勤哲Excel服務(wù)器在印刷管理自動化的應(yīng)用（下）
為了適應(yīng)市場的需要，公司上了臺全新的海德堡四開機(jī)，目的是為了上名片印刷和合版印刷，同時在系統(tǒng)中我也增加了此類的模板。便于業(yè)務(wù)人員快捷的書寫名片合同，也便于開單部快捷的開合版工單，同樣，開單部只需要在工單模板上輸入幾個合同編號，就能自動獲得工單。
如圖
工單通過無碳復(fù)寫紙打印出來，總共 3 聯(lián)，紙庫留一聯(lián)，開單部留一聯(lián)，另外一聯(lián)為隨紙流動聯(lián)。工單打印出來后，必須要有業(yè)務(wù)人員的簽字才能開始流動，這也是不出錯的最后一道管控，此時，業(yè)務(wù)人員是很清晰的，也能很快的在最重要的地方投入關(guān)注精力，比如全開數(shù)，比如開料尺寸，也就是這兩個數(shù)據(jù)需要業(yè)務(wù)人員更加審慎。一般來說，此時需要的修改會很少很少，但一旦有，也是非常有意義的。至此，純粹開始下單的工作就會告一段落，能夠造成錯誤和損失的也會在此截止，通過近 5 年的運(yùn)行和不斷完善，目前能夠把錯誤率降低到幾乎為 0 的階段。
放心的合同和放心的工單，成為多年辛苦后終于實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。
品質(zhì)管控
在以上的一些措施下，錯誤率大幅降低，但總會有一些錯誤，
為此，系統(tǒng)中設(shè)置了獎罰單，凡是出錯后要扣款或要重印的，都必須有差錯單才能下工單重印，
工作臺整體瀏覽如圖：
獎罰單模板如圖：
此模板重要的是在與出錯歸類，我根據(jù)十多年經(jīng)驗(yàn)，歸了 9 個類別，業(yè)務(wù)人員 填寫時類別為必填項(xiàng)，即使是獎勵，也得歸類，所謂獎勵 ，也是因?yàn)榘l(fā)現(xiàn)了錯誤而獎勵，說明是錯誤在先，這樣在月總結(jié)會議上能拿出具體的實(shí)例和數(shù)據(jù)作為開會的主要解決問題的議題。
業(yè)務(wù)管控
為了了解業(yè)務(wù)流失的情況，我建立模板對每月業(yè)務(wù)進(jìn)行自動檢查，能自動檢查出哪些客戶本月沒有業(yè)務(wù)，上月沒有業(yè)務(wù)，然后做出落實(shí)回訪的回訪單，回訪要求有結(jié)果，這個也作為業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人 或總經(jīng)理月考核的主要方面。
模板如圖：
出貨管控
對于印刷后，下面的工作就涉及到后期廠長了，
在這里，我們采取了兩個模板，一個是當(dāng)天出貨模板，一個是時間警告模板
如圖，
后期廠長和運(yùn)輸部都有同樣的這個通過出貨表模板打印出來的紙質(zhì)出貨表
他們依據(jù)此表安排一天的工作，不能按時出貨的通知業(yè)務(wù)經(jīng)手人，已經(jīng)出貨的，運(yùn)輸部在結(jié)束一天的工作后，在當(dāng)天晚上或次日早上在系統(tǒng)中批量的修改已發(fā)貨名單，同時再打印出第二日的發(fā)貨表。
發(fā)貨表，按照工作人員的習(xí)慣，模板設(shè)計者深知工作人員的習(xí)慣，把同樣發(fā)貨類型的放置在一起，比如貨運(yùn)的在一起，客戶自己工廠提貨的在一起，客運(yùn)的在一起，這樣，廠長也好，運(yùn)輸部的也好，能夠在幾百個名單中快速的發(fā)現(xiàn)自己想要的信息，便捷快速和人性化又一次在這里得到了體現(xiàn)。
同時，在給廠長的表格中，還增加了第二天要出貨的名單，以及其他一些后期名單，比如腹膜表等等，只要是廠長她覺得需要的，我們就提供給她，她不需要的，我們無需疊加，無需增加額外的無意義的工作表格。
財務(wù)管控
這部分也是比較復(fù)雜的部分，
我們通過電子收據(jù)，無碳打印的方式保證每個收據(jù)都在系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，同樣，為了滿足各種各樣的情況，收據(jù)也進(jìn)行了大量的補(bǔ)充修改，使得財務(wù)人員能很快的獲知業(yè)務(wù)人員需要開具的是哪個合同，
有的是能吻合合同號的收款，有的是無合同號的滾動付款，有的是預(yù)付款，有的是尾款，等等不一而足。
為滿足每一種情況，模板設(shè)計者在既滿足功能的情況下，大量運(yùn)用快捷方式，讓財務(wù)出納能非常準(zhǔn)確的錄入收據(jù)，同時也能滿足后期的查詢和每月應(yīng)收款的核對工作。
如圖：這是客戶交一筆款，而只是交了部分合同的款，為滿足快捷的效果，模板設(shè)計如下：
這樣，出納和業(yè)務(wù)人員能同時在一個界面溝通，告知出納是交那部分款項(xiàng)
收據(jù)同時回寫合同的收款狀態(tài)，
如圖：
業(yè)務(wù)人員能在工作臺中，獲得關(guān)于自己的合同的開單，印刷，出貨，結(jié)款的四個重要狀態(tài)。
模板設(shè)計者的思路是最好依據(jù)最少的模板，來滿足盡量多的結(jié)果，因?yàn)樽鳛榉泵Φ挠∷⑷藖碇v，最簡潔的也是最好的方法是。
我這里只是介紹了幾個主要的模板，也是工作中使用的最頻繁的模板，當(dāng)然，中途我們還產(chǎn)生了很多模板，應(yīng)收的應(yīng)付的，報銷的，甚至為了修改某個參數(shù)而臨時建立的臨時模板，比如把合同中某個客戶名稱業(yè)務(wù)人員填寫不規(guī)范，后改成同一的客戶名稱，還有各種統(tǒng)計模板，某個崗位改成計件工資時，系統(tǒng)可以臨時建立查詢模板，統(tǒng)計有意義的對計件工資計價的參考數(shù)據(jù)，這么多模板前后加起來 ，都有快四百多個模板了。
如圖
非常感激勤哲系統(tǒng)提供的能自我編輯的基礎(chǔ)平臺，使得經(jīng)營者能根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)來完成 ERP 管理，這是最重要的，畢竟即使是同行業(yè)之間，他們的區(qū)別也是很大的。
任何一個商務(wù)類為主的印刷企業(yè)，講究的是效率，快捷，準(zhǔn)確，但如果不通過信息化管理，員工會沉陷在大量的重復(fù)性工作中，會極度疲勞，也很容易出現(xiàn)錯誤，目前我們公司在勤哲系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開發(fā)出的各類模板，同時運(yùn)用自我開發(fā)的自動核價軟件和 oreldraw 自動拼版插件大幅度的降低了工作強(qiáng)度，大幅度的提高了工作的準(zhǔn)確性，使得公司在市場競爭中能接到各種各樣的單，接了能快速處理，處理了能保證準(zhǔn)確，能及時的發(fā)貨，也讓公司在競爭中立于不敗之地。
