勤哲Excel服務(wù)器助力貓人實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流信息化管理
貓人（國際）香港股份有限公司（以下簡稱貓人）成立于1998年，經(jīng)過十多年的裂變式發(fā)展，目前已成長為一家成熟的專注于研發(fā)、生產(chǎn)及銷售性感時尚內(nèi)衣的現(xiàn)代化大型品牌運(yùn)營集團(tuán)。作為中國時尚內(nèi)衣的領(lǐng)導(dǎo)品牌，貓人具有雄厚的品牌實力與廣泛的品牌美譽(yù)度，品牌價值逾30億元，公司旗下現(xiàn)有Miiow Classic、Miiow Secret、Miiow Sexyzone、Miiow Kids、Miiow Sparkpie等多個子品牌，分別面向不同層次的目標(biāo)消費人群。
在公司的十多年發(fā)展中，貓人一直在探索信息化發(fā)展的有效途徑，前前后后應(yīng)用了不少IT信息系統(tǒng)，相關(guān)IT人員也學(xué)習(xí)了不少IT知識，積累了寶貴的信息化經(jīng)驗，最終部署實施了終端銷售、庫存管理和工廠的生產(chǎn)管理等信息化系統(tǒng)?！靶畔⒒到y(tǒng)不是萬能的，但沒有信息化系統(tǒng)是萬萬不能的”，貓人深刻認(rèn)識到信息化發(fā)展的重要性。不過雖然在信息化初期貓人取得了某些局部的成果，但面對不同的平臺，以及IT系統(tǒng)實施周期長、數(shù)據(jù)存儲零散、報表功能有限、后期費用開銷巨大等問題也是一籌莫展。
貓人的現(xiàn)代化工業(yè)園區(qū)
“一個偶然的機(jī)會我們接觸到了勤哲Excel服務(wù)器，它另辟蹊徑的信息化理念深深吸引我們——培養(yǎng)企業(yè)自身的開發(fā)人員，做適合企業(yè)自己的信息化系統(tǒng)。就這樣，在貓人集團(tuán)采購總監(jiān)孫暢先生和ES信息工程經(jīng)理胡志軍先生及其團(tuán)隊的刻苦努力下，從試探著做些小項目，逐步擴(kuò)展到公司各個領(lǐng)域的應(yīng)用中，短短3年里，已經(jīng)將該系統(tǒng)的應(yīng)用覆蓋到企劃、采購、銷售、倉儲、生產(chǎn)等各個領(lǐng)域中，取得了不錯的成果?！毕旅婀P者僅就采購業(yè)務(wù)流程管理方面，闡述一下使用勤哲Excel服務(wù)器系統(tǒng)（以下簡稱ES系統(tǒng)）的一點心得。
采購業(yè)務(wù)流程信息化
采購業(yè)務(wù)在很多公司都有舉足輕重的地位，它承前啟后，是設(shè)計和銷售的重要樞紐。所以我們在整合整個采購流程時，考慮了訂單管理、分配管理、合同管理、跟進(jìn)管理、收貨管理和賬務(wù)管理等業(yè)務(wù)流。
1.從接收訂單開始，也就意味著公司開始下達(dá)采購指令，這是整個采購工作的開始。通過上級部門傳達(dá)過來的訂單，我們在ES系統(tǒng)中設(shè)定了訂單錄入模版，用它來專門記錄訂單信息，包括訂單號、款式信息、訂單數(shù)量、要求交貨期等。訂單模版如圖1。
2.要完成訂單錄入，必須完成款式信息的錄入和尺碼名的定義。因我們將ES系統(tǒng)與ERP零售系統(tǒng)進(jìn)行了對接，從而可以直接獲取款式信息；尺碼信息只須將常用的定義進(jìn)ES系統(tǒng)，并將相關(guān)的數(shù)據(jù)規(guī)范應(yīng)用在模版里即可。訂單錄入同步進(jìn)行兩個節(jié)點的工作流——填報、部門審核，只有部門審核后方可開始后續(xù)工作。訂單數(shù)據(jù)是后面分析報表的重要基礎(chǔ)，比如完成率、準(zhǔn)交率和準(zhǔn)確的款式信息等。
3.訂單完成后就需要準(zhǔn)確通知貨品的相關(guān)“擔(dān)當(dāng)”（專門做某事的人，這里指采購員），接下來就需要做訂單分配，由各采購組組長將訂單發(fā)給各自的組員和指定供應(yīng)商。
4.訂單分配后，紙質(zhì)訂單才真正流入到“擔(dān)當(dāng)”手中匯合，“擔(dān)當(dāng)”需要開始一輪一輪地議價，我們也將這個議價的過程、商議交貨期的結(jié)果記錄到對應(yīng)的報價表中，這個模版就是報價表（圖2）。我們可以通過報價表看到歷次與供應(yīng)商的議價結(jié)果，以及對應(yīng)貨品的交期規(guī)律，這樣就能指引新老“擔(dān)當(dāng)”與供應(yīng)商較量的方向。
5.當(dāng)上述幾個步驟完成后，就需要進(jìn)入實質(zhì)采購的第一步——簽訂采購合同。采購合同我們設(shè)計了一個公版的模式，包括各類交易條款，這些條款可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行調(diào)整?！皳?dān)當(dāng)”只須將他對應(yīng)的貨品信息引入到合同里，修改下條款即可打印蓋章，然后進(jìn)行交易。
6.合同確定后，還需要對合同里每個貨號的情況在系統(tǒng)里逐一做跟蹤記錄，按照先后順序依次為面輔料的確認(rèn)期、頭版確認(rèn)期、齊碼版確認(rèn)期、產(chǎn)前版確認(rèn)期、面料送檢期、成份確認(rèn)期、洗標(biāo)制作期、齊料期、尾查期和發(fā)貨期等。這些字段精確記錄了每個貨號的時間進(jìn)度，同時我們還設(shè)置了狀態(tài)選擇，分紅色、黃色、綠色等，依次表示停止、出現(xiàn)問題和正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。當(dāng)“擔(dān)當(dāng)”或者上級要看這些款式產(chǎn)品進(jìn)行的情況時，可以分顏色進(jìn)行整體查看和明細(xì)查看。訂單跟進(jìn)表如圖3。
在采購進(jìn)度查詢中，可以對貨品的整體情況有一個清晰的了解，每種顏色貨品的款數(shù)有多少，顏色數(shù)有多少；點擊對應(yīng)款數(shù)和SKU數(shù)就可以查看對應(yīng)的明細(xì)，這樣就能對具體事件作出協(xié)調(diào)和及時調(diào)整。
7.接下來“擔(dān)當(dāng)”會陸續(xù)接收到供應(yīng)商的發(fā)貨通知，再將發(fā)貨通知單送到倉庫管理人員，倉庫管理人員會根據(jù)通知單的數(shù)據(jù)清理出存儲倉位，做好對應(yīng)的接收措施。同時，到貨通知單會記錄倉庫接收的時間，以確定單據(jù)抵達(dá)并被倉庫人員知曉。當(dāng)貨品到達(dá)倉庫后，倉庫管理人員就會對照通知單的數(shù)據(jù)來收貨，并將通知單如實導(dǎo)入到貨品入庫單中，對實收數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，將差異上報給“擔(dān)當(dāng)”。這時，系統(tǒng)里會有入庫通知單和入庫單兩個數(shù)據(jù)，我們在系統(tǒng)中會做對比分析，如看到實收差異，可及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理。
品質(zhì)管控
這里必須要提及品質(zhì)管控，因為品質(zhì)管理貫穿整個商品采購的始終。在工廠會有“擔(dān)當(dāng)”跟單駐場跟蹤，并如實填寫進(jìn)度表和發(fā)布異常報告，但入庫環(huán)節(jié)也是品質(zhì)管理的重要步驟，一個貨品要成功入庫必須要過品質(zhì)監(jiān)管這關(guān)。
貓人的入庫品質(zhì)管理依照AQL2.5的國際標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。我們將AQL2.5的標(biāo)準(zhǔn)值設(shè)定進(jìn)系統(tǒng)，品質(zhì)管理員依照標(biāo)準(zhǔn)抽檢到貨樣本，并根據(jù)成品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗貨，最后填寫查驗報告。對貨品質(zhì)量異常的，要填寫不合格品處理意見或重大質(zhì)量事故報告。由于品檢工作是設(shè)立在倉庫，不在公司本部，為此我們進(jìn)行了系統(tǒng)設(shè)定，將客戶端直接設(shè)定在倉庫，讓品檢員在終端及時填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，提供給本部做分析。這樣有了這些數(shù)據(jù)，我們就可以對品質(zhì)情況作出及時反映和處理，對正在生產(chǎn)的該類產(chǎn)品作出及時調(diào)整或停工，避免供需雙方不必要的損失。
商品入庫單在系統(tǒng)中作為了賬務(wù)核算的接口。從這里開始就產(chǎn)生了應(yīng)付賬款，管理者根據(jù)到貨數(shù)量、到貨時間和賬期自動核算應(yīng)付賬期和金額。為后續(xù)財務(wù)支付及稅票管理提供了基礎(chǔ)。
商品入庫的時間和數(shù)量對“擔(dān)當(dāng)”和供應(yīng)商的業(yè)績評估至關(guān)重要，因此在這一塊我們有單獨的管理體系。在上面提到過貨品跟蹤表，同時我們有專人會匯總和制定當(dāng)月完成的回貨指標(biāo)，這個是評定“擔(dān)當(dāng)”績效和供應(yīng)商績效的基礎(chǔ)。然后根據(jù)實際入庫單的數(shù)據(jù)可以匯總對比，然后分別作出評估，對“擔(dān)當(dāng)”和供應(yīng)商作出獎勵和懲罰，以激勵他們下一階段努力完成工作。
“我們現(xiàn)在終于進(jìn)入了自行采集，自行設(shè)計，時時查看的信息化時代?！边@是貓人集團(tuán)采購總監(jiān)孫暢先生在系統(tǒng)總結(jié)會上的感慨陳詞。作為一位資深的“貓人”，孫暢先生深刻感受到公司信息化從無到有的艱辛歷程，他的話是對我們信息化成果最好的勉勵。
貓人公司在北京、上海、武漢、香港分別設(shè)有獨立的商品設(shè)計研發(fā)中心，針對不同地域消費人群的需求特點進(jìn)行深入研究和商品開發(fā)，目前產(chǎn)品線已涵蓋時尚暖衣、文胸、家居服、泳裝、瑜伽服、內(nèi)褲、時尚褲襪等多樣化全品類產(chǎn)品，在行業(yè)內(nèi)具有很強(qiáng)的競爭力。貓人的銷售版圖已遍及全國29個省、直轄市和自治區(qū)的180多個大中型城市和各級市縣，擁有國際標(biāo)準(zhǔn)化終端近2000余家，年銷售額逾20億。在貓人的品牌打造上，有以舒淇、劉嘉玲、鄭伊健、小S、RAIN、SARA等為代表的眾多重量級娛樂明星頂力助陣，開創(chuàng)了內(nèi)衣行業(yè)娛樂化品牌營銷的先例。
貓人以激情、時尚、性感為企業(yè)文化特質(zhì)，吸引了大批國際化高端人才，以遠(yuǎn)超行業(yè)發(fā)展速度的勢頭向企業(yè)現(xiàn)代化、管理科學(xué)化、經(jīng)營集團(tuán)化、市場國際化的方向快速邁進(jìn)。未來三年，貓人集團(tuán)將以空前緊密的陣營布局，分兵挺進(jìn)各細(xì)分市場，從品牌、產(chǎn)品、生產(chǎn)、渠道、終端等層面全面發(fā)力，實現(xiàn)終端網(wǎng)點數(shù)量突破6000個，銷售突破100億元的戰(zhàn)略目標(biāo)，成為中國最有影響力的性感時尚內(nèi)衣產(chǎn)業(yè)集團(tuán)。
