東莞祥科智控裝備有限公司采用勤哲Excel服務器實現(xiàn)產(chǎn)供銷存財管控一體化方案、實施及效果
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產(chǎn)供銷存財一體化管控能力的建設(shè)主要來源于公司目前的管理需求及業(yè)務發(fā)展需求。為了解決業(yè)務部門、業(yè)務類型之間的信息傳遞、信息共享的問題，提升信息傳遞、存儲的效率性、準確性、完整性，沉淀公司的信息數(shù)據(jù)（比如客戶圖紙、上位機程序、體系文件記錄、）。公司在打通各流程環(huán)節(jié)、各部部門信息后，實現(xiàn)了生產(chǎn)過程管理、銷售交付過程管理、采購過程管理、庫存管理、財務管理等一整個生產(chǎn)運營閉環(huán)管理體系。通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)了各業(yè)務無縫對接，信息高效流轉(zhuǎn)以及移動辦公，實現(xiàn)一體化業(yè)務全流程管控。
系統(tǒng)功能
系統(tǒng)主要功能包括：生產(chǎn)管理模塊、采購管理模塊、銷售管理模塊、庫存管理模塊以及財務管理模塊等。
一、生產(chǎn)
1、生計過程管控
（1）BOM清單管控
主界面—技術(shù)物料清單：按訂單由技術(shù)下BOM清單，關(guān)聯(lián)庫存，方便倉庫根據(jù)庫存錄入備料和欠料情況，采購可及時根據(jù)欠料情況進行采購，同時通過流程管理通知生產(chǎn)、跟單，快速信息傳遞，提升效率。
（2）生產(chǎn)備料（MRP計算）
物料需求自動計算后進行備料申請然后下采購訂單
（3）生產(chǎn)計劃排期
主界面—跟單信息反饋表：生產(chǎn)跟單排期過程管控，按跟單狀態(tài)分組顯示，可及時了解訂單在技術(shù)、采購、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)中的情況。
（4）生產(chǎn)工序管控
掃碼記錄生產(chǎn)工序工時 主界面—批量工序表：掃碼柜體上二維碼，記錄各工序人員安排及工時，方便管控生產(chǎn)，為統(tǒng)計全工序工時提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
（5）生產(chǎn)入庫
（6）掃碼追溯
建立有掃碼追溯系統(tǒng)，實現(xiàn)了從報價到銷售合同、銷售訂單、硬件設(shè)計、軟件設(shè)計、生產(chǎn)管控、質(zhì)檢記錄等方面的全流程全周期的可追溯性信息查詢。
成品標識（可追溯性二維碼） 例行檢驗報告-檢驗圖片 產(chǎn)品追溯表-生產(chǎn)管控信息
（6）回單簽收
主界面—送貨回單簽收表：跟單上傳客戶回單簽收附件，財務可及時跟進與管控出貨情況。
2、技術(shù)過程管控
（1）圖紙管控
主界面—圖紙管理系統(tǒng)：技術(shù)按圖紙類型上傳圖紙附件，通過流程抄送通知采購、跟單、軟件工程師，一方面實現(xiàn)圖紙管控，另一方面實現(xiàn)信息傳遞，通知關(guān)聯(lián)部門跟進。
（2）欠料出貨管控
主界面—欠料出貨單：按訂單記錄欠料出貨明細，方便跟單及時跟進。
3、質(zhì)檢管控
（1）例行檢驗管控
主界面—例行檢驗報告：記錄質(zhì)檢結(jié)果，拍照上傳柜子圖，方便跟蹤。
（2）質(zhì)量異常管控
主界面—質(zhì)量異常報告：記錄質(zhì)量異常情況，并分析原因及制定糾正措施，定責并統(tǒng)計損失金額，為后續(xù)改善管理，提升質(zhì)量做案例數(shù)據(jù)。
二、供應鏈
（1）采購下單管控
主界面—采購訂單：有效管控采購費用，方便及時跟進物料到貨時間。通過關(guān)聯(lián)入庫數(shù)，及時跟催供應商。
三、銷售
（1）銷售訂單管控
主界面—銷售訂單
（2）訂單變更管控
主界面—訂單變更記錄表：訂單變更記錄及時抄送關(guān)聯(lián)部門，快速傳遞信息并及時處理。
四、進銷存
（1）進銷存管控
主界面—出庫單：出庫制單顯示庫存，有效管控出庫數(shù)不能超過庫存數(shù)。
（2）掃碼查詢貨架物料
主界面—物料信息-掃碼查詢：掃碼快速查詢貨架物料明細及庫存數(shù)。
（3）物料庫存
五、財務
（1）對賬管控
主界面—祥科對賬單：按客戶按時間按訂單匯總出貨/收款情況，形成對賬單。
統(tǒng)計報表
為推進信息資源的標準化管理，公司建立了數(shù)據(jù)開發(fā)利用機制，形成了《數(shù)據(jù)開發(fā)利用方案》，將信息資源作為本公司戰(zhàn)略性基礎(chǔ)資源進行管理，包括統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，涵蓋生產(chǎn)、采購、銷售、庫存以及財務管理等業(yè)務。
公司根據(jù)不同層級的管理需求和相應權(quán)限對數(shù)據(jù)進行了整理、篩選、分析并對數(shù)據(jù)報表進行規(guī)劃，從宏觀的數(shù)據(jù)分析到微觀的報表，再到企業(yè)經(jīng)營方面的分析，提高產(chǎn)、供、銷、存、財一體化能力，為各級管理人員提供有效、科學的決策管理平臺，擺脫了粗放式、紙質(zhì)化的公司運營管理模式，降低經(jīng)營風險。通過ERP系統(tǒng)采集生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財務各模塊數(shù)據(jù)，生成工作表單、統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)開發(fā)利用模型。具體可以在系統(tǒng)中生成的統(tǒng)計、分析報表部分展示如下
祥科ERP運行過程中主要形成以下報表：
1.銷售管理：
銷售訂單明細查詢列表：
訂單變更明細表：
發(fā)貨單列表：
計劃訂單列表：
銷售訂單列表：
銷售合同列表：
應收列表：
個人業(yè)績完成率查詢：
業(yè)務管理日報：
2.生產(chǎn)管理：
生產(chǎn)訂單執(zhí)行匯總表：
生產(chǎn)入庫單列表：
呆滯料查詢列表：
生產(chǎn)工序轉(zhuǎn)序表：
質(zhì)量異常統(tǒng)計報表：
3.采購管理：
欠料未下采購訂單明細表：
采購訂單序時簿：
采購訂單列表：
采購入庫單列表：
供應商列表：
4.庫存管理
貨架物料明細表：
庫存查詢截止某時點：
庫存匯總統(tǒng)計表：
物料收發(fā)匯總表：
物料收發(fā)明細表：
原料庫存盤點表：
生產(chǎn)領(lǐng)料單列表：
即時庫存：
采購退貨單列表：
采購入庫序時簿：
生產(chǎn)領(lǐng)料序時簿：
5. 財務管理
應收款匯總表：
收款明細表：
應付款匯總表：
應付列表：
對帳單：
存貨收發(fā)存明細表：
業(yè)務流程優(yōu)化：
1) 銷售管理流程：
優(yōu)化前：由于銷售訂單主要是以紙質(zhì)訂單合同形式存檔，或者通過電腦備份文檔存儲，大量的客戶信息及業(yè)務數(shù)據(jù)無法集中管控，且查詢時必須靠人工翻閱，效率低下；銷售訂單評審時涉及的部門人員較多，逐一審批時效長，影響生產(chǎn)進度，且銷售訂單單據(jù)需轉(zhuǎn)發(fā)傳達給到生產(chǎn)部門，很難達到信息的全面和一致；對于該銷售訂單后續(xù)執(zhí)行如出庫發(fā)貨、退貨等變動情況也需要手工搜集，從而使得銷售訂單追蹤起來比較困難。
優(yōu)化后：通過系統(tǒng)創(chuàng)建客戶信息，統(tǒng)一管理客戶信息數(shù)據(jù)及相關(guān)訂單信息。在各部門對銷售訂單進行線下評審后，銷售跟單員錄入銷售訂單并下達生產(chǎn)訂單進行排期，后續(xù)訂單進度可根據(jù)跟單信息反饋了解生產(chǎn)狀態(tài)、訂單交貨日期及變更信息等。待生產(chǎn)完工入庫后，銷售跟單員和相關(guān)部門根據(jù)項目進展，開具銷售發(fā)貨單通知單，銷售部對應開具銷售發(fā)票，作為后續(xù)收款、核銷以及與客戶對賬的依據(jù)。
2) 生產(chǎn)管理流程：
優(yōu)化前：根據(jù)銷售訂單下達生產(chǎn)任務，并手工填寫單據(jù)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字審批后進行原材料調(diào)撥，領(lǐng)料過程中容易造成賬實不符，影響物料準確性，導致物料充足實際短缺的情況。待生產(chǎn)完成后生產(chǎn)數(shù)據(jù)實時更新，統(tǒng)計效率較低，容易出錯。
優(yōu)化后：生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單下發(fā)的生產(chǎn)任務進行生產(chǎn)計劃排期，后進行相應訂單的配料和收料，配料過程可視化，訂單收料與否，是否全部收料都一目了然。同時通過系統(tǒng)可以跟進采購中、排期中、生產(chǎn)中、完工未出貨、完工已出貨、未完成待處理中等生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況，待生產(chǎn)完工后下達生產(chǎn)入庫單，倉庫按入庫單安排成品驗收入庫，并同步更新成品庫存。
3) 采購管理流程：
優(yōu)化前：采購與庫存、生產(chǎn)以及銷售之間都存在信息不同步現(xiàn)象，嚴重影響生產(chǎn)、存儲等工作進展；大量人員和時間都用手工對賬，在消息滯后或情況不明下的進行業(yè)務操作容易導致失誤或者數(shù)據(jù)偏差。銜接不好勢必影響效率，進而影響效益；采購環(huán)節(jié)中針對供應商數(shù)據(jù)需要采購員自行整理匯總并評估，客戶信息錯亂不規(guī)范，且無法保證物料采購品質(zhì)。
優(yōu)化后：采購流程通過系統(tǒng)關(guān)注并錄入供應商信息進行高效整理，明確各個供應商名稱、結(jié)算賬戶等詳細信息，供應商的溯源幫助采購員評估物料品質(zhì)。采購的源頭是采購計劃，采購員通過接收生產(chǎn)部門物料采購需求制定采購訂單，并生成采購申請單，在到貨時，供應鏈部門會通知倉庫收貨，按照系統(tǒng)生成的采購入庫單進行驗收入庫，待采購訂單完成后制定采購發(fā)票作為付款的重要依據(jù)。付款申請單通過審批后，出納會根據(jù)付款申請單進行付款。
4) 庫存管理流程：
優(yōu)化前：庫存管理依靠手工記賬為主，未能夠?qū)崿F(xiàn)庫存實物、卡片、賬簿三合一管理，特別是出入庫物料的追蹤經(jīng)常存在較大誤差，隨著信息化的發(fā)展，在沒有完善的庫房管理體系下，對于現(xiàn)有的庫存管理手段和方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)的發(fā)展需要；庫存管理流程及規(guī)范不適用，制度缺失，物料管理有缺失。
優(yōu)化后：通過系統(tǒng)可以集成采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務模塊，針對物料及半成品、成品的出入庫，實現(xiàn)出入庫業(yè)務管理，調(diào)撥盤點等庫存管理、存貨核算等，實現(xiàn)調(diào)撥業(yè)務執(zhí)行，盤點并生成盤虧單，成品收發(fā)存等快速查詢及呆料預警通知提醒等相關(guān)數(shù)據(jù)處理的功能，有效提高庫存實物、卡片、賬簿三合一管理的規(guī)范，提高賬、物、卡一致性。
5) 財務管理流程：
優(yōu)化前：財務所有賬務單據(jù)與報表等與各個部門缺乏一體化管控，對采購付款、銷售收款、存貨核算等需要財務人員與各個部門進行人工對賬制定紙質(zhì)單據(jù)后審批，且公司各項財務數(shù)據(jù)的分析和匯總需耗費大量時間，財務部門用人成本居高不下。
優(yōu)化后：通過系統(tǒng)可以與采購業(yè)務系統(tǒng)集成控制應付款和支出；與銷售業(yè)務集成追蹤應收款、發(fā)票等；倉庫管理跟蹤，控制生產(chǎn)成本和產(chǎn)品流轉(zhuǎn)，并實現(xiàn)對賬明細、費用管理、成本核算等。
運行情況：
在打造了產(chǎn)供銷存財一體化管控能力后，項目正常運行，業(yè)務流程流轉(zhuǎn)效率明顯提高，從銷售訂單驅(qū)動業(yè)務流程開始，生產(chǎn)、采購、銷售、庫存以及財務等各部門工作量均有一定程度減少，各業(yè)務部門將工作重心轉(zhuǎn)移至數(shù)據(jù)開發(fā)利用，借助信息化系統(tǒng)編制更加合理的采購計劃，生產(chǎn)計劃以及物料分配計劃等，各業(yè)務部門信息數(shù)據(jù)得到及時有效的共享銜接，管理層從冗雜的數(shù)據(jù)及審批中解脫，統(tǒng)一管理整體業(yè)務數(shù)據(jù)，提高了整體運營效率，公司整體管理水平也相應得到提升。
取得的成效：提高了公司整體管理的規(guī)范性，在生產(chǎn)、采購、銷售、庫存以及財務的管理和數(shù)據(jù)應用上面，都很大程度進行了提高；通過系統(tǒng)實現(xiàn)各單位、各流程、各方式自動提醒；實現(xiàn)單據(jù)流程自動提醒，日事日畢，日清日高。
