用勤哲Excel服務器做瓷磚銷售管理系統

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本公司為國內知名品牌馬可波羅磁磚的區(qū)域代理商，由于瓷磚這個產品的特殊性，導致管理上很多難點，比如色號管理，之前試用過管家婆、速達、金蝶等國內知名軟件，包括也試用過所謂專業(yè)的瓷磚管理軟件，但是，結果都不盡如人意，后來使用勤哲excel服務器量身定制開發(fā)了一套管理系統，基本上全面、系統的覆蓋了管理過程中的方方面面，效果非常好，現將實現的功能分享出來，期待幫助更多的同行解決管理中的困惑。

一、基礎信息管理

通過系統，規(guī)范了各種基礎信息，比如產品信息，客戶信息、往來單位信息、瓷磚鋪貼區(qū)域等，改變了以前名稱隨意，帶來很多錯誤的局面；客戶信息的收集，改變了以前做一單扔一單的局面，將所有客戶成交客戶和潛在客戶信息全部收集在系統中，方便后期的分析使用。

二、成品倉庫管理

1、入庫單明細可以選擇列表直接生成，方便快捷

2、入庫就實現了分色號管理；同時針對色號容易輸入錯誤的問題，系統自動識別這個色號是否有庫存，有庫存的話，自動生成下來選項，直接選入，沒有庫存的，再輸入，減少了錯誤頻率。

3、入庫后，庫存自動增加，并且是區(qū)分色號的；所有色號庫存實時呈現，并且和所有銷售店面在一個平臺，店面導購員隨時可以查看最及時的庫存；同時，增加了被占用庫存管理，這個完美解決了多個店面導購員同時做發(fā)貨單搶貨的問題。

三、輔料倉庫管理

通過系統，我們控制住一向被視為真空地帶的輔料倉庫，輔料倉庫平時主要是贈品、輔材，在輔料倉庫物料出庫時，系統也會計算成本，后期成本核算時，會將這部分贈品或輔材的成本計算到對應客戶上去。

四、銷售管理

1、每個店面導購員先做訂單，然后系統會提取當前庫存進行比較，這樣就會及時匯總各個店面所預定產品是否夠用，不夠的話回及時提醒總經理安排采購，這樣就避免了后期客戶要發(fā)貨時沒有貨導致退單或投訴的被動局面；同時，客戶所交定金也會自動掛賬，所參加什么優(yōu)惠活動也會被登錄入系統，防止后期搞錯優(yōu)惠活動或重復參加優(yōu)惠活動給公司帶來損失。

2、在客戶通知發(fā)貨時，導購員根據前期的訂單直接生成銷售出庫單，這時候系統會判定款項是否符合發(fā)貨要求，庫存是否夠用，色號是否正確等，如果不能滿足發(fā)貨要求，系統會報警提示；發(fā)貨單做好后，會自動通過工作流傳遞到倉庫去，倉庫直接辦理，即可打印一式三聯的發(fā)貨單。整個過程一氣呵成，改變了過去發(fā)貨需要人工核對賬目、還需要人工送單子到倉庫的落后、低效率局面。

3、發(fā)貨單自動提取當時訂單的價格，發(fā)貨后系統自動掛賬應收賬款。

4、發(fā)貨時，對應型號的所有色號庫存都會用列表彈出來，而且數量由少到多自動排列，這樣導購員可以選擇少的庫存盡量先消耗。

5、發(fā)貨單傳遞到倉庫后，倉管員如果發(fā)現問題，也可以直接退回來修改。

3、送達客戶的瓷磚可能因為用剩下而會發(fā)生退貨現象，而退回來的有整塊磚，也有裁切掉的半成品磚，這時系統退貨單全部考慮到位。

退貨可以選擇是成品磚，也可以選擇半成品磚，也可以選擇破損磚，以上所有都會沖抵客戶貨款，成品磚和半成品磚會自動入庫增加庫存。

為了防止退貨回來色號混淆，影響后期銷售，退貨單是根據銷售出庫單自動生成的，也就是當時賣的什么色號的磚，退回的也是對應色號的磚，一下徹底改變了以往退貨回來肉眼無法識別色號，導致庫存混亂，影響二次銷售的混亂局面。

因為瓷磚有特殊性，有的需要送給加工廠切割后再送往客戶處，所以退貨也是區(qū)分退貨類型的，這樣也方便了和加工廠進行對賬和結算。

4、客戶結算管理

客戶結算單全自動生成，只要選擇客戶名稱，客戶所發(fā)生的定金、送貨、退貨、加工、輔材費用、享受的促銷政策等全自動匯總，可以立刻知道應收款，立刻可以和客戶對賬結算，大大縮短了結算周期，以往都是純手工計算，效率低的同時，極易發(fā)生錯誤，而且錯誤還不容易被發(fā)現。

五．經銷商管理

1、通過系統，將所有經銷商全部集成到平臺上來，經銷商店面導購員可以直接查詢總倉庫實時庫存。

2、每個經銷商一個賬戶，經銷商可以實時查看賬戶余額，確保余額夠發(fā)貨用

3、經銷商在有需求時，先做發(fā)貨計劃單，系統會自動計算總金額，同時提取賬戶余額進行對比，如果發(fā)現金額不足，立刻報警，經銷商需打款才能發(fā)貨。

4、每個經銷商有自己的價格體系，系統是自動識別自動匹配當前執(zhí)行的價格

5、部分經銷商有信用額度，系統在信用額度范圍內允許發(fā)貨。

6、發(fā)貨計劃單生成后，會通過工作流直接通知總倉庫發(fā)貨，總倉庫直接創(chuàng)建發(fā)貨單，根據發(fā)貨計劃單自動生成，可以分批發(fā)貨，倉庫發(fā)貨后，經銷商立刻可以看到。發(fā)貨結束的訂單，系統自動關閉，后期會自動屏蔽，不用擔心重復發(fā)貨的問題。

7、經銷商發(fā)貨滿一定額度后會有返利，這些返利也是自動計算后打入經銷商賬戶。

8、整個經銷商管理過程基本完全自動化，改變了以往電話溝通、手工申請，傳真訂單等等落后、低效率局面

六、財務管理

1、記錄了所有收款記錄、付款記錄

2、一單一核算，可以隨時了解每一單的成本情況、利潤情況

3、及時掌控應收款波動情況，及時采取對策處理，防止資金占用過重影響公司運轉。

七、為了方便從其他經銷商處調貨，本公司牽頭做了個經銷商聯盟系統平臺，在平臺上可以看到多家經銷商的庫存情況。在強大的示范效應下，先后有周邊6家城市的經銷商加入了聯盟平臺，大家?guī)齑嬖谄脚_上及時顯示，方便了產品的流動，減少了大家的資金占用。