只要是經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)確定的數(shù)據(jù)，績(jī)效考核系統(tǒng)就會(huì)直接讀出數(shù)據(jù)，按提前設(shè)定好的公式進(jìn)行計(jì)算得出該項(xiàng)指標(biāo)的考核分。各考核主體再對(duì)本部門(mén)主責(zé)的考核指標(biāo)進(jìn)一步審核剔除非可控因素后將《主要業(yè)績(jī)指標(biāo)考核審批表》報(bào)績(jī)效考核領(lǐng)導(dǎo)小組審批。有效避免了人工重復(fù)錄入和考核主體實(shí)際工作人員復(fù)雜的計(jì)算過(guò)程，在大大提高了工作效率的同時(shí)使公司各業(yè)務(wù)單元的信息資源進(jìn)一步整合，做到了信息共享。
（3）待績(jī)效考核小組各考核主體的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)考核分?jǐn)?shù)簽批后，通過(guò)表間公式將各項(xiàng)考核指標(biāo)按照其不同的權(quán)重進(jìn)行匯總，報(bào)總經(jīng)理審批。如果需要，總經(jīng)理可以看到整個(gè)績(jī)效管理系統(tǒng)每一個(gè)細(xì)節(jié)，可以進(jìn)行動(dòng)態(tài)比較和實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)該系統(tǒng)安全、穩(wěn)定了遠(yuǎn)程使用功能使工作不再受空間的約束，無(wú)論是在公司內(nèi)外都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將工作完成到位，確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行。
2、月度常規(guī)性考核如何實(shí)現(xiàn)？
月度常規(guī)性考核為定性考核，由工作規(guī)范性得分、工作任務(wù)完成情況得分、合理化建議得分和被投訴情況得分和其項(xiàng)目組成。
我們將不同組成部分分別做成不同的模板，《工作任務(wù)及完成情況考核記錄單》適用于班長(zhǎng)以
上管理人員及科室人員，通過(guò)在模板上定義工作流來(lái)完成該表的流轉(zhuǎn)，每月的月底員工和自己的直接上級(jí)共同商定下個(gè)月的工作目標(biāo)后，員工在系統(tǒng)內(nèi)提交書(shū)寫(xiě)好的工作目標(biāo)，直接上級(jí)審核簽字后返還給員工，月底員工再對(duì)照本月工作目標(biāo)的完成情況進(jìn)行總結(jié)，直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工當(dāng)月的工作情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)后，由員工的間接領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二級(jí)審核。
在表單流轉(zhuǎn)的整個(gè)過(guò)程中相關(guān)人員均可以看到表單流轉(zhuǎn)的進(jìn)度，及每個(gè)環(huán)節(jié)的完成情況。
員工所有的工作計(jì)劃及完成情況都由一個(gè)個(gè)單獨(dú)的EXCEL表格集成在了績(jī)效管理系統(tǒng)中，每個(gè)人可根據(jù)自己不同的權(quán)限監(jiān)督查看工作目標(biāo)的完成情況。
對(duì)于日常工作性質(zhì)屬于按部就班的普通操作人員，則更適合對(duì)其工作的規(guī)范性進(jìn)行考核，因此
普通員工更適合于《員工工作規(guī)范記錄表》
每月員工的各項(xiàng)的考核成績(jī)將在《員工常規(guī)性考核匯總表》中匯總，并將結(jié)果按不同權(quán)限反饋給相應(yīng)人員，該表做為直接領(lǐng)導(dǎo)與員工績(jī)效面談及員工進(jìn)行績(jī)效改進(jìn)的主要依據(jù)之一。
3、360度考核怎么做？
360度考核顧名思義，每個(gè)人都要對(duì)自己的上級(jí)、下級(jí)、平級(jí)、有業(yè)務(wù)往來(lái)的內(nèi)部客戶(hù)用不同的考核指標(biāo)進(jìn)行背靠背評(píng)價(jià)打分。但做過(guò)這項(xiàng)工作的人都知道對(duì)于360度考核結(jié)果的統(tǒng)計(jì)、匯總是非常非常有難度的。因?yàn)槊恳粋€(gè)考核打分主體對(duì)不同層面人員的打分所占權(quán)重均不相同，而且再加上參與的人數(shù)眾多，所以涉及到的需要匯總計(jì)算的數(shù)據(jù)就呈幾何倍數(shù)增長(zhǎng)。因此做360度考核是讓HR非常頭疼的一件事。
為了使360度考核做到規(guī)范、客觀、公正、統(tǒng)計(jì)分析便捷高效，我們?cè)贓XCEL服務(wù)器平臺(tái)上先制作360度考核各項(xiàng)指標(biāo)的評(píng)價(jià)模板，并將各項(xiàng)考核指標(biāo)的定性語(yǔ)言描述、對(duì)應(yīng)分值、權(quán)重等信息錄入，
將員工最熟悉的的電子表格軟件Excel作為主要的操作界面，把不同的評(píng)價(jià)表整合后做成“模板”，然后相關(guān)人員就可以在Excel中錄入數(shù)據(jù)。如下圖，就像操作一份普通的Excel文件一樣。
在客戶(hù)機(jī)上通過(guò)Excel（企業(yè)版還可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)）錄入的數(shù)據(jù)，都統(tǒng)一保存到服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫(kù)中。
為了在評(píng)價(jià)的過(guò)程中維持考核評(píng)價(jià)的嚴(yán)肅性，我們?cè)谀０鍖傩灾凶隽丝己吮硖峤缓蟊悴豢尚薷牡脑O(shè)置。通過(guò)這一功能選項(xiàng)的設(shè)置使我們感受到勤哲EXCEL服務(wù)器強(qiáng)大的人性化功能。
同時(shí)我們通過(guò)對(duì)“模板”進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，所有的人都沒(méi)有查閱權(quán)，提交信息后就再看不到相關(guān)信息，有效保證了信息安全。
至于信息的加工，我們都知道Excel本身有著優(yōu)秀的計(jì)算能力，通過(guò)在模板上定義“表間公式”，使得各種統(tǒng)計(jì)、匯總工作能夠自動(dòng)完成。
該績(jī)效管理系統(tǒng)具以下優(yōu)點(diǎn)：
1. 提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性
手工錄入，非常容易出錯(cuò)。采用績(jī)效管理系統(tǒng)，通過(guò)表間公式保證數(shù)據(jù)是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理的，基本上可以排除人為錯(cuò)誤的可能性。
2.提高工作效率
對(duì)于這套完整復(fù)雜的績(jī)效體系，許多情況下許多數(shù)據(jù)如果要手工輸入、計(jì)算以及調(diào)整格式。非常麻煩，效率很低。運(yùn)用ES績(jī)效管理系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行協(xié)同作業(yè)，可以通過(guò)表間公式，自動(dòng)從其他部門(mén)的報(bào)表取數(shù)、計(jì)算，大大提高工作效率。
3.易于維護(hù)
隨著市場(chǎng)的變化、技術(shù)的進(jìn)步和管理的持續(xù)改進(jìn)，都需要管理變革，管理變革的形式都會(huì)反映到考核系統(tǒng)上。由于在績(jī)效管理系統(tǒng)中，不需要編程就能改變報(bào)表，因此，改變報(bào)表管理人員就能做，變化就會(huì)非常容易的得到反映。
4.易于學(xué)習(xí)使用
會(huì)用Excel，就會(huì)設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)，不用編程，能快速進(jìn)入工作狀態(tài)。
簡(jiǎn)而言之，華瀛公司依然用熟悉的Excel做著自己熟悉的工作，但是背后的事情發(fā)生了變化：數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理了，操作簡(jiǎn)單了，權(quán)限嚴(yán)格了，信息傳遞規(guī)范了，大量耗時(shí)耗力匯總統(tǒng)計(jì)工作自動(dòng)化了，尤其是通過(guò)管理信息平臺(tái)的建立使公司的管理思想真真正正的著地了，落到了實(shí)處，因?yàn)楹枚喙ぷ鞑煌ㄟ^(guò)信息平臺(tái)來(lái)操作紙面的工作結(jié)果已不再生效，好多工作不按信息平臺(tái)中業(yè)已設(shè)計(jì)好的規(guī)則辦理就無(wú)法順利通過(guò)！
為了充分發(fā)揮ES的強(qiáng)大功能，華瀛公司還在績(jī)效管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)其功能進(jìn)行了擴(kuò)充，開(kāi)發(fā)了人力資源管理系統(tǒng)，招聘管理、培訓(xùn)管理、崗位與人員配置管理等人力資源管理均可在ES中實(shí)現(xiàn)，并且按照華瀛的管理模式進(jìn)行了自主設(shè)計(jì)。
從ERP進(jìn)入中國(guó)后，我們有太多的企業(yè)因之而受益。但也有太多的企業(yè)因之而受損，在那些ERP失敗的案例中人們?cè)偨Y(jié)出一條經(jīng)驗(yàn)“上ERP找死，不上ERP等死”，不管有沒(méi)有道理，但都說(shuō)明了企業(yè)上ERP等管理信息系統(tǒng)的確是一條不尋常的路，因?yàn)橛刑嗟钠髽I(yè)上線的ERP成為雞肋，棄之可惜用之受累。但通過(guò)一年多在企業(yè)管理實(shí)踐中深度應(yīng)用EXCEL服務(wù)器開(kāi)發(fā)自己的管理系統(tǒng)，讓我們感受到了軟件業(yè)創(chuàng)新帶來(lái)的巨大好處，起碼信息化平臺(tái)建設(shè)可以真正的和企業(yè)自身的管理完美融合了，平臺(tái)上體現(xiàn)的真正是企業(yè)自己的管理思想了！
